Архивист США (руководитель Национальных Архивов) Дэвид Ферьеро (David S. Ferriero) высоко оценил это событие: «Открытие доступа к информации о сроках хранения документов федеральных агентств поддерживает поставленные правительством цели по обеспечению прозрачности, участия и сотрудничества, помогая гражданам разобраться, какие виды документов создает их правительство. Онлайн-доступ к утвержденным срокам хранения способствует лучшему пониманию деловых процессов в федеральном правительстве, и создаваемых в их ходе деловых документов. Для федеральных же агентств портал станет инструментом удобного доступа ко всем утвержденным Национальными Архивами срокам хранения, с целью проведения исследований и анализа, связанных с их собственными усилиями в области установления сроков хранения».
В соответствии с законодательством, Архивист США делегирует федеральным ведомствам полномочия, связанные с уничтожением либо передачей на архивное хранение их документов. Соответствующие правовые инструменты разрабатываются федеральными агентствами, утверждаются Архивистом США, и документируются в виде стандартных форм SF-115 «Запрос на установление срока хранения и действий по его истечении» (Request for Records Disposition Authority), также называемых «сроками хранения» (records schedule). Образец формы показан на фото.
Форма SF-115 содержит описания серий документов (группировка взаимосвязанных документов одного вида) или систем документов, и указания по срокам хранения и действиям по их истечении. Утвержденные Национальными Архивами указания определяют порядок «отсечки» документов серии (т.е. как формируются тома – Н.Х.), время перевода документов на внеофисное хранение, и когда документы временного срока хранения могут быть уничтожены или стёрты, а документы постоянного срока хранения – переданы на хранение в Национальные Архивы.
Открытый Национальными Архивами веб-сайт содержит отсканированные версии форм SF-115, представленных на согласование в Национальные архивы США государственными органами и утвержденных Национальными Архивами в период с 1985 по настоящее время. Формы за период с 1973 по 1985 год также вскоре будут размещены на сайте. Вновь утвержденные формы будут выкладываться еженедельно. Все формы SF-115 были преобразованы в формат PDF и сгруппированы по названию агентств и установленным Национальными Архивами идентификаторам групп документов. Сроки хранения можно искать по присвоенному Национальными Архивами номеру задачи (job number, - например, N1-423-09-001), по названию агентства, по идентификатору группы документов (например, RG 423), а также по темам и ключевым словам (например, «гранты»).
Мой комментарий: В настоящее время американцы быстро переходят от заполнения бумажных форм SF-115 к заполнению электронных форм, используя первую очередь системы ERA («Электронный архив документов»).
Стоит отметить, что уже несколько лет наш ВНИИДАД работает над созданием «автоматизированной базы данных «Состав и сроки хранения документов, образующихся в организациях»». Эта работа включена (см. п. 1.2.1.) в План научно-исследовательской работы организаций Федерального архивного агентства на 2010 год (утв. Приказом Росархива от 29.01.2010 г. № 13, http://archives.ru/sites/default/files/plan-nir2010.doc )
Учитывая социальную значимость этих сведений, а также то, что эта работа выполняется на бюджетные деньги, возможно, и Росархиву тоже стоило бы «дать ответ Вандебильдихе» и выложить в свободном доступе эту базу данных, снабдив её удобными средствами поиска.
Кроме того, учитывая уже сложившуюся в России практику установления сроков хранения документам законодательными и нормативными актами, аналогичный порядок согласования сроков хранения в РФ, возможно, помог бы ввести данную работу хоть в какое-то общее русло.
Источник: сайт NARA
http://www.archives.gov/press/press-releases/2010/nr10-69.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий