Вот что значить две недели быть оторванным от информационного общества (командировки!), - можно проморгать что-то интересное, например, «Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения», разработанные ВНИДАД, согласованные ЦЭПК при Росархиве и опубликованные на сайте Федерального архивного агентства 16 сентября 2011 года (см. http://archives.ru/documents/rekomend_perechen_foiv.shtml ).
Общие положения
Учитывая, что разработка ведомственных Перечней в федеральных органах исполнительной власти сейчас застопорилась (в приложении №1 приведен список ведомственных перечней, и самым «свежим» в нем является Перечень документов органов Прокуратуры РФ 2008 года), - появление любых методических рекомендаций в этой области воспринимается как серьезный прогресс, поскольку таких документов очень не хватает.
С другой стороны, при чтении «Методических рекомендаций» меня не покидала мысль о том, что разработка перечней собственными силами ведомств – дело трудновыполнимое, и не случайно, что в самих рекомендациях предусмотрена возможность привлечь к работе организацию-подрядчика, которая сделает это за деньги:
В тоже время порадовало прозвучавшее в п.1.2 признание роли законов и нормативных документов:
Есть вопросы и к рекомендованной процедуре организации работы. Скажем, то, что нужно создавать специальную рабочую группу, понятно. Но включать в неё только специалистов ДОУ и технических работников, на мой взгляд, неправильно.
По сути дела, речь идёт о формировании экспертной комиссии, но только не из «больших начальников», а из тех сотрудников, кто реально разбирается в составе документов и в их роли в деятельности организации. Ну а если в организации уже есть реально действующая ЭК, то логично, чтобы она и взяла на себя руководство созданием перечня.
Совет ведомствам набрать в рабочую группу высококвалифицированных специалистов ДОУ и архива можно считать не более чем «добрым напутствием», - хороших специалистов, в организациях, как правило, много не бывает, их можно пересчитать по пальцам. Кроме того, они не страдают от недостатка оперативной работы, и отвлечь их на длительное время ради создания перечня, без которого жить все-таки можно, проблематично.
Этапы разработки Перечня описаны весьма подробно. Фактически речь идёт об основательной научно-исследовательской работе, которую должны будут провести специалисты ДОУ ведомства – но когда? Где найти эти, по оценкам ВНИИДАД, 150 человеко-дней?
Некоторые «рекомендации», на мой взгляд, спорны, и при этом высказаны неприемлемым командным тоном:
Хватает в документе и мелочных императивных указаний по форматированию текста и по структуре перечня.
С моей точки зрения, рекомендации выиграли бы, если бы в них были в явной форме включены советы, позволяющие существенно ускорить работу и сделать её по-современному. Я бы, например, не рекомендовала тратить время на выявление всех тысяч видов документов, встречающихся в делопроизводстве ведомства. Вполне достаточно выделять группы документов, выполняющих одну функцию и имеющих один срок хранения.
Сам перечень я бы рекомендовала составлять не только в электронном виде, но и таким образом, чтобы по нему было удобно вести поиск. Безобразную практику создания текста в простом текстовом формате и форматирования его с помощью пробелов и спецсимволов пора сдать туда, куда весь мир отправил её лет 10-15 тому назад – на свалку истории.
(Окончание следует)
Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/documents/rekomend_perechen_foiv.shtml
Общие положения
Учитывая, что разработка ведомственных Перечней в федеральных органах исполнительной власти сейчас застопорилась (в приложении №1 приведен список ведомственных перечней, и самым «свежим» в нем является Перечень документов органов Прокуратуры РФ 2008 года), - появление любых методических рекомендаций в этой области воспринимается как серьезный прогресс, поскольку таких документов очень не хватает.
С другой стороны, при чтении «Методических рекомендаций» меня не покидала мысль о том, что разработка перечней собственными силами ведомств – дело трудновыполнимое, и не случайно, что в самих рекомендациях предусмотрена возможность привлечь к работе организацию-подрядчика, которая сделает это за деньги:
2.1.1. … Подготовка перечней может осуществляться и путём привлечения по договору других организаций. При этом специалисты ведомства привлекаются для консультаций.Преамбула документа показала, что коллеги из ВНИИДАД всё ещё не совсем готовы увидеть мир таким, каков он сейчас есть:
Для справки: На сайте ВНИИДАД опубликованы «Ориентировочные нормативы на выполнение консультационных услуг по направлению документоведения», в котором разработка силами сотрудников ВНИИДАД «Перечня документов организации с указанием сроков хранения» в 500 статей оценивается в 150 человеко-дней и в 1 миллион рублей.
