Ниже приведены поступившие ответы:Недавно меня попросили дать рекомендации по хранению на съёмных носителях документов, которые вели нынешние и ушедшие сотрудники. На мой вопрос о том, какой тип съёмных носителей предполагается использовать, спрашивающий ответил: CD и DVD-диски. После того, как я назвал ряд причин, по которым не стоит использовать обычные оптические диски, меня попросили порекомендовать подходящие съёмные носители. Мой вопрос к группе состоит из трех частей:
- Какие съёмные носители, по вашему мнению, достаточно надежны и долговечны, чтобы прожить до 15 лет? (По моей информации, золотые диски и портативные жесткие диски, видимо, наилучший вариант?)
- Какие форматы хранения электронной информации предпочтительны (исходный формат или PDF /A?)
- Если документы попали под временный запрет на уничтожение (legal hold), должен ли процесс их передачи быть частью процедуры по исполнению запрета на уничтожение и соответствующего процесса увольнения сотрудников?
Стефен Коэн (Stephen Cohen),
Специалист по управлению документами
Помнится, примерно год назад Ларри [Медина], когда ему рассказали о новом диске, срок службы которого будет не менее миллиона лет, прокомментировал: «Наконец-то у нас есть нечто, что проживёт 5 лет либо миллион лет, - смотря какой срок подойдёт раньше». Кроме того (замечу, сегодня не 1 апреля!) какое-то время назад появилась информация о химических процессах, которые способны разрушить основу самого диска, - и я согласен с тем, что это возможно. Ещё следует подумать вот о чём: сколь долго просуществует оборудование, способное прочитать золотой диск?Источник: Форум специалистов по управлению документами
Опять же, я полагаю, что все носители нужно регулярно проверять каждые 2-3 года, и, возможно, переносить информацию на новые диски или на съёмные накопители.
Помню, кто-то размещал очень любопытную информация о программе, способной проверить «состояние» диска, по которому видно, что какая-то информация отсутствует или не читается.
Алекс Бабин (Alex Babin)
Какие съёмные носители, по вашему мнению, достаточно надежны и долговечны, чтобы прожить до 15 лет? (По моей информации, золотые диски и портативные жесткие диски, видимо, наилучший вариант?)
Я бы первым делом задал вопрос, зачем они хотят хранить все материалы уволившихся сотрудников в течение 15 лет, когда с большой вероятностью сроки хранения этих материалов могут оказаться намного короче?
Если же у них есть серьёзные причины для того, чтобы так долго сохранять эти документы, то я бы сказал им, что ни один съемный носитель, даже хранящийся в идеальных условиях, не удовлетворит этим требованиям. Целостность контента потребуется периодически проверять, и, по крайней мере, один раз за 15 лет придётся провести миграцию.
Какие форматы хранения электронной информации предпочтительны (исходный формат или PDF /A?)
(Вздох).... это зависит от обстоятельств. Каковы были исходные форматы, для каких целей сохраняется информация, как будет организовано её индексирование / хранение / поиск, каков в среднем объём контента у каждого сотрудника, сколько этих сотрудников, и т.д. и т.п. ...
Если документы попали под временный запрет на уничтожение…
Зависит от того, когда было принято решение о приостановлении уничтожения, - это часть проблемы с неопределенностью сроков хранения после увольнения сотрудников. Если соответствующее решение было принято до увольнения сотрудника, то да, передача информации должна происходить в рамках первоначальной процедуры исполнения запрета. Если после, то ситуация иная ... см. ответ на предыдущий вопрос ... как информация индексировалась / хранилась, и как вы будете вести по ней поиск?
Ларри Медина (Larry Medina)
Профессионал по управлению документами и информацией с 1972 года
В последние годы по данному вопросу в сети и на этом форуме было столько информации, что её будет несложно отследить с помощью Google и покопавшись в архивах форума. Я всегда рекомендую людям покупать самые дорогие золотые CD и DVD-диски, какие они смогут найти, и эти диски, вероятно, лет 5 проживут, - а, может быть, и 15 (может и 100, но кто знает? здесь уже начинается область вероятностей).
