Совет по архивному делу, часть III: Нормативная и методическая поддержка работы с электронными документами

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2011/09/ii_27.html )

В докладе заместителя руководителя Росархива Олега Владимировича Наумова об информатизация архивного дела в Российской Федерации, с которым он выступил 15 сентября 2011 года на заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, был освещен вопрос об участии Росархива в развитии систем электронного документооборота (СЭД), системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Развитие электронного документооборота в нашей стране планируется поддержать:

• Разработкой рекомендаций и согласованием перечней документов федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ), создаваемых в электронном виде при организации внутренней деятельности. По состоянию на 15 сентября 2011 года Росархив согласовал подобные перечни 43 федеральных органов власти;
  
  
• Осуществлением мониторинга перехода ФОИВ на безбумажный документооборот;
  
  
• Определением требований к информационным системам СЭД ФОИВ, учитывающих необходимость обработки данных ограниченного распространения. Отмечу, что согласно «Плану мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» (утв. Распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2011 г. № 176-р) этот документ должен был быть разработан Минкомсвязи ещё в апреле 2011 г., и соисполнителем данной работы является Росархив;
  
  
• Внесение изменений в «Правила делопроизводства в ФОИВ»;
  
  
• Методическое обеспечение внедрения и функционирования ведомственных СЭД, а также системы МЭДО.

По поводу требований к СЭД в докладе было сказано следующее:

Из доклада заместителя руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумова на VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве:

«Минкомсвязи завершило подготовку «Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих, в том числе, необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен». Но это рамочный документ, своеобразный «скелет», на который еще только предстоит «нарастить мясо» в виде методических рекомендаций, описывающих порядок работы с электронными документами в ведомстве, начиная с текущего делопроизводства и заканчивая порядком передачи электронных документов на постоянное хранение.

Поэтому мы ставим перед собой задачу организации проведения соответствующих НИР по разработке пакета нормативно-методических документов, охватывающих различные, в том числе вышеупомянутые, стороны работы с электронными документами и электронными образами документов.»

Под методическим обеспечением внедрения и функционирования СЭД и МЭДО Росархив в настоящее время понимает:

• Разработку проектов нормативных и методических документов, стандартов и форматов в области работы с электронными документами, электронными образами (копиями) документов, электронными сообщениями (в системах СЭД и МЭДО), создания страховых фондов и фондов пользования на основе применения цифровых технологий;
  
  
• Определение архивных форматов электронных документов для целей долговременного и постоянного хранения;
  
  
• Разработку правил работы с электронными документами в текущем делопроизводстве ФОИВ.

Про электронные документы в докладе было сказано не очень много, но интересно отметить, что руководство Росархива является сторонником идеи единой СЭД для госорганов на основе облачных технологий:

Из доклада заместителя руководителя Федерального архивного агентства О.В.Наумова на VII заседании Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве:

«Одновременно нам всем следует готовиться к приёму на хранение электронных документов. Касаясь этой проблемы, необходимо отметить, что в настоящий момент правовая и нормативно-методическая основа для этого явно недостаточна. Так, предстоит определиться с форматами электронных файлов, порядком работы с электронными документами в ведомствах и порядком приема электронных документов на постоянное хранение.

Проблема усложняется тем, что далеко не все ФОИВ имеют ведомственные системы электронного документооборота, а те, которые имеют, применяют разнотипное программное обеспечение. Поэтому СЭД значительно различаются между собой, а подчас, вообще несовместимы друг с другом. Возможным выходом, способствующим внедрению единых стандартов и существенной экономии средств, видится создание централизованной системы электронного документооборота по "облачной" технологии SaaS ("программное обеспечение как услуга") с последующим подключением к ней федеральных и региональных органов исполнительной власти и муниципалитетов, не имеющих собственных систем электронного документооборота надлежащего качества.

В то же время уже активно осуществляется массовое создание цифровых образов документов, и поэтому необходимы отраслевые стандарты, правила создания, хранения, учета, описания и использования цифровых копий. Иначе в дальнейшем мы встанем перед проблемой приведения всего массива образов к единому знаменателю, а в каких-то случаях, даже к необходимости повторного сканирования документов.

Много непонятного с вопросом об электронной подписи. Единое пространство цифровых подписей пока еще не создано. Достаточно сказать, что сегодня только в системе СМЭВ применяются пять типов подписей, в системе МЭДО – свой тип подписи, да и в ведомственных СЭД используется несколько различных типов подписей.»

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2011/10/iv.html )