Росархив о планировании работ с архивными документами архивных учреждений Российской Федерации на 2012 год

Росархив разослал руководителям федеральных архивных учреждений и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела информационное письмо от 6 сентября 2011 г. № 4/1784-А «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2012 г. и их отчетности за 2011 г.»

Меня, прежде всего, интересовало, что Росархив рекомендует включить в планы работы на 2012 год по части электронный документов. Вот что получилось:

В сфере комплектования:

• Продолжение работы по организации внедрения … «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденных приказом Минкультуры России от 25.08.2011 (такая дата стоит в тексте письма, размещенном на сайте Росархива – Н.Х.) № 558, с учетом результатов мониторинга его внедрения в федеральных органах исполнительной власти, проведенного в 2011 г. (который Высшим арбитражным судом признан не вступившим в силу, см. http://rusrim.blogspot.com/2011/09/2010.html - Н.Х.) ;
  
  
• Оказание методической помощи в организации хранения, учета и использования электронных документов, образовавшихся в деятельности организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов;

В сфере организационного, научно-методического и информационного обеспечения:

• Продолжение внедрения в практику работы административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг в области архивного дела, проведение работ по переводу в электронную форму;

Помимо этого, Росархив просил архивные учреждения и органы в своих годовых отчетах «по возможности более подробно отразить»:

• Работу по оцифровке описей (не только сканирование, но и внесение информации в поля БД), указав количество внесенных в ПК «Архивный фонд» заголовков фондов, описей, единиц хранения, документов, и их процент от общего числа имеющихся в архиве фондов, описей, единиц хранения;
  
  
• Работу по сканированию архивных документов, указав, помимо объемов (нарастающим итогом и за год), видовой состав документов, количество и модели используемого оборудования, применяемые технологии, в том числе практику оцифровки микроформ; технические характеристики: разрешение при сканировании, цветность, используемые форматы хранения (tiff; jpg и т.п.), объемы (абсолютные цифры - количество дел и Мб) уже имеющейся цифровой информации; используемые носители для хранения информации;
  
  
• Степень внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в деятельность уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, а также федеральных, государственных и муниципальных архивов (количество персональных компьютеров и серверов, в том числе объединенных в локальную сеть, имеющих доступ в Интернет, используемое программное обеспечение, в том числе номер версии ПК «Архивный фонд»), а также наличие IT-специалистов;
  
  
• Степень готовности к приёму электронных документов на постоянное хранение и оказание государственных услуг в электронном виде, наличие подключения к системе СМЭВ.

Мой комментарий: Это, конечно, здорово, что Росархив рекомендует включать в планы работ оказание методической помощи в хранении электронных документов. Только мне кажется, что такого рода методическую помощь в первую очередь нужно было бы оказать самим архивным учреждениям: чтобы кому-то помогать, им самим нужно обладать необходимыми знаниями и квалификацией.

На мой взгляд, большое значение имеет выбор критериев для оценки степень готовности архивов к приему электронных документов – Росархив об этом ничего не сказал. Я бы предложила использовать следующие показатели:

• Наличие законодательно-нормативной базы, регламентирующей организацию длительного хранения электронных документов;
  
  
• Наличие методической базы по организации данной работы;
  
  
• Наличие специалистов, имеющих необходимые компетенции и навыки для обеспечения длительной сохранности электронных документов;
  
  
• Наличие необходимого технического и программного обеспечения;
  
  
• Наличие достаточного и стабильного финансирования деятельности электронных архивов;
  
  
• Создание специальных структурных подразделений, а лучше - самостоятельных архивных учреждений для архивного хранения электронных документов.

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/documents/letter060911.shtml