У «флешек», твердотельных накопители и других носителей информации, в которых нет непрерывного вращения, срок жизни, похоже, зависит от числа операций записи на них, поэтому если записать данные на флешку и положить её в архивный ящик, то оно должна оставаться в рабочем состоянии много-много лет.
Съёмные / внешние жесткие диски: мне попадалась научная статья, в которой говорилось, что при хранении в хороших условиях, данные на пластинах будут по-прежнему читаемыми и через 100 лет. Лично мне было бы интересно посмотреть, запустится ли мотор привода и будут ли вращаться подшипники, если жёсткий диск пролежит на полке более двух лет. Жёсткие диски для ноутбуков (2,5 дюйма) конструктивно более надёжны, чем 3,5-дюймовые. Но в целом мне идея хранения на съёмных жёстких дисках вообще не нравится.
Форматы: ориентируйтесь на PDF, предпочтительно на PDF /A. «Родные» форматы приложений – ни в коем случае, бегите от них в ужасе. PDF, хотя права на него и принадлежат частной компании, является открытым стандартом, и во всем мире государственные органы, отвечающие за управление документами и архивное дело, уверяют, что возможность читать PDF-файлы сохранится у нас и в далеком будущем (в предположении, что можно будет прочитать носители информации).
У меня нет непосредственного опыта по исполнению запретов на уничтожение, но я бы обязательно поместил официальное заявление или что-то в этом роде вместе с данными на CD, DVD или любой другой носитель, - как мы это делали с микроформами, изготовлявшимися для архивного хранения и для использования в качестве доказательств.
Гленн Сандерс (Glenn Sanders)
http://lists.ufl.edu/cgi-bin/wa?A0=RECMGMT-L
Добрый день! Довольно «нелепая» постановка вопроса, связывающая обеспечение сохранности документов со сроками полномочий должностных лиц. Во-первых, при увольнении эти лица обязаны сдать все документы, подтверждающие реализацию должностного функционала, а значит деятельность организации (структурного подразделения). Соответственно, «кто то» эти документы обязан принять, и не обязательно, что этим «кто то» должен быть архив организации. Им может быть другой сотрудник, который продолжает ведение бизнес процесса по вопросам. Во-вторых, судя по всему, «североамериканским коллегам» неизвестны «постулаты» систематизации документов оперативного хранения (с архивным не связанного. В России срок оперативного хранения до 3-х лет). При которых наличие «зависших» документов, вне их привязки к наименованию дела/тома/папки, а также конкретным срокам хранения – немыслимо. Конечно же, я перечислил далеко не все критерии систематизации, о них подробнее раскрыто в ISO 15489-1-2001 и ряде других стандартов.
ОтветитьУдалитьСоответственно, можно сделать предположение о том, что «североамериканские коллеги» из предметной области «тупой архивации» независимо чего. Но будучи «привязанными» к «материальному объекту» в виде «носителей» (это их «хлеб»), они решили «пообсуждаться». Короче, «развлекаются»… -)) В конкретном случае можно было бы данных «коллег» попросить сосредоточиться на область методов определения «износа» «носителей». Было бы больше проку… С уважением, С.В. Дроков
Добрый день, Сергей Владимирович! Ваши замечания, не скрою, наполнили меня чувством гордости за отечественное делопроизводство. Но всё же, как говорится, «истина дороже» :)
ОтветитьУдалитьДовольно «нелепая» постановка вопроса, связывающая обеспечение сохранности документов со сроками полномочий должностных лиц.
Такая постановка, действительно, была бы нелепой. Но ничего подобного в тексте нет! :)
… судя по всему, «североамериканским коллегам» неизвестны «постулаты» систематизации документов оперативного хранения
Да, есть серьёзные опасения, что рекомендации ВНИИДАД они не читают. Их гораздо больше волнуют судебные иски и санкции суда.
