Реформа управления документами в США: Критическое мнение одного специалиста

24 августа 2012 года Архивист США Дэвид Ферьеро (David Ferriero) опубликовал на своем блоге заметку под название «Управление документами «с хребтом»» (Records Management with a Backbone, http://blogs.archives.gov/aotus/?p=4396 ), в которой в общих чертах рассказал о недавно выпущенной Национальными Архивами Директиве по управлению документами (о ней см. http://rusrim.blogspot.com/2012/08/i_27.html и http://rusrim.blogspot.com/2012/09/2019.html ).
Свой комментарий к этому посту написал достаточно известный американский специалист, вице-президент по управлению документами Корпорации по экономическому развитию Нью-Йорка Фред Гревин (Fred Grevin), и его мнение прозвучало диссонансом в общем позитивно-одобрительном хоре. Вот что он сказал:

Как мне кажется, формулировка раздела 1.1 части I Директивы «К 2019 году федеральные органы исполнительной власти будут управлять всеми электронными документами постоянного срока хранения в электронном формате» чревата неприятностями, особенно с учетом значительного сокращения финансирования программы государственного электронного архива ERA, и общую нехватку реализма в вопросах обеспечения сохранности электронных материалов в течение очень, очень длительного времени (в отличие от сохранения для следующего поколения людей).

В раздел A3.1 части II говорится: «К 31 декабря 2013 года Национальные архивы совместно с другими заинтересованными сторонами должны разработать полномасштабный план, описывающий подходящие методы автоматизированного управления электронной почтой, документами в социальных сетях и другими видами электронной документированной информации, в т.ч. передовые технологии поиска». А разве Управление прикладных исследований (Office of Applied Research, http://www.archives.gov/applied-research/ ) ещё этого не сделало?

Раздел A5 части II, по-видимому, подразумевает, что Национальные Архивы будут управлять документами в облаке совместно с государственными органами. Система совместного контроля и управления может оказаться «хрупкой» и уязвимой к возможным распрям между сторонами. Так ли воспринимают данное положение другие коллеги?

Я также не уверен в мудрости раздела C2 части II, в котором говорится об увеличении «...количества серий документов постоянного срока хранения в типовых перечнях [General Records Schedules, GRS], чтобы уменьшить нагрузку на государственные органы в области экспертизы ценности и установления сроков хранения». Мне кажется, что таким образом мы меняем старую проблему (бремени, связанного с экспертизой ценности и установлением сроков хранения) на новую: придётся сохранять больше документов постоянного срока хранения. И что ещё хуже, они будут электронными.

Фредерик Гревин (Frederic J. Grevin)
28 августа 2012 года

Фреду ответил высокопоставленный руководитель Национальных Архивов, директор программ современного управления документами и директор по управлению документами в федеральном правительстве (Chief Records Officer) Пол Вестер (Paul Wester):

Спасибо за Ваши комментарии и за интерес к президентской Директиве. Нас, сотрудников Национальных Архивов, воодушевляет возможность переосмыслить управление документами в федеральном правительстве с учетом реалий 21-го века.

Что касается поднятых Вами конкретных вопросов:

Программа ERA перешла в стадию промышленной эксплуатации, и мы вместе с нашим новым подрядчиком прилагаем усилия для поддержания её в рабочем состоянии и для выполнения доработок и исправлений, которые позволят системе удовлетворять существующие и новые потребности. Наличие долгосрочной цели в 2019 году даст нам время для того, чтобы обеспечить способность системы ERA и наших информационных систем, поддерживающих документы, в полной мере справиться с этой задачей. С выходом новой Директивы Национальные Архивы и остальные федеральные органы исполнительной власти будут тесно сотрудничать в разработке решений для эффективного управления документами. Мы ожидаем, что органы власти разработают планы, предусматривающие совершенствование их процессов таким образом, чтобы поощрялось использование устойчивых форматов для их документации.

Хотя Управление прикладных исследований уже проделало значительную работу в этой области, мы хотим дополнительно поработать вместе с государственными органами над этим вопросом, чтобы выявить иные факторы, мешающие широкому внедрению и реализации существующих планов.

Вы подняли хорошие вопросы в отношении облачных услуг. Национальные Архивы и их партнеры среди государственных органов будут решать их путем проведение предписанного Директивой анализа возможности использования облачных технологий.

Увеличение числа серий документов постоянного срока хранения в типовых перечнях (GRS) позволит, как вы заметили, уменьшить связанную с установлением сроков хранения нагрузку на органы государственной власти, которые смогут затем воспользоваться нашей программой проведения предварительного (опережающего) приёма документов, чтобы уже не беспокоиться о проблемах обеспечения долговременной сохранности документов.

