Ведение журнала учета предусмотрено «в электронном и письменном (!) виде» (п.2). Что под этим подразумевается, описано в п.3 Порядка:
«Порядок ведения учета изготовленных экземпляров аудиовизуальных произведений, программ для электронных вычислительных машин (программ для ЭВМ), баз данных и фонограмм» (Утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 января 2010 г. № 2)Какая забота об оформлении бумажной версии документа, - и ни слова о его электронном «собрате»! Странно видеть подобную приверженность к устаревшим технологиям ведомства, главного у нас «по электронному правительству». Использование компьютера в качестве пишущей машинки никак нельзя считать ведением учета в электронном виде.
3. Заполнение Журнала осуществляется лицом, ответственным за учет изготовленных экземпляров, по мере производства продукции, но не реже чем 1 раз в 10 дней.
При этом заполнение таблицы осуществляется в электронной форме, с последующей распечаткой на бумажном носителе. Лист (листы) заверяется подписью лица, ответственного за учет изготовленной продукции, и оттиском круглой печати лицензиата.
Каждый из листов нумеруется в верхнем правом углу арабской цифрой, нумерация листов при этом сохраняется сквозной в течение всего месяца. Один раз в месяц, но не позднее 10 числа каждого месяца, учетные листы за предыдущий месяц брошюруются... Все листы, включая титульный, прошиваются и на последней странице скрепляются оттиском круглой печати лицензиата и подписями лицензиата (руководителя лицензиата - юридического лица) и лица, ответственного за осуществление учета изготовленных экземпляров продукции. После этого указанные листы подшиваются в дело и хранятся у лицензиата в течение всего периода осуществления лицензируемой деятельности.
… хранение Журнала осуществляется лицензиатом по месту осуществления лицензируемого вида деятельности, указанному в лицензии на изготовление экземпляров аудиовизуальных произведений, программ для электронных вычислительных машин (программ для ЭВМ), баз данных и фонограмм… .
Еще более любопытно то, что Порядком установлен условный срок хранения упомянутого журнала, позволяющий уничтожить его сразу же по завершении лицензируемой деятельности - что плохо согласуется со здравым смыслом, поскольку могут возникнуть какие-то споры, и срок давности по исковым требованиям у нас 3 года.
С другой стороны, подобный условный срок хранения может привести и к неоправданно длительному хранению документов. Понятно, что министерские чиновники не смотрят вперед дальше, чем на пять лет, но ведь лицензируемая деятельность может продолжаться и в течение столетий!
Подозреваю, что авторы нормативного документа просто не подумали о возможности такого рода «побочных эффектов». В итоге мы имеем очередной пример того, что решение важного и для коммерческих организаций, и для государства вопроса о сроках хранения пущено на самотек, и в результате неразбериха в отношении хранения документов только усиливается. Специалист предусмотрел бы возможность разбиения журнала на тома и отсчитывал бы 3-5-летний срок хранения с момента последней записи в конкретном томе журнала.
Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=44617
Комментариев нет:
Отправить комментарий