1.1. …Центральное место в составе нормативных и методических документов по определению сроков хранения документов занимают перечни документов с указанием сроков хранения.Ведомственные перечни документов, как ведомственные нормативные документы, занимают, согласно закону об архивном деле, второе по значимости место – после законов, указов и распоряжений Президента и Постановлений Правительства, а также нормативных документов других ведомств, принятых в сфере их компетенции. Это место вполне почётное, но центральным назвать его можно только с большой натяжкой.
В тоже время порадовало прозвучавшее в п.1.2 признание роли законов и нормативных документов:
1.2. Разработка перечней документов с указанием сроков хранения осуществляется на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность государственных органов, организаций и содержащих, как общие положения в области управления, так и положения по осуществлению определенных функций федеральных органов исполнительной власти, а также конкретных организаций.Организация работы по созданию перечней
Есть вопросы и к рекомендованной процедуре организации работы. Скажем, то, что нужно создавать специальную рабочую группу, понятно. Но включать в неё только специалистов ДОУ и технических работников, на мой взгляд, неправильно.
2.1.1. Для подготовки перечня документов ведомства должна быть создана рабочая группа, включающая специалистов в области работы с документами (ДОУ и архива) высокой квалификации и технических работников. Создание группы оформляется приказом.По моему мнению, в такой группе найдётся работа для юристов, специалистов деловых подразделений, специалистов в области информационной безопасности, представителей кадровой службы и т.д. Без их участия очень легко допустить ошибки, которые впоследствии могут очень больно ударить по интересам организации.
По сути дела, речь идёт о формировании экспертной комиссии, но только не из «больших начальников», а из тех сотрудников, кто реально разбирается в составе документов и в их роли в деятельности организации. Ну а если в организации уже есть реально действующая ЭК, то логично, чтобы она и взяла на себя руководство созданием перечня.
Совет ведомствам набрать в рабочую группу высококвалифицированных специалистов ДОУ и архива можно считать не более чем «добрым напутствием», - хороших специалистов, в организациях, как правило, много не бывает, их можно пересчитать по пальцам. Кроме того, они не страдают от недостатка оперативной работы, и отвлечь их на длительное время ради создания перечня, без которого жить все-таки можно, проблематично.
Этапы разработки Перечня описаны весьма подробно. Фактически речь идёт об основательной научно-исследовательской работе, которую должны будут провести специалисты ДОУ ведомства – но когда? Где найти эти, по оценкам ВНИИДАД, 150 человеко-дней?
Некоторые «рекомендации», на мой взгляд, спорны, и при этом высказаны неприемлемым командным тоном:
2.2.1. ...Схема перечня документов должна быть не более двух уровней: раздел и подраздел.Я считаю, что схема перечня должна быть удобна для использования его ведомством, а не для того, чтобы радовать глаз теоретиков. Лишние уровни плодить незачем, но и искусственно ограничивать их число неразумно.
2.4.2. Заголовки видов документов в перечне должны быть предельно краткими и понятными.Мне кажется, что заголовки видов документов должны быть предельно понятными для специалистов ДОУ, составляющих номенклатуры дел, и уже по возможности – краткими. Задача экономии байтов в перечне не является актуальной.
Хватает в документе и мелочных императивных указаний по форматированию текста и по структуре перечня.
С моей точки зрения, рекомендации выиграли бы, если бы в них были в явной форме включены советы, позволяющие существенно ускорить работу и сделать её по-современному. Я бы, например, не рекомендовала тратить время на выявление всех тысяч видов документов, встречающихся в делопроизводстве ведомства. Вполне достаточно выделять группы документов, выполняющих одну функцию и имеющих один срок хранения.
Сам перечень я бы рекомендовала составлять не только в электронном виде, но и таким образом, чтобы по нему было удобно вести поиск. Безобразную практику создания текста в простом текстовом формате и форматирования его с помощью пробелов и спецсимволов пора сдать туда, куда весь мир отправил её лет 10-15 тому назад – на свалку истории.
(Окончание следует)
Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/documents/rekomend_perechen_foiv.shtml
Комментариев нет:
Отправить комментарий