Fontis ORM может использоваться и как услуга по модели SaaS, и как обычное программное приложение, установленное внутри корпоративного периметра. Чтобы начать им пользоваться, достаточно иметь подключение к Интернету.
Как уверяет компания на своём сайте (http://www.fontisinternational.com), это единственное на сегодняшний день на рынке полнофункциональное решение для управления сроками хранения документов на основе веб-технологий, способное решать задачи на корпоративном уровне
Fontis ORM рекламируется как решение, которое, в отличие от большинства решений для менеджмента политики управления документами, основано на технологиях управления контентом, а не на технологиях реляционных баз данных. По мнению авторов продукта, ECM-технологии по сути своей лучше подходят для решения задачи управления классификационными схемами и правовыми данными, и такого рода решения имеют ряд преимуществ перед громоздкими решениями на основе «плоских» (читай Excel) файлов и традиционных клиент-серверных технологий использования баз данных:
- Способны быстро расширяться, охватывая всё больше и больше юрисдикций,
- Автоматизируют доставку данных непосредственно на предприятие,
- Используют схему данных Open XML для категоризации, разметки и распространения классификаторов и нормативных ссылок, относящихся к срокам хранения,
- Дают возможность поставщикам программного обеспечения, клиентам и поставщикам правовой информации интегрироваться с библиотекой нормативных ссылок.
Каждое решение о применении источника требований к сохранению документов (закона, нормативного акта, деловых требований и т.д.) к документам определенного вида становится объектом в системе. Аналогично, каждое окончательное правило по срокам хранения (далее – срок хранения), сформулированное по итогам анализа ряда источников, также становится объектом в системе. Такой подход является ключевым для обеспечения возможности отстоять свои сроки хранения в суде: сроки хранения и правовые источники не просто взаимосвязаны или связаны ссылками. При использовании методологии Fontis. решения по срокам хранения можно обосновывать, документировать, пересматривать, модифицировать и даже отменять - полностью прозрачным и проверяемым образом.
Соответствующие модули позволяют:
- Модуль классификации (Taxonomy Manager): Построить функциональную классификацию важнейших деловых документов:
- Легко создавать и управлять иерархией рубрик,
- Гибкая поддержка уровней и метаданных,
- Поддерживается схема классификации деловой деятельности по ISO 15489,
- При вводе используются контролируемые словари, с возможностью автозавершения,
- Поддержка тезаурусов синонимов и запрещенных терминов,
- Автоматическая нумерация соответствует стандартам MoReq.
- Модуль управления библиотекой нормативных ссылок (Source Library Manager): Приобрести или создать библиотеку законодательных, нормативных и деловых требований:
- Поддержка неограниченного числа юрисдикций
- Разграничение законодательно-нормативных требований, сроков исковой давности и деловых требований,
- Нормализованный ввод источников, с ясной идентификацией ключевых положений,
- Хранение полного текста цитат, административных и/или вспомогательных требований
- Поиск с возможностью фильтрации.
- Модуль «привязки» нормативных ссылок (Source Mapper): Связать требования по срокам хранения с видами документов в системе классификации:
- Обоснование (причина) привязки правового источника к определенному виду документа сохраняется в системе как отдельный объект,
- Поддерживаются тематические обсуждения и workflow-процесс утверждения срока хранения,
- Поддержка установление связей правового источника либо вида документов с группой соответственно видов документов или правовых источников,
- Сохранение в журнале аудита всей истории принятия и пересмотра решений,
- Прозрачность для заинтересованных сторон.
- Модуль управления правилами (Rules Manager): Провести анализ требований, и сформулировать правила по срокам хранения для каждого вида документов:
- Использование «привязанных» правовых источников для обоснования правил по срокам хранения,
- Поддержка глобальных, региональных и местных сроков хранения,
- Сохранение причин для создания правила по срокам хранения в качестве отдельных объектов системы,
- Поддерживаются тематические обсуждения и workflow-процесс утверждения срока хранения,
- Сохранение в журнале аудита всей истории принятия и пересмотра решений,
- Прозрачность для заинтересованных сторон и использующих сроки хранения программных приложений.
Мой комментарий: Предвижу вопрос: «А нам-то зачем всё это нужно? У нас есть Перечни, выпускаемые Росархивом, разве этого недостаточно?». Да, недостаточно. Действующие перечни значительно устарели, и, кроме того, они частично противоречат действующим законодательно-нормативным актам, которые, согласно нашему законодательству, имеют перед перечнями преимущество. Во многих случая слепое доверие перечням сопряжено с рисками для деловой деятельности: как с риском неисполнения законодательно-правовых требований, так и с риском исполнения неоправданно обременительных требований перечня. Есть и другие причины интереса к подобному программному обеспечению:
- многие организации работают в нескольких юрисдикциях, и им необходимо оптимизировать хранение документов с учётом различий в требованиях,
- не так уж редки случаи, когда документы одновременно подпадают под действие нескольких законодательно-нормативных и иных требований,
- порой приходится устанавливать сроки хранения для видов документов, не упомянутых законодательство и перечнями,
- наконец, работа по установлению и актуализации сроков хранения, и по подготовке соответствующих объяснений в случае споров и расследований контролирующими органами пока что у нас в стране практически не автоматизирована.
Всем доброго
ОтветитьУдалитьК сожалению мой комментарий "немного" опоздал, но лучше поздно чем никогда
Данный продукт нет никаких проблем использовать его для русского языка. Более того Fontis ORM поддерживает переводы для каждой рубрики в классификации и для каждого правила.
По сути это очень сильно упростит жизнь для крупных компаний в которых работа проходит в разных юрисдикциях носителями разных языков.
И касательно Росархива. Почти без усилий можно перечни загрузить в систему пользуясь встроенным импортом. Так что у вас будет возможность всегда под рукой иметь и перечни и локальные нормативные акты и вы сможете гораздо упростить себе работу по выработке правил хранения документов.
С уважением