Новое руководство Архивов Франции «показывает зубки»

Не так часто встретишь, чтобы архивисты о каком-либо официальном документе заговорили высоким поэтическим слогом, называя его «совершенством от заголовка до подписи» (см. http://laffairemakropoulos.blogspot.com/2010/04/politique-darchivage.html ) - даже с поправкой на любовь французов к красивым выражениям. Меня это настолько заинтриговало, что я решилась перевести текст циркуляра целиком (с оговоркой, что 100% точность я не гарантирую, – всё-таки французский не «мой» язык, - но, надеюсь, в целом смысл текста сохранился).

Циркулярное письмо

генерального директора Министерства культуры и коммуникаций

по вопросам культурно-исторического наследия

генеральным секретарям министерств и

генеральным директорам государственных учреждений

Тема: «Рационализация и объединение вспомогательных служб: архивация»

Париж, 18 марта 2010 года

Заняв с 13 января текущего года должность генерального директора по вопросам культурно-исторического наследия при Министерстве культуры и коммуникаций, я придаю особое значение сохранению нашего современного административного наследия.

Каждый день подчинённые Вам государственные органы производят информацию, «архивы», которые, возможно, завтра станут частью нашей исторической памяти. Я говорю «возможно» не только потому, что мы постоянно храним лишь архивные документы, представляющих исторический интерес, но и потому, что работа по отбору будет осмысленной и успешной только в том случае, если мы будем работаем совместно.

Публикация декрета № 2009-1124 от 17 сентября 2009 года, определившего, согласно части второй «Кодекса культурно-исторического наследия» (Code du patrimoine), компетенцию государственных архивных служб и порядок взаимодействия между государственными органами с целью сбора, сохранения и раскрытия государственных архивных документов, а также начавшееся затем осуществление второго этапа программы реформ государственного управления (RGPP), - дали мне повод напомнить Вам о Ваших обязанностях в качестве государственных должностных лиц, а также о тех средствах, которые Межведомственная служба архивов Франции (Service interministériel des archives de France, SIAF) предоставляет в Ваше распоряжение в качестве помощи в этой деятельности..

Обязанности должностных лиц в области архивного дела

В декрете, в частности, сказано, что архивные документы, подлежащие постоянному хранению («исторические архивы») должны передаваться в государственные архивы (Национальные Архивы Франции, архивы департаментов либо муниципальные архивы), где документы будут храниться и предоставляться для ознакомления (статья 14).

Что касается управления текущим (оперативным) и промежуточным (ведомственным) хранением, то декрет устанавливает, что его должна обеспечить (если нормативными актами не установлено иное) служба, учреждение или организация, создавшая или получившая эти документы, - под контролем лица, уполномоченного осуществлять государственное научно-техническое руководство в области архивного дела. (статьи 12 и 13).

Что касается оперативного и ведомственного хранения, то архивные документы должны либо храниться в помещениях создавшей их службы, учреждения или организации, под контролем лица, уполномоченного осуществлять государственное научно-техническое руководство в области архивного дела, - либо передаваться на депозитарное хранение поставщику соответствующих услуг, на условиях, установленных статьей 20 декрета.

Управление документами, находящимися на оперативном и ведомственном хранении: Выбор пути и контроль

В мои обязанности входит настаивать на том, чтобы управление архивными документами государственного учреждения не сводилось исключительно к вопросу о «складировании»: работа с архивными документами, как и любой другой вид «поддерживающей» деятельности, должна быть организована и направлена в нужное русло.

Чтобы способствовать, в контексте общей реформы государственного управления, достижению целей по повышению эффективности, представляется важным напомнить об условиях, необходимых для реализации интегрированной архивной функции.

Эти условия включают:

• Сформулированную стратегию, согласно которой вопросы, связанные с архивацией, ставятся на самых ранних этапах процесса управления созданием информации, выходя далеко за пределы элементарной логистики [т.е. складирование документов – Н.Х.]. Государственным органам необходимо решить задачи по обеспечению надежности, целостности, соблюдения законодательно-нормативных требований, прозрачности, по соблюдения прав и обеспечению долговременной сохранности материального и нематериального культурно-исторического наследия государства;

• Определение ответственности/обязанностей и распределение проектов на уровне отвечающих за программы директоров, взаимодействующих с лицом, уполномоченным осуществлять государственное научно-техническое руководство в области архивного дела, - а также назначение ответственных за проекты экспертов в подразделениях организации;

• Разработку и практическое применение процедур создания документов, независимо от их формата (в т.ч. участие архивистов в модернизации информационных систем, интеграцию в информационные системы жизненного цикла данных, установление предельных сроков оперативной необходимости в документах, планирование действий по сбору, экспертизе ценности и уничтожению);

• Распространяемые и обновляемые инструменты, такие как правила архивного дела и перечни с указанием сроков хранения, утверждаемые лицом, уполномоченным осуществлять государственное научно-техническое руководство в области архивного дела и отвечающим за состояние хранимых архивных фондов;

• Вспомогательные средства. В частности, в плане хранения: совместное использование хранилищ несколькими учреждениями, или же использование хранилищ, расположенных за пределами городских центров, могут оказаться привлекательной альтернативой передаче хранения документов на аутсорсинг.

Я знаю, что большинство государственных органов уже используют подобное рациональное управление документами, которые составляют основу оперативной информацией о вашей деятельности. В ежегодных докладах Межведомственной службы архивов Франции о положении дел отмечаются продвижения, иногда в рамках инициатив государственных ведомств и операторов в сфере менеджмента качества.

Чтобы продолжить наше совместное сотрудничество и выполнить положения Кодекса культурно исторического наследия, хочу напомнить Вам, что руководители архивных миссий, переданные Межведомственной службой архивов Франции в распоряжение центральных государственных служб и учреждений, отвечают за осуществление государственного научно-технического руководства в сфере архивного дела. Для совершенствования или создания вместе с Вами организационных рамок, поддерживающие функцию интегрированной архивации, они находятся в Вашем полном распоряжении.

Генеральный директор
по вопросам культурно-исторического наследия
Филипп Белаваль (Philippe BELAVAL)

Источник:
https://docs.google.com/viewer?a=v&pid=sites&srcid=ZGVmYXVsdGRvbWFpbnxsYWZmYWlyZW1ha3JvcG91bG9zfGd4OjI5ZTZjZWYzMjkxNGU4MWM&pli=1

Мой комментарий: В целом ряде стран практически одновременно сменилось руководство национальных архивных служб. Во Франции это произошло в том момент, когда в ходе административной реформы формальный статус архивов был на ступень снижен, что многие архивисты восприняли как падение престижа профессии, в первую очередь в глазах руководства страны.

Данный циркуляр демонстрирует, что новое руководство французской архивной службы начало «показывать зубки», напоминая другим ведомства, что по вопросам архивного дела в стране служба по-прежнему главная. Не могу удержаться от исторической параллели: ещё не так давно и в нашей стране ведомства с архивистами считались, а руководитель архивной службы входил в число высших руководителей страны…

В общем, желаю французским коллегам успехов в борьбе за свой профессиональный статус. Российским – тоже!