Уильям Саффади: Обзор отчёта «Сроки хранения документов бухгалтерского учёта: Глобальное обследование законов и нормативных актов», часть 1

Данная статья известного американского специалиста д-ра Уильяма Саффади (William Saffady – на фото), много лет проработавшего профессором Университета Лонг-Айленда, была опубликована 4 ноября 2019 года на сайте международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International.

В настоящей статье даётся краткое резюме отчета, опубликованного «Образовательным фондом ассоциации ARMA International (ARMA International Educational Foundation, AIEF, http://armaedfoundation.org/index.html ) 3 июня 2019 года. Данная статья включена в подготовленный ARMA и AIEF специальный выпуск журнала «Управление информацией» (Information Management Journal), который будет доступен для скачивания в середине ноября. Также будет доступна за символическую плату печатная версия этого специального выпуска.

В данной статье обобщаются результаты глобального обследования законодательно-нормативных требований к хранению документов бухгалтерского учёта - категории документированной информации, которая создается и хранится практически всеми компаниями, государственными учреждениями и некоммерческими организациями.

Опрос, спонсировавшийся «Образовательным фондом ассоциации ARMA International (AIEF), охватил 192 суверенных государства, а также восемь зависимых территорий, у которых законы и нормативные акты по вопросам управления документами отличаются от законов и нормативных актов контролирующих их стран.

Результаты исследования представляют интерес для специалистов по управлению документами и по комплайнсу (обеспечению исполнения законодательно-нормативных и иных требований – Н.Х.), для специалистов по управлению информацией, юристов, специалистов по управлению рисками, финансовых работников и других лиц, которым необходимо иметь представление о том, в течение каких сроков следует хранить документы бухгалтерского учёта, чтобы соответствовать законодательно-нормативным требованиям конкретных стран.

Полный текст отчета по итогам опроса, в котором цитируются соответствующие законы и нормативные акты каждой страны и зависимой территории, можно скачать с веб-сайта AIEF http://armaedfoundation.org/ по адресу http://armaedfoundation.org/research-program_menu/research-reports/ (прямая ссылка на PDF-файл: http://armaedfoundation.org/wp-content/uploads/2019/06/AIEF-Research-Paper-Retention-Global-Accounting.pdf ).

Правовые рамки

В мире существует более тысячи законов и нормативных актов, которые устанавливают требования или существенно влияют на сроки и порядок хранения документов, связанных с бухгалтерскими операциями и финансовым состоянием организации.

Мой комментарий: Думаю, автор имеет здесь в виду лишь основные законы общего плана, поскольку, например, только в нашей стране сотни законов и нормативных актов существенно влияют на сроки хранения документов бухгалтерского учёта в тех или иных ситуациях.

Однако в любой конкретной стране хранение документов бухгалтерского учёта обычно регламентируется тремя-шестью законами и нормативными актами, принадлежащими к следующим категориям:

• Законодательство о бухгалтерском учете: В 171 из 200 стран и зависимых территорий имеются законы или нормативные акты о бухгалтерском учёте, устанавливающие минимальные сроки хранения финансовых документов, ведущихся действующими на территории этих стран организациями (у большинства остальных стран и зависимых территорий имеются законы о бухгалтерском учёте, требующие от организаций ведения адекватной финансовой документации, но не устанавливающих сроки хранения).
  
  В некоторых странах требования к срокам хранения бухгалтерских книг, финансовой отчетности, отчетов о финансовом аудите и сопроводительной документация, включая документы инвентаризации, кредиторской и дебиторской задолженности, а также переписку, связанную с бухгалтерскими операциями, - устанавливаются в законе о бухгалтерском учете или в законе о хранении документов бухгалтерского учёта.
  
  Более часто вопрос о сроках хранения бухгалтерских документов рассматривается в Коммерческом кодексе (commercial code), регулирующем деятельность коммерческих предприятий, или же корпоративном законодательстве (company law), устанавливающем требования к ведению и хранению документов, направленные на защиту интересов акционеров, партнеров или иных заинтересованных сторон.
  
  Во многих странах национальные законы о бухгалтерском учёте относятся только к коммерческим компаниям, однако они являются полезной отправной точкой при оценке деятельности образовательных учреждений, учреждений культуры, благотворительных организаций и иных некоммерческих организаций, действующих в данной стране или на зависимой территории.
  
