(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2019/12/1.html )
Требования к месту хранения и формату
Указанные в законах и нормативных актах требования к хранению документации не ограничиваются сроками хранения. Более чем в 100 странах имеются законы и нормативные акты, обязывающие хранить бухгалтерские документы в основном офисе организации либо на территории соответствующей страны. Это делается для обеспечения доступности бухгалтерских документов в случае проведения налоговых проверок и, в случае корпораций и партнерств, для обеспечения возможности проверки документов акционерами и государственными регуляторами.
Даже там, где хранение документов на территории страны в целом не является обязательным, различные законы и нормативные акты требуют хранения на территории страны документов бухгалтерского учёта, достаточных для точного отражения финансового положения организации в установленный период - например, последний квартал, 6 месяцев или последний финансовый год. В некоторых странах и зависимых территориях требуется согласовывать с налоговыми органами хранение документов за пределами страны или место хранения внутри страны, отличающееся от местоположения зарегистрированного офиса организации.
Признавая давно идущую компьютеризацию операций бухгалтерского учёта, большинство стран разрешает хранить бухгалтерские документы в электронном виде при условии их доступности в течение всего срока хранения. Подобное положение может быть включено в закон о бухгалтерском учёте, в налоговое законодательство или в закон об электронных транзакциях или электронной подписи. В этом контексте доступность означает читаемость и пригодность к использованию. Некоторые законы также требуют защиты целостности электронных документов, а также представления по требованию печатных копий этих документов.
Разработка рекомендаций для глобальной деловой деятельности
Исполнение национальных требований в отношении сроков хранения документов бухгалтерского учёта является серьезной проблемой для многонациональных организаций, у которых штаб-квартира находится в одной стране, и которые имеют филиалы или дочерние предприятия в других странах; а также для транснациональных организаций, автономно осуществляющих операции в разных странах.
В качестве альтернативы установлению сроков хранения бухгалтерских документов отдельно в каждой из юрисдикций, многонациональная или транснациональная организация может предпочесть разработку единых общекорпоративных указаний по сроках хранения, применимых в любой стране или зависимой территории, где организация осуществляет свою деятельность. При таком подходе устанавливается базовый срок хранения, соответствующий минимальным законодательно-нормативным требованиям в большинстве стран и зависимых территорий, в которых действует организация. Исключения делаются только для тех юрисдикций, в которых требуются более длительные сроки хранения. Базовый срок хранения должен быть достаточно продолжительным, чтобы охватить как можно больше стран и зависимых территорий; и в каких-то случаях неизбежно избыточно длительное хранение. Чем меньше исключений, тем больше будет число стран и зависимых территорий, в которых документы бухгалтерского учёта будут храниться дольше, чем это необходимо для исполнения локальных законодательно-нормативных требований.
Как ранее было показано на рис.1, 10 лет - это срок хранения, который наиболее широко распространён в национальных законах о бухгалтерском учете. Лишь в 13 странах законы о бухгалтерском учёте или налоговое законодательство требуют более длительного хранения документов; в то же время базовый срок хранения в 10 лет превышает минимальный срок хранения для документов бухгалтерского учёта в 96 странах и зависимых территориях.
Как показывает рис.4, более короткий базовый срок хранения - 6 или 7 лет - уменьшит количество случаев избыточно длительного хранения, но при этом увеличит число исключений, которые придётся сделать для стран и зависимых территорий с более длительными требованиями к хранению.
Рис.4: Влияние выбора базового срока хранения на степень соответствия законодательно-нормативным требованиям различных стран (синий цвет), число случев избыточно длительного хранения (серый цвет) и количество исключений (оранжевый цвет)
Соображения, связанные с оперативной деятельностью
Проведенное AIEF исследование было намеренно ограничено законодательно-нормативными требованиями, однако при принятии решений о сроках хранения документов бухгалтерского учёта следует также учитывать потребности оперативной деловой деятельности.
Книги и журналы бухгалтерского учёта являются основой для бухгалтерских балансов, отчетов о прибылях и убытках и иных отчётов, отражающих финансовое положение организации. К ним обращаются в случаях, когда возникают вопросы, проблемы или опасения по поводу конкретных бухгалтерских операций. Книги и журналы бухгалтерского учёта регулярно проверяются в ходе финансового аудита с целью оценки практики организации и её мер внутреннего контроля; для верификации финансовой отчетности организации; для подтверждения того, что операции, активы и обязательства должным образом задокументированы; и для выявления недостатков и нарушений, которые требуют внимания руководства и корректирующих действий. Книги и журналы бухгалтерского учёта также используются для планирования и принятия решений, связанных с финансовыми показателями организации, для мониторинга финансовых поступлений и расходов и для подготовки бюджетов на будущие годы. Несмотря на соответствие требованиям законодательства, 6-летний, 7-летний или даже 10-летний срок хранения может оказаться недостаточным для этих целей.
Уильям Саффади (William Saffady)
Источник: ARMA International
https://magazine.arma.org/2019/11/summary-retention-of-accounting-records-a-global-survey-of-laws-and-regulations/
http://armaedfoundation.org/research-program_menu/research-reports/
Комментариев нет:
Отправить комментарий