США: Палата представителей Конгресса проголосовала за законопроект об управлении электронными документами

Как сообщила американская пресса, 17 марта 2010 года Палата представителей Конгресса США вновь (предыдущий законопроект не был поддержан Сенатом) одобрила поправки в федеральное законодательство о документах, нацеленные на то, чтобы обеспечить должное сохранение государственными органами электронных сообщений, и на применение с этой целью необходимых информационных технологий.

Законопроект H.R. 1387 «Об обеспечении сохранности электронных сообщений» (Electronic Message Preservation Act) предусматривает увеличение полномочий Национальных Архивов США по надзору за практикой делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и в президентской администрации. Палата уже принимала аналогичный закон в 2008 году, однако он не прошёл через Сенат.

В соответствии с законопроектом, руководитель Национальных Архивов должен разработать правила, требующие от агентств обеспечения долговременной сохранности электронных документов в цифровом формате, в системах, удовлетворяющих минимальным функциональным требованиям.

Мой комментарий: Это небольшой по объёму законопроект, и мне понравились его ключевые положения, которые звучат следующим образом:

а) Необходимые нормативные акты.- Не позднее 18 месяцев после даты вступления в силу настоящего раздела, Архивист США должен утвердить правила, регламентирующие долговременное сохранение агентствами электронных сообщений, являющихся документами.

Такие правила должны, как минимум:

(1) требовать электронного сбора, управления и сохранения подобных электронных документов, в соответствии с требованиями к уничтожению документов либо их передаче на постоянное архивное хранение, содержащимися в главе 33 данного раздела Свода законов США;

(2) требовать, чтобы такие электронные документы были легкодоступны для извлечения при помощи электронного поиска;

(3) устанавливать обязательные минимальные функциональные требования к электронным системам управления документами, в целях обеспечения исполнения требований пп. (1) и (2);

(4) устанавливать процесс сертификации используемых федеральными агентствами электронных систем управления документами на предмет соответствия функциональным требованиям, установленным в соответствии с п. (3); и

(5) содержать графики обеспечения агентствами соответствия правилам, обеспечивающие соответствие настолько оперативно, насколько это практически возможно, но не позднее чем через четыре года после даты вступления в силу настоящего раздела.

(b) Охват иных электронных документов.- Насколько это практически возможно, правила, разработанные в соответствии с подразделом (а), должны также включать требования к сбору/захвату, управлению и сохранению других электронных документов.

Кроме того, предлагается ввести в федеральное законодательство следующее определение понятия «электронная система управления документами» (electronic records management system):

Термин «электронная система управления документами» означает программное обеспечение, предназначенное для управления электронными документами, в том числе путём:

(a) классификации и локализации документов;

(b) обеспечения сохранности документов до тех пор, пока в них сохраняется необходимость;

(c) выделения документов, которые должны быть уничтожены либо переданы на постоянное архивное хранение; и

(d) обеспечения хранения, извлечения и уничтожения документов либо их передачи на постоянное архивное хранение.

Источник: Federal Computer Week
http://fcw.com/articles/2008/07/10/erecords-preservation-bill-passes-house.aspx
http://thomas.loc.gov/home/c111query.html
http://frwebgate.access.gpo.gov/cgi-bin/getdoc.cgi?dbname=111_cong_bills&docid=f:h1387eh.txt.pdf