… наличие «зависших» документов, вне их привязки к наименованию дела/тома/папки, а также конкретным срокам хранения – немыслимо
Если Вы считаете, что таких же точно проблем не возникает и при уходе/перемещении сотрудников в наших организациях, - значит, Вы очень большой оптимист!
Кроме того, в США сейчас жёстко централизованное делопроизводство со свойственной ему строгой дисциплиной редко встречается даже в государственных органах, поскольку оно не способствует эффективной деловой деятельности. Сотрудникам делегируются достаточно большие права представлять организацию в рамках их полномочий (и, соответственно, ответственность), в т.ч. на них в основном и возлагается ответственность за обеспечение сохранности документов. Напомню, что к документам там относится вся деловая переписка по электронной почте (а это 80% всех документов).
Наталья Александровна, а неужели нет каких-нибудь чисто технических (или «тупо архиваторских» -)) ) отчетов (США, Европы) по срокам «износа» носителей? Складывается впечатление, что «мир» озабочен «принципами» архивации, размазывая их по участникам бизнес процессов управления документами и «локальным» «точкам» сосредоточения «чего то там», именующееся «документами» (они же записи, сообщения и т.п.) Ведь зная предполагаемый срок «жизнедеятельности» носителя, можно управлять и их стоимостью в разрезе сроков хранения документов. Так и напрашивается табличка: №№ п/п, вид документа (из УСДов – хотя бы верхний узел), срок хранения (ст.ст. из Типового перечня, хотя бы), тип носителя, срок амортизации носителя, балансовая стоимость носителя… Наполнив данными такую табличку можно было бы выйти на стратегию. С уважением, С.В. Дроков
ОтветитьУдалитьДроков: Довольно «нелепая» постановка вопроса, связывающая обеспечение сохранности документов со сроками полномочий должностных лиц.
ОтветитьУдалитьН.А. Храмцовская: Такая постановка, действительно, была бы нелепой. Но ничего подобного в тексте нет! :)
Дроков: А это что? Итак, Стефен Коэн спрашивает: Недавно меня попросили дать рекомендации по хранению на съёмных носителях документов, которые вели нынешние и ушедшие сотрудники.
А это что? Итак, Стефен Коэн спрашивает: Недавно меня попросили дать рекомендации по хранению на съёмных носителях документов, которые вели нынешние и ушедшие сотрудники.
ОтветитьУдалитьПо-моему, нет здесь никакого связывания «обеспечения сохранности документов со сроками полномочий», а имеется простейшая жизненная ситуация: люди ушли, разбираться в их «конюшнях» никому не хочется, но хочется подстраховаться, чтобы не подпасть ненароком под жестокие санкции за умышленное уничтожение документов. Поскольку состав документов примерно известен, устанавливается (на основе обычных правил), с некоторым запасом, единый срок хранения для всего массива, достаточный для выполнения законодательно-нормативных требований. Кроме того, документы нельзя будет уничтожить, пока не завершатся касающиеся их судебные разбирательства (однако срок хранения заново отсчитываться с момента окончания судебных споров не будет).
…неужели нет каких-нибудь чисто технических… отчетов (США, Европы) по срокам «износа» носителей?... Наполнив данными такую табличку можно было бы выйти на стратегию
Есть, конечно. Сложность в том, что на срок жизни носителя влияет множество факторов – в первую очередь, температурно-влажностный режим, обеспечить который тоже стоит недёшево. Очень многое зависит и от того, будет ли в качестве мастер-копии рассматриваться комплект носителей, или же та же информация в онлайн-системе. При длительном хранении нужно ещё учесть расходы на контроль читаемости, перезапись носителей, на миграцию данных. Затраты также сильно зависят от объёмов данных, от требований по безопасности, доступности и т.д.
В общем, получается, что стратегия и выбор носителей зависят друг от друга, поэтому для составления «таблички» могут потребоваться несколько итераций. Во многих случаях, стоимость носителей – это на самом деле копейки; но очень дорого обходятся любые ручные операции.