Штат Виктория (Австралия): Стандарт уничтожения/передачи документов

Как я уже писала (см. http://rusrim.blogspot.com/2010/08/blog-post_5250.html ), с 9 августа 2010 года вступил в силу разработанный Управлением государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) стандарт «Уничтожение/передача документов» (PROS 10/13 Disposal). Сегодня я хочу чуть подробнее рассказать об этом документе, который можно скачать по адресу http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/05/1013.pdf .

Термин «решение судьбы документов (передача/уничтожение)» (disposal) определяется в стандарте как «комплекс процессов, связанных с реализацией на практике решений, касающихся сроков хранения документов и действий по их истечении (удаление, уничтожение либо передача), задокументированных в указаниях по срокам хранения и действиям по их истечении (disposition authorities) или в иных инструментах». Подчеркивается, что проведение уничтожения/передачи документов в строгом соответствии с законом является ключевым,  критически-важным компонентом любой программы управления документами.

Государственный орган может решить судьбу документов двумя способами: путем авторизованного уничтожения или посредством передачи ответственности за дальнейшее хранение этих документов. Уничтожение может быть авторизовано в рамках обычной административной практики (Normal Administrative Practice, NAP), посредством указаний по срокам хранения документов и действия по их истечении (Retention & Disposal Authorities, RDA), или при помощи однократных разрешений на уничтожение/передачу (Single Instance Disposal Authorities, SIDA). Передача ответственности за хранение авторизуется указаниями по срокам хранения (RDA) или руководителем архивно-документационной службы штата. Ответственность за хранение может передаваться Управлению государственных документов штата (если документы входят в состав архивного фонда штата), одобренным депозитарным хранилищам (Place of Deposit, PoD), другим государственным органам (в связи со структурными изменениями в аппарате государственного управления), либо путем продажи документов частным организациям.

Государственные органы должны получить отдачу от внедрения данного стандарта благодаря тому, что это позволит проводить уничтожение/передачу документов эффективно и в соответствии с законом, и обеспечит постоянную сохранность документов, имеющих важное значение для штата.

Данный стандарт устанавливает 9 обязательных для государственных органов штата Виктория принципов, относящихся к уничтожению документов и либо их передаче на постоянное архивное хранение:

• Принцип законности: Уничтожение/передача государственных документов должна проводиться в законном порядке.
  
  
• Принцип принятия информированных решений: Действия по уничтожению/передаче документов должны опираться на процесс принятия решений на основе достоверной и полной информации.
  
  
• Принцип объяснимости: Действия по уничтожению/передаче и сроки хранения  государственных документов должно быть объяснимы.
  
  
• Принцип подотчётности: Руководители государственных органов несут ответственность за решение судьбы тех государственных документов, за которые они отвечают, и должны обеспечить, чтобы любое уничтожение/передача проводились в соответствии с законом штата о государственных документах (Public Records Act 1973).
  
  
• Принцип авторизации: Уничтожение/передача государственных документов должна быть авторизована Хранителем государственных документов штата (руководителем архивно-документационной службы).
  
  
• Принцип планирования: Уничтожение/передача государственных документов должна быть плановой, регулярной и интегрированной в программу управления документами государственного органа.
  
  
• Принцип своевременности: Механизмы решения судьбы государственных документов должны обеспечивать их своевременное уничтожение/передачу.
  
  
• Принцип безопасности: Уничтожение или передача государственных документов в соответствии с указаниями по срокам хранения и действиям по их истечении должны проводиться с использованием безопасного метода, обеспечивающего защиту содержания документов от неумышленного раскрытия.
  
  
• Принцип точности: Разработка и поддержание указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, и их интерпретация и исполнение должны быть точными.

В сопровождающий данный стандарт комплект спецификаций и руководств войдут ещё семь документов (см. рис.) – три спецификации и четыре руководства. К настоящему времени уже опубликованы первые две спецификации и первые три руководства:

• Спецификация 1 «Разработка указаний по срокам хранения и действиям по их истечении» (PROS 10/13 S1 Disposal Specification 1: Developing Disposal Authorities, 8 стр., http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/05/1013s1.pdf )    
  
  
• Спецификация 2: «Применение на практике указаний по срокам хранения и действиям по их истечении» (PROS 10/13 S2 Disposal Specification 2: Implementing Disposal Authorities, 9 стр.,  http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/05/1013s2.pdf )
  
  
• Спецификация 3: «Передача документов архивного фонда штата на хранение в Управление государственных документов» (Specification 3: Transfer of State Archives to PROV) (в разработке)
  
  
• Руководство 1: «Разработка указаний по срокам хранения и действиям по их истечении» (PROS 10/13 G1 Disposal Guideline 1:Developing an RDA, 29 стр., http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/05/1013g1.pdf )    
  
  
• Руководство 2: «Выполнение программы уничтожения/передачи документов» (PROS 10/13 G2 Disposal Guideline 2: Implementing a Disposal Programme, 29 стр., http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/05/1013g2.pdf )   
  
  
• Руководство 3: «Уничтожение документов» (PROS 10/13 G3 Disposal Guideline 3: Destruction, 15 стр., http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2011/05/1013g3.pdf )
  
  
• Руководство 4: «Передача документов» (Disposal Guideline 4: Transfer) (в разработке)

Применение стандарта поддерживается ещё двумя рекомендациями по отдельным вопросам.

Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/government/standards-and-policy/disposal