четверг, 11 марта 2010 г.

Опыт автоматизации создания перечней документов с указанием сроков хранения

Зарегистрированная в США небольшая фирма Fontis International рекламирует любопытный продукт Fontis Open Retention Manager (Fontis-ORM - Открытый менеджер перечней) – инструмент для создания собственных перечней документов с указанием сроков хранения.

Fontis ORM может использоваться и как услуга по модели SaaS, и как обычное программное приложение, установленное внутри корпоративного периметра. Чтобы начать им пользоваться, достаточно иметь подключение к Интернету.

Как уверяет компания на своём сайте (http://www.fontisinternational.com),  это единственное на сегодняшний день на рынке полнофункциональное решение для управления сроками хранения документов на основе веб-технологий, способное решать задачи на корпоративном уровне

Fontis ORM рекламируется как решение, которое, в отличие от большинства решений для менеджмента политики управления документами, основано на технологиях управления контентом, а не на технологиях реляционных баз данных. По мнению авторов продукта, ECM-технологии по сути своей лучше подходят для решения задачи управления классификационными схемами и правовыми данными, и такого рода решения имеют ряд преимуществ перед громоздкими решениями на основе «плоских» (читай Excel) файлов и традиционных клиент-серверных технологий использования баз данных:
  • Способны быстро расширяться, охватывая всё больше и больше юрисдикций,
  • Автоматизируют доставку данных непосредственно на предприятие,
  • Используют схему данных Open XML для категоризации, разметки и распространения классификаторов и нормативных ссылок, относящихся к срокам хранения,
  • Дают возможность поставщикам программного обеспечения, клиентам и поставщикам правовой информации интегрироваться с библиотекой нормативных ссылок.
Программное обеспечение Fontis ORM поддерживает разработанную компанией четырёхэтапную методологию разработки и внедрения защитимой в суде программы сохранения документов, которая во многом совпадает той, что предлагается в стандартах ISO 15489 и DIRKS (этапы B и C) – но более устойчива.

Каждое решение о применении источника требований к сохранению документов (закона, нормативного акта, деловых требований и т.д.) к документам определенного вида становится объектом в системе. Аналогично, каждое окончательное правило по срокам хранения (далее – срок хранения), сформулированное по итогам анализа ряда источников, также становится объектом в системе. Такой подход является ключевым для обеспечения возможности отстоять свои сроки хранения в суде: сроки хранения и правовые источники не просто взаимосвязаны или связаны ссылками. При использовании методологии Fontis. решения по срокам хранения можно обосновывать, документировать, пересматривать, модифицировать и даже отменять - полностью прозрачным и проверяемым образом.

Соответствующие модули позволяют:
  • Модуль классификации (Taxonomy Manager): Построить функциональную классификацию важнейших деловых документов:
    • Легко создавать и управлять иерархией рубрик,
    • Гибкая поддержка уровней и метаданных,
    • Поддерживается схема классификации деловой деятельности по ISO 15489,
    • При вводе используются контролируемые словари, с возможностью автозавершения,
    • Поддержка тезаурусов синонимов и запрещенных терминов,
    • Автоматическая нумерация соответствует стандартам MoReq.
  • Модуль управления библиотекой нормативных ссылок (Source Library Manager): Приобрести или создать библиотеку законодательных, нормативных и деловых требований:
    • Поддержка неограниченного числа юрисдикций
    • Разграничение законодательно-нормативных требований, сроков исковой давности и деловых требований,
    • Нормализованный ввод источников, с ясной идентификацией ключевых положений,
    • Хранение полного текста цитат, административных и/или вспомогательных требований
    • Поиск с возможностью фильтрации.
  • Модуль «привязки» нормативных ссылок (Source Mapper): Связать требования по срокам хранения с видами документов в системе классификации:
    • Обоснование (причина) привязки правового источника к определенному виду документа сохраняется в системе как отдельный объект,
    • Поддерживаются тематические обсуждения и workflow-процесс утверждения срока хранения,
    • Поддержка установление связей правового источника либо вида документов с группой соответственно видов документов или правовых источников,
    • Сохранение в журнале аудита всей истории принятия и пересмотра решений,
    • Прозрачность для заинтересованных сторон.
  • Модуль управления правилами (Rules Manager): Провести анализ требований, и сформулировать правила по срокам хранения для каждого вида документов:
    • Использование «привязанных» правовых источников для обоснования правил по срокам хранения,
    • Поддержка глобальных, региональных и местных сроков хранения,
    • Сохранение причин для создания правила по срокам хранения в качестве отдельных объектов системы,
    • Поддерживаются тематические обсуждения и workflow-процесс утверждения срока хранения,
    • Сохранение в журнале аудита всей истории принятия и пересмотра решений,
    • Прозрачность для заинтересованных сторон и использующих сроки хранения программных приложений.
Источник: Fontis International http://www.fontisinternational.com/  

Мой комментарий:  Предвижу вопрос: «А нам-то зачем всё это нужно? У нас есть Перечни, выпускаемые Росархивом, разве этого недостаточно?». Да, недостаточно. Действующие перечни значительно устарели, и, кроме того, они частично противоречат действующим законодательно-нормативным актам, которые, согласно нашему законодательству, имеют перед перечнями преимущество. Во многих случая слепое доверие перечням сопряжено с рисками для деловой деятельности: как с риском неисполнения законодательно-правовых требований, так и с риском исполнения неоправданно обременительных требований перечня. Есть и другие причины интереса к подобному программному обеспечению:
  • многие организации работают в нескольких юрисдикциях, и им необходимо оптимизировать хранение документов с учётом различий в требованиях,
  • не так уж редки случаи, когда документы одновременно подпадают под действие нескольких законодательно-нормативных и иных требований,
  • порой приходится устанавливать сроки хранения для видов документов, не упомянутых законодательство и перечнями,
  • наконец, работа по установлению и актуализации сроков хранения, и по подготовке соответствующих объяснений в случае споров и расследований контролирующими органами пока что у нас в стране практически не автоматизирована.
Насколько бы упростилась работа по созданию, скажем, отраслевых перечней, в которой мне довелось участвовать, если бы у нас было подобное программное обеспечение!

2 комментария:

  1. Всем доброго
    К сожалению мой комментарий "немного" опоздал, но лучше поздно чем никогда

    Данный продукт нет никаких проблем использовать его для русского языка. Более того Fontis ORM поддерживает переводы для каждой рубрики в классификации и для каждого правила.

    По сути это очень сильно упростит жизнь для крупных компаний в которых работа проходит в разных юрисдикциях носителями разных языков.

    И касательно Росархива. Почти без усилий можно перечни загрузить в систему пользуясь встроенным импортом. Так что у вас будет возможность всегда под рукой иметь и перечни и локальные нормативные акты и вы сможете гораздо упростить себе работу по выработке правил хранения документов.

    С уважением

    ОтветитьУдалить