Конференция «Открытое правительство в электронную эпоху»: Выступление Архивиста США Дэвида Ферьеро

Данную заметку американский архивист Бонни Ведл (Bonnie Weddle) опубликовала 20 марта 2010 года на своём блоге l'Archivista (см. http://larchivista.blogspot.com/ )

19 марта 2010 года примерно 150 человек – в том числе ИТ-специалисты, архивисты, специалисты по управлению документами, эксперты в области государственного управления и журналисты – приняли участие в конференции «Открытого правительство в электронную эпоху», организованной Управлением руководителя ИТ-службы штата Нью-Йорк (New York State Office of the Chief Information Officer/Office for Technology) и Архивами штата Нью-Йорк.

Бонни Ведл, электронный архивист Архивов штата Нью-Йорк

Вместо длинного описания, я собираюсь выложить на блоге два-три коротких сообщения, первое из которых посвящено основному докладу, с которым выступил 10-й Архивист Соединенных Штатов Дэвид Ферьеро (David Ferriero), а затем как минимум ещё одну заметку, посвящённую основным темам, которые в этот день обсуждались.

Сначала, однако, несколько слов об «открытом правительстве». Как отметил ряд докладчиков и участников обсуждения, «открытость» обычно рассматривается как синоним прозрачности операций и процессов принятия решений, подотчетности перед гражданами, а также поощрения участия граждан в формировании политики и развитии государственных услуг. Кроме того, как отметил ряд участников конференции по ходу её работы, «открытое правительство» требует постоянной приверженности принципам прозрачности и подотчетности - и обеспечения того, что ключевая государственная информация остается целостной и доступной в долгосрочной перспективе.

Дэвид Ферьеро очень помог привлечь внимание к взаимосвязи между документами и открытостью, подчеркнув, что если целью является создание «открытого правительства», но необходимо обратить внимание на вопросы управления документами. Во многих отношениях, его точка зрения очевидна, но об очевидном слишком часто забывают: Как можно обещать прозрачность и подотчетность, если вы не в состоянии отыскать те документы, что позволяют понять действия государственных органов, изменения в их политике, - или если вы не можете гарантировать полноту, точность и целостность этих документов?

На фото (слева направо): исполнительный директор Центра лидерства ИТ-директоров Харви Кёпль (Harvey Koepple); Архивист штата Нью-Йорк Кристин Уард (Christine W. Ward), Архивист США Дэвид Ферьеро и руководитель ИТ-службы штата Нью-Йорк д-р Мелоди Мэйбери-Стюарт (Mayberry-Stewart)

Затем Ферьеро сосредоточил своё внимание на вопросах управления электронными документами и на колоссальных объемах работы, которые предстоит выполнить федеральному правительству: недавно проведенной Национальными Архивами США (NARA) обследование федеральных агентств показало, что в агентствах ИТ-специалисты и специалисты по управлению документами, которым реально необходимо действовать совместно, с тем, чтобы должным образом управлять электронными документами надлежащим образом, - редко это делают. Кроме того, почти в каждом обследованном агентстве были выявлены документы, подверженные умеренному или высокому риску утраты.

(К сожалению, эта ситуация не является уникальной для федерального правительства: отсутствие взаимодействия «управление документами – ИТ» является большой проблемой для правительства штата Нью-Йорк, - и, судя по тому, что я слышала от коллег из других мест, с той же проблемой сталкивается большинство правительств штатов и местных органов власти. Все мы пока ещё находимся далеко от намеченной цели.)

Выступает Дэвид Ферьеро

Ферьеро затем рассказал об усилиях, которые предпринимают Национальные Архивы, чтобы стать более открытыми и ориентирующимися в своей деятельности на интересы  граждан. Рабочая группа NARA по «открытому правительству», отвечающая за развитие способности NARA взаимодействовать и сотрудничать как с собственным персоналом агентства, так и с широкой общественностью, к 7 апреля должна будет опубликовать на веб-сайте Национальных Архивов соответствующий официальный план решения этих задач. Феррьеро упомянул некоторые рекомендации, которые могут появиться в этом плане:

• Создание постоянно действующей группы, отвечающей за нахождение новых способов ведения деловой деятельности и повышения открытости;
  
  
• Переработка стратегического плана работы NARA, с включением в него вопросов «открытого правительства»;
  
  
• Создание предназначенных для использования исключительно сотрудниками Национальных Архивов инструментов «веб 2.0», которые позволят персоналу NARA более эффективно обмениваться идеями и взаимодействовать;
  
  
• Будут предприняты усилия по вовлечению общественности через Facebook и другие популярные социальные сети – по сути, агентство само придёт к пользователям, не дожидаясь, пока пользователи придут на его веб-сайт;
  
