Ведение кадастровых дел: сохранность электронных документов под угрозой

Министерство экономического развития разработало и утвердило приказом № 42 от 4 февраля 2010 г. «Порядок ведения государственного кадастра недвижимости»

Это весьма объемный и подробный нормативный документ. При ведении кадастра недвижимости предусмотрено использование документов как на бумажных, так и на электронных носителях, и меня, прежде всего, заинтересовал вопрос, как будет организовано хранение документов, на основании которых будут вноситься записи в Государственный кадастр недвижимости.

При ведении Государственного кадастра недвижимости фактически предусмотрено сохранение всех когда-либо внесенных в него записей. Учитывая значимость этого электронного ресурса, это совершенно верное решение. При спорах о недвижимости, - а они обязательно будут, - именно сохранение всей ранее внесенной в кадастр информации позволит значительно сократить риски неправомерных и преступных действий.

«Порядок ведения государственного кадастра недвижимости» (утв. приказом Министерства экономического развития РФ от 4 февраля 2010 г. № 42)

57. При внесении в Реестр новых сведений об объекте недвижимости при осуществлении учета изменений объекта недвижимости предыдущие записи, содержащие прежние значения характеристик, сохраняются в АИС ГКН со статусом "архивные". Исключением из данного правила являются кадастровые сведения, для которых в Реестре допускается наличие нескольких характеристик (например, адрес правообладателя объекта недвижимости и т.п.).

Не менее важно и сохранение первичной документации, на основании которой в кадастр вносятся записи. Вопросы ведения кадастровых дел выделены в самостоятельный раздел нормативного документа. Однако, с моей точки зрения, организация хранения электронных документов в составе кадастровых дел, предусмотренная данным «Порядком», не обеспечивает их сохранность и создает реальную угрозу утраты электронных документов. Минэкономразвития этими положениями закладывают мину замедленного действия под дорогостоящий и социально-значимый проект: в случае утраты первичных электронных документов, появится возможность требовать признания недействительными записей в кадастре, со всеми вытекающими отсюда последствиями.

«Порядок ведения государственного кадастра недвижимости» (утв. приказом Министерства экономического развития РФ от 4 февраля 2010 г. № 42)

IX. Структура, состав и правила ведения кадастровых дел

87. В кадастровое дело могут включаться документы на бумажном и на электронном (машиночитаемом) носителе, обеспечивающем продолжительное хранение информации.

Документы в кадастровое дело включаются по мере их поступления в орган кадастрового учета.

94. Допускается осуществлять хранение документов и материалов, содержащих сведения о геодезической или картографической основе ГКН, в местах хранения документов и материалов государственного фонда данных, полученных в результате проведения землеустройства.

В этом случае во внутренней описи соответствующих кадастровых дел геодезической или картографической основы указываются сведения в объеме, указанном в пункте 89 Порядка, включая место постоянного хранения документа и его формат.

89. Внутренняя опись документов кадастрового дела составляется специалистом органа кадастрового учета, ответственным за ведение кадастровых дел.
Во внутренней описи документов кадастрового дела указываются:

… номера листов документа, на которых расположен каждый документ (для документов на машиночитаемом носителе - вид и количество машиночитаемых носителей);

Из текста «Порядка» следует, что электронные носители информации предполагается вкладывать в бумажные дела и хранить в составе этих дел. Однако не секрет, что, во-первых, для длительного хранения документов на бумажных и электронных носителях требуются разные температурно-влажностные режимы. Электронные носители намного более требовательны к стабильности температуры и влажности, а температура, вполне комфортная для бумаги, может оказаться слишком высокой для электронных документов.

Во-вторых, для обеспечения сохранности электронных документов требуется регулярное проведение целого ряда работ, таких, например, как проверка читаемости (и, при необходимости, замена) носителей информации. Размещение носителей в бумажных делах резко увеличивает трудозатраты на такие работы, из-за чего контроль читаемости может вообще не осуществляться - что создаст реальную угрозу утраты электронных документов. А через пять-семь лет электронную информацию, возможно, потребуется мигрировать на новые форматы и/или виды носителей, вследствие устаревания оборудования и программного обеспечения – и эта работа, при заложенной в «Порядке» системе хранения носителей, также окажется очень трудозатратой.

Наконец, для обеспечения долговременной сохранности электронных документов необходимо предусмотреть резервирование информации, желательно на носителях разных типов. Хранение комплектов носителей должно быть организовано в территориально удаленных друг от друга помещениях. Ничего подобного утвержденным «Порядком» не предусмотрено.

Источник: Гарант
http://www.garant.ru/hotlaw/federal/238813/?garant_fed