Костромская область: Электронным документам – электронные архивы

В «Правила организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Костромской области с использованием электронной цифровой подписи» (утв. постановлением администрации Костромской области от 18 ноября 2009 г. № 383-а) включены требования об организации хранения электронных документов, в том числе и дополнительных документов, создающихся в процессе их передачи.

По сути «Правила» предусматривают назначение в организациях ответственных лиц для ведения электронных архивов, т.е. планируется, что работа будет осуществляться в фоновом режиме вместе с основными обязанностями этих сотрудников.

Глава об организации хранения электронных документов, с одной стороны, меня порадовала. В ней затронуты наиболее важные моменты, связанные с хранением электронных документов:

«Правила организации электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Костромской области с использованием электронной цифровой подписи» (утв. постановлением администрации Костромской области от 18 ноября 2009 г. № 383-а)

22. Организация хранения архивов отправленных (полученных) ЭД осуществляется организациями самостоятельно в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

32. Служебные и технические уведомления хранятся в архивах вместе с соответствующими ЭД. Срок хранения уведомлений определяется сроком хранения соответствующих ЭД.

37. Организации должны обеспечить защиту учетной информации, содержащейся в электронных журналах учета, от несанкционированного доступа и воздействия, а также обеспечить надежность ее хранения. Срок хранения учетных данных определяется сроком хранения учитываемых ЭД.

Глава 10. Хранение ЭД

38. Все ЭД, учтенные при обмене, должны храниться в течение сроков, предусмотренных документами организации. ЭД должны храниться в электронных архивах. В случае необходимости копии ЭД, заверенные в порядке, установленном для документов на бумажных носителях, могут также храниться на бумажных носителях.

39. Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов и их контролю организации назначают ответственных лиц.

40. Если инструкциями и другими актами организации не предусмотрено иное, ЭД должны храниться в оригинальном виде, т.е. в том виде, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с сохранением всех реквизитов ЭД, включая все заверяющие ЭЦП.

41. Срок хранения ЭД соответствует сроку хранения их бумажных аналогов.

42. Хранение ЭД должно сопровождаться хранением соответствующих журналов учета, сертификатов ключей подписи, уведомлений о доставке ЭД, а также программных и технических средств, обеспечивающих возможность работы с ЭД и ЭЦП.

43. Для сертификатов ключей подписи хранимых ЭД должны быть оформлены и храниться в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи (регистрационные карточки, справки об отзыве и приостановлении действия сертификатов ключей подписи и т.д.).

Проблема, однако, заключается в том, что в отсутствие общероссийской законодательно-нормативной и методической базы в области организации электронных архивов и обеспечения сохранности электронных документов, очень скоро потребуется, помимо перечисления документов и информации, которая должна быть сохранены, также дать и подробное разъяснение, как это можно и нужно делать. Придётся как следует подумать и о том, как сохранять программное обеспечение и оборудование, да ещё и рабочем состоянии – здесь, помимо технических проблем, возможны правовые сложности (связанные, например, с условиями лицензирования программного обеспечения).

Удивил вид документа «справки об отзыве сертификатов» - я такое встречала в парочке давно отмененных нормативных актов Казначейства, выпущенных в 2003-2005 годах, и ещё в нескольких региональных документах. Я бы, на всякий случай, посоветовала авторам нормативного документы выяснить, будет ли кто-либо выдавать такого рода документы. С моей точки зрения, эта информация ненужная – куда лучше создать/получить документ, подтверждающий правильность конкретной проверяемой ЭЦП, а ведение баз данных с информацией о статусе сертификатов оставить на усмотрение соответствующих удостоверяющих центров. При длительном архивном хранении электронных документов я бы рекомендовала опираться на проверку документа при принятии в архив, и дальнейшее защищённое хранение в архиве – вместо того, чтобы пытаться первыми в мире обеспечить возможность перепроверки ЭЦП!

Источник: сайт «Региональное законодательство»
http://www.regionz.ru/index.php?ds=440547