  
• Переделка веб-сайта NARA с ориентацией на потребности конечных пользователей,  обновление раздела по управлению документами, включение интерактивной возможности «Спроси архивиста», и создание вики-модуля, где  исследователи могли бы делиться результатами своих поисков;
  
  
• Спонсирование конкурса «Программные приложения для архивов» (по примеру «Программных приложений для Армии» и других конкурсов, проводимых федеральными ведомствами) на разработку приложений, способных улучшить доступ к фондам Национальных Архивов;
  
  
• Пересмотр приоритетов деятельности по оцифровке,  и предоставление пользователям возможность видеть, какие материалы стоят в очереди на оцифровку;
  
  
• Продолжение публикации высокоценных наборов данных в открытых форматах на сайте www.data.gov - по сути, переход от оказания услуг к  созданию платформы, на основе которой услуги будут создаваться уже другими заинтересованными сторонами;
  
  
• Изучение возможности создания информационно-контрольной веб-панели (Web dashboard), отражающей услуги и степень выполнения запросов, поступающих на основании законодательства о свободе доступа к государственной информации  (Freedom of Information Act);
  
  
• Активное рассекречивание документов и рационализация порядка рассекречивания;
  
  
• Создание веб-портала «открытого правительства»

Ферьеро также ответил на вопросы аудитории, и в его ответах прозвучал ряд интересных моментов:

• NARA работает с секретариатами Сената и Палаты представителей Конгресса США над тем, чтобы обеспечить сбор и надлежащую сохранность законопроектов;
  
  
• В фондах NARA хранится около 1 млн. сообщений электронной почты администрации Рейгана, 250 миллионов -  администрации Джорджа Буша, и предполагается, что от администрации Обамы на хранение поступит около 1 миллиарда сообщений электронной почты. Кое-кто в зале ахнул, услышав эти цифры.
  
  
• В рамках усилий по преодолению барьеров между службами управления документами и информационных технологий, Ферьеро организует первую в истории встречу федерального Совета руководителей ИТ-служб (CIO Council) представителей служб управления документами федеральных агентств (??):
  
  
• Как и все остальные, NARA всё ещё пытается понять, каким образом сохранять непрерывно изменяющиеся веб-сайты. Ясно, однако, нерегулярно выполняемые «снимки» типа тех, что делает организация «Интернет-архив» (Internet Archive) не являются достаточными. (Я согласна с Ферьеро, - однако на сегодня упомянутый подход остается для большинства архивистов почти что единственным практически реализуемым способом.)
  
  
• При разработке новых онлайн-инструментов и услуг, необходимо всерьёз сосредоточить внимание на потребностях и предпочтениях пользователей, а не на собственных внутренних особенностях использования технологий. Тот, кто этого не делает, не является настоящим приверженцем открытости. Например, только половина жителей Нью-Йорка имеют дома подключение к интернету, но подавляющее большинство имеет мобильные телефоны - и хочет мобильных услуг и приложений.

Последние несколько вопросов вертелись вокруг электронной почты, смартфонов типа BlackBerry и мобильных телефонов, - каждая из этих технологий ставит специфические проблемы перед архивистами и специалистами по управлению документами.

• Даже самые сознательные сотрудники время от времени используют их для отправки и получения личных сообщений. Ферьеро отметил, что в отсутствие автоматизированных средств, способных выделять личные сообщения, проще, наверное, сохранять всё, чем проводить ручной анализ и отбор сообщений. Как архивист, работающий с небольшим, но растущим объемом «архивов» электронной почты, я с ним полностью согласна: «пропалывание» этих архивов – это трудоёмкая, изматывающая и неинтересная; а получаемая экономия расходов на хранение просто не окупила бы затраты на оплату рабочего времени сотрудников.
  
  
• Отбор подлежащих сохранению сообщений -  особенно сложная задача. Я не согласна с тем подходом, который отстаивал Ферьеро – сохранять всё подряд - но я понимаю, почему человек, отвечающий за исполнение закона о президентских документах (Presidential Records Act) и ясно представляющий себе научно-исследовательский потенциал текущей переписки, придерживается такой точки зрения. Должен быть способ сохранить для истории адекватный массив документов – например, выборочное сохранение (отбор по отдельным лицам или агентствам), ориентированное на почтовые разделы ключевого персонала – вместо того, чтобы сохранять каждое сообщение, прошедшее через почтовые сервера агентства.

Доклад Ферьеро действительно был очень хорошо принят, и я очень хочу увидеть, как Национальные Архивы изменятся под его руководством. Следующие нескольких лет будут очень интересными.

Бонни Ведл (Bonnie Weddle)

Источник: блог «l'Archivista»
http://larchivista.blogspot.com/2010/03/open-government-in-digital-age-summit_20.html
http://www.facebook.com/photo.php?pid=4260697&id=64990271431 (фото)