Еще раз спасибо за Ваши комментарии и интерес!

Пол Вестер (Paul Wester),
Директор по управлению документами в федеральном правительстве
30 августа 2012 года

Этот ответ не совсем удовлетворил Фреда Гревина, и он написал ещё один комментарий следующего содержания:

Во-первых, г-н Вестер заявляет, что «Программа ERA перешла в стадию промышленной эксплуатации, и мы вместе с нашим новым подрядчиком прилагаем усилия для поддержания её в рабочем состоянии и для выполнения доработок и исправлений, которые позволят системе удовлетворять существующие и новые потребности. Наличие долгосрочной цели в 2019 году даст нам время для того, чтобы обеспечить способность системы ERA и наших информационных систем, поддерживающих документы, в полной мере справиться с этой задачей».

Таким образом, даже не начинается решение вопросов, связанных с заменой системы на протяжении очень длительного периода времени: Документы постоянного срока хранения никуда не исчезнут в 2020 году, и, в условиях нынешней политической среды, когда единственно хорошим правительством считается отсутствие правительства или, в лучшем случае, «небольшое правительство» (что бы это ни означало), крайне маловероятной политическая поддержка, необходимая для получения финансирования совершенно новой системы. И даже к тому, что в переходный период будет выделено финансирование на поддержку системы « ... в рабочем состоянии и для выполнения доработок и исправлений», я отношусь скептически.

Во-вторых, Вестер говорит: «Мы ожидаем, что органы власти разработают планы, предусматривающие совершенствование их процессов таким образом, чтобы поощрялось использование устойчивых форматов для их документации». Весьма спорно, способны ли вообще взятые в целом федеральные органы власти разработать такие планы; способны ли они при их разработке уложиться в ограниченные сроки, установленные президентской Директивой, а также могут ли они выполнить эту работу без дополнительного финансирования. Здесь слишком много «если».

В-третьих, Вестер утверждает: «Хотя Управление прикладных исследований уже проделало значительную работу в этой области, мы хотим дополнительно поработать вместе с государственными органами над этим вопросом, чтобы выявить иные факторы, мешающие широкому внедрению и реализации существующих планов». Подобные слова подразумевают, что Управление не сделало эту работу (оно, помимо прочего, имеет давние связи с Научно-исследовательской лабораторией Армии США), и не способно её выполнить. Но какая ещё группа в Национальных Архивах достаточно компетентна, чтобы управлять таким проектом, если не Управление прикладных исследований? Почему не развивать то, что уже есть, вместо того, чтобы ломать?

В-четвертых, на мой вопрос о совместном контроле над документами в облаке Вестер ответил так: «Национальные Архивы и их партнеры среди государственных органов будут решать их путем проведение предписанного Директивой анализа возможности использования облачных технологий». Неужели Национальные Архивы не слышали о других исследованиях такого рода, - например, об опубликованном в 2012 году Департаментом информационных ресурсов Техаса отчете «Пилотный проект облачных вычислений штата Техас: Извлеченные уроки» (Pilot Texas Cloud Offering: Lessons learned, http://www.dir.texas.gov/SiteCollectionDocuments/Texas.gov/ptco.pdf ), а также о внедрении системы фирмы Tessella Национальными Архивами Великобритании? (см. http://www.tessella.com/2011/04/press-release-the-national-archives-and-tessella-win-queens-award-for-enterprise/ ).

Наконец, утверждение о том, что «Увеличение числа серий документов постоянного срока хранения в типовых перечнях (GRS) позволит, как вы заметили, уменьшить связанную с установлением сроков хранения нагрузку на органы государственной власти, которые смогут затем воспользоваться нашей программой проведения предварительного (опережающего) приёма документов, чтобы уже не беспокоиться о проблемах обеспечения долговременной сохранности документов» не учитывает проблемы, возникающие вследствие увеличения бремени, связанного с ростом количества и объема документов постоянного срока хранения. Как человек, который одно время был археологом, я приветствую такое намерение. Как специалист по управлению документами и информацией, которому приходится иметь дело с реальностью (ресурсов мало и становится всё меньше, бюджеты с каждым годом урезаются, пользователи не горят желанием предоставлять достаточное количество метаданных, и многое другое), я считаю, что этот подход не опирается на понимание реального положения дел.

Тем не менее, я надеюсь, что мой скепсис окажется ошибочным, и желаю Национальным Архивам успехов в их реформах практики управления документами и архивного дела.

Фредерик Гревин (Frederic J. Grevin)
grevinf@earthlink.net
4 сентября 2012 года

Источник: блог Архивиста США на сайте Национальных Архивов
http://blogs.archives.gov/aotus/?p=4396