Всё должно строиться на анализе рисков
Стандарт управления электронными документами (Standard on digital recordkeeping, - текст стандарта, изданного в 2008 году, доступен по адресу http://www.records.nsw.gov.au/recordkeeping/documents/recordkeeping-standards/Standard%20No%20%2010%20-%20Digital%20recordkeeping.pdf - Н.Х.) для улучшения управления документами в деловых системах использует подход, основанный на анализе риска. В нем говорится, что в областях, идентифицированных как области высокого риска, или же в отношении тех аспектов Вашей деловой деятельности, которые действительно необходимо поддерживать хорошими, проверяемыми документами, Вам следует убедиться, что Ваши деловые системы также способны выполнять функции документных систем. Именно об этом шёл разговор в течение всего семинара. Как это сделать, как объяснить, и что это означает для организаций?
Это очень, очень большая проблема
Мы обсуждали вопросы, связанные с масштабом проблемы. Деловые системы множатся, поскольку их начинают повседневно использовать в самых различных направлениях деловой деятельности. Облачные технологии и технологии на основе «веб 2.0» , - такие, как Google Docs, вики и другие средства для коллективной работы, - часто великолепно подходят для рабочих процессов, однако имеют минимальные встроенные возможности для управления документами. Одним из способов решения этой проблемы, вероятно, является оценка приоритетов, основанная на уровне риска и деловых потребностей,
Трудно объяснить, в чем суть проблемы и что необходимо сделать
Несколько участников рассказали о проблеме с донесением своей обеспокоенности до владельцев систем и ИТ-персонала. Люди начинали прислушиваться лишь после существенных провалов.
Другие участники, однако, отметили, что поддержка со стороны высшего руководства очень помогает им проводить обследования и оценки в масштабах организации, и начать работу по устранению выявленных проблем. По их мнению, такой уровень одобрения и поддержки часто оказывается решающим фактором успеха.
Ряд коллег сообщил, что «неторопливый и настойчивый» подход, при котором с владельцами систем идёт разговор «один на один», когда стороны садятся и обговаривают, какие процессы могут быть улучшены, и что могло бы лучше сработать в условиях конкретной деловой деятельности, - он отнимает очень много времени, но при этом также очень успешен.
Оборотной стороной такого уровня взаимодействия, однако, является потенциальная возможность возникновения проблем в будущем. Несколько участников семинара сумели добиться того, что их привлекли к участию в процессе приобретения деловой системы, что открывает фантастические возможности для встраивания в неё с самого начала функций для управления документами, но этот уровень взаимодействия отнимает очень много времени.
Организационные изменения
Было отмечено, что многочисленные недавние организационные изменения в государственном управлении оказывают существенное воздействие на деловые системы. Эти системы приходится или делить, или объединять их компоненты с другими деловыми системами, - и ряд участников семинара очень хотел получить более основательные рекомендации по управлению документами и его совершенствованию в ходе подобных процессов.
Практичные технические рекомендации
Участники семинара также сказали, что им нужны дополнительные практичные технические рекомендации. Они просили дать дополнительные примеры определения того, что на самом деле является документами в среде баз данных. Люди также хотели бы получить короткие, простые формулировки требований к управлению документами, которые можно было добавлять в технические задания и в конкурсную документацию. Они также хотели услышать ясные, простые идеи по поводу того, каким образом деловые системы могли бы удовлетворить требованиям к управлению документами.
Поставщикам не обязательно верить на слово
Одна из коллег рассказала, как она участвовала в процессе создания новой деловой системы, по ходу которого поставщик очень убедительно доказывал, что его система способна удовлетворить всем установленным требованиям к управлению документами. Её эти слова не убедили, и в конечном итоге она смогла уговорить владельцев системы на создание канала взаимодействия между деловой системой и корпоративной документной системой - просто на всякий случай. И хорошо, что ей это удалось, потому что уже через несколько часов после запуска системы стало очевидно, что деловая система не в состоянии документировать выполняемые ею операции.
(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2011/09/iii.html )
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/records-risks-business-systems-and-government-information/
Комментариев нет:
Отправить комментарий