Архивы Франции разработали приложение OCTAVE, поддерживающее передачу электронных документов на архивное хранение

Данная заметка была опубликована 8 ноября 2019 года на французском архивном портале FranceArchives ( https://francearchives.fr/fr/ ).

Архивы Франции (Межведомственная служба архивов Франции - Service interministériel des Archives de France, SIAF – Н.Х.) выполнили работу по созданию «Инструмента для формирования и автоматизированной обработки партий передаваемых на архивное хранение электронных документов» (Outil de Constitution et de Traitement Automatisé des Versements Électroniques, OCTAVE).

Приложение OCTAVE («Октава»), созданное на основе бесплатного программного обеспечения Docuteam Packer, написанного на языке Java (см. https://wiki.docuteam.ch/doku.php?id=docuteam:packer ), позволяет архивисту преобразовывать свои офисные древовидные структуры папок в сдаточные информационные SIP-пакеты, соответствующие национальному «Стандарту обмена данными для целей архивации» (Standard d'échanges de données pour l'archivage, SEDA, https://redirect.francearchives.fr/seda/index.html  – о нём см. мой пост https://rusrim.blogspot.ru/2015/12/seda-20.html - Н.Х.) версий 1 и 2.1.

Мой комментарий: Стандарт SEDA направлен на упрощение обмена информацией между информационными системами государственных архивных служб и их партнерами (государственными органами – источниками комплектования; пользователями и т.д.).

Также расширяется семейство инструментов для массовой обработки офисных документов. Описание основных функций трёх инструментов Archifiltre, Octave и Resip можно найти на странице сайта Архивов Франции по адресу https://siaf.hypotheses.org/1033 .

Руководство пользователя по приложению OCTAVE доступно по адресу https://francearchives.fr/file/c6c0711e79299f4f89b4395bab35b4dcdfa0d6f0/OCTAVE_Manuel_v1.0_FA.docx

Основные особенности приложения OCTAVE следующие:

• OCTAVE позволяет импортировать древовидную структуру файлов с сервера, жесткого диска или съемного носителя;


• Выдаются оповещения в случае обнаружения файлового формата, отсутствующего в базе данных инструмента идентификации файловых форматов DROID, разработанного Национальными Архивами Великобритании (Скачать DROID можно здесь:  http://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/preserving-digital-records/droid/ );


• Слишком длинные или содержащие специальные символы имена файлов (последнее весьма актуально для Франции – Н.Х.) могут быть переформатированы (с сохранением исходного имени в метаданных) и дополнены префиксом и суффиксом.


• Архивист также может вручную модифицировать дерево файлов (переименование, добавление, удаление, назначение уровня описания, описательные метаданные, импорт справочников) и провести удаление дубликатов;


• Атрибуты «в корзину» (corbeille) и «реституция» (restitution) позволяют отметить документы, отобранные на уничтожение или на возврат, а также указать время проведения соответствующей процедуры;


• OCTAVE позволяет связать тезаурусы в форматах SKOS (о котором см. также Википедию, https://ru.wikipedia.org/wiki/SKOS - Н.Х.) и CSV с метаданными, используемыми для описания файлов;


• Наконец, приложение поддерживает несколько видов экспорта: помимо сдаточных информационных SIP-пакетов в форматах SEDA1.0 или 2.1, также могут быть экспортированы
  
  
  • метаданные в форматах csv и xml в соответствии с предпочтениями в отношении последующего управления ими;
  
  
  • описи документов, отобранных на уничтожение, на возврат и на сохранение в виде pdf-файлов,
  
  
  • отчеты об исполнении операций в формате csv.

Источник: портал Архивов Франции
https://francearchives.fr/fr/article/88482499