  Как показано на рисунке 1, установленные законами и нормативными актами о бухгалтерском учёте сроки хранения варьируются от 3 до более чем 10 лет. Срок хранения обычно начинает отсчитываться по окончании финансового или календарного года, к которому относятся документы.

Рис.1: Распределение по продолжительности сроков хранения, устанавливаемых законодательством о бухгалтерском учёте различных стран

• Налоговое законодательство: 197 из 200 стран и зависимых территорий имеют законы или нормативные акты, обязывающие хранить бухгалтерские документы, которые имеют отношение к оценке налога с доходов (в трех странах-исключениях нет подоходного налога).
  
  В некоторых случаях минимальные сроки хранения документов бухгалтерского учёта устанавливаются в Налоговом кодексе (come tax code) или в интерпретирующих и разъясняющих его положения подзаконных нормативных актах.
  
  В качестве альтернативы, налоговое законодательство может устанавливать, что бухгалтерские документы подлежат хранению до истечения срока исковой давности по налоговым преступлениям.
  
  В отдельных странах налоговое законодательство ссылается на требования к срокам хранения, установленные в законе о бухгалтерском учете.
  
  Как показано на рисунке 2, установленные налоговым законодательством сроки хранения варьируются от 2 до 10 лет. Отсчёт срока хранения может начинаться в конце налогового года, к которому относятся документы, или же с даты, когда была подана или должна была быть подана налоговая декларация. Сроки хранения на основе срока давности по налоговым преступлениям обычно составляют от 3 до 6 лет, но может применяться и более длительный срок давности, когда есть подозрения в подаче недостоверных налоговых деклараций.

Рис.2: Распределение по продолжительности сроков хранения, устанавливаемых налоговым законодательством различных стран

• Договорное право: Документы бухгалтерского учёта могут иметь отношение к контрактным претензиям и другим юридическим спорам, связанным с финансовыми вопросами. В законодательстве 194 из 200 стран и зависимых территорий - в национальном коммерческом кодексе, национальном коммерческом кодексе, законе о сроках давности или иных законах и нормативных актах - устанавливаются сроки (так называемые сроки исковой давности), в течение которых возможно возбуждение гражданского судебного процесса. Организации не обязаны сохранять бухгалтерские документы до истечения применимых сроков давности, однако это повсеместно считается разумным подходом.
  
  Как показано на рисунке 3, устанавливаемые договорным правом сроки давности варьируются от 2 до более чем 10 лет. Отсчёт срока давности обычно начинается с момента нарушения договора или появления иной причины.
  
  Мой комментарий: Мне трудно судить, насколько «обычным» в мире является такой подход, однако в нашей стране во многих случаях срок исковой давности отсчитывается с момента, когда пострадавшая сторона узнала или должна была узнать о нарушении её прав.

Рис.3: Распределение по продолжительности сроков исковой давности, устанавливаемых договорным законодательством различных стран

Решения по выбору сроков хранения, ориентированные на исполнение законодательно-нормативных требований, исходят из самого длительного из сроков хранения, установленных в применимых законах и нормативных актах. Как правило, основной движущей силой таких решений являются законы о бухгалтерском учёте. Минимальные сроки хранения, установленные в законах о бухгалтерском учёте, длиннее, чем сроки, указанные в налоговом законодательстве, в 163 из 171 страны и зависимой территории, где действует закон о бухгалтерском учёте, включающий требования к срокам хранения.

В целом, договорное законодательство являются наименее важным ресурсом при принятии решений о сроках хранения. Минимальные сроки хранения, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, превышают сроки исковой давности по связанным с контрактами спорам в 177 из 200 стран и зависимых территорий. Даже в странах и зависимых территориях с длительными сроками исковой давности договорное право не имеют того же юридического значения, что сроки хранения, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, поскольку отсутствует прямая правовая обязанность хранить документы бухгалтерского учёта до истечения соответствующего срока исковой давности (если только судебный процесс не является идущим или неизбежным).

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2019/12/2.html )

Уильям Саффади (William Saffady)

Источник: ARMA International
https://magazine.arma.org/2019/11/summary-retention-of-accounting-records-a-global-survey-of-laws-and-regulations/
http://armaedfoundation.org/research-program_menu/research-reports/