Нужны не просто документы, а документы качественные
При оценке того, какие документы требовать от деловых систем, мы также обсудили необходимость также учитывать качество этих документов - что необходимо для, того чтобы сделать их «хорошими» документами, подотчетными и полезными, документами, которые будут удовлетворять всем деловым потребностям организации? Какие нужны метаданные, какие процессы управления документами должны поддерживаться, какие иные деловые потребности можно было бы удовлетворить за счет совершенствования описания, управления и коллективного использования документов?
Это тяжелая работа ...
Группа пришла к единому мнению, что, к сожалению никаких быстрых решений всех этих проблем нет. Для большинства систем требуются специализированные, индивидуально разработанные решения, на которые уходит немало времени и сил.
Интересы деловой деятельности должны быть на первом месте
Хотя документы действительно необходимо создавать и сохранять, потребности управления документами не должны заслонять потребности деловой деятельности. Делопроизводство поддерживает деловую деятельность, а не наоборот. Участники семинара рассказывали об опасениях некоторых владельцев систем относительно того, что специалисты по управлению документами собираются сделать все свои динамические данные доступными только на чтение, и что они намерены вмешиваться в функциональные возможности системы. Группа решила, что есть деловая потребность создать «снимок» состояния динамических данных на определенный момент времени, то да, тогда нужно найти способ создания неизменяемого документа. Если же для деловой деятельности нужны динамические данные, то в это влезать не следует.
Красота не обязательна
Мы также поговорили о том, что во многих случаях могут быть уместны быстрые решения-«заплатки». Решения не обязательно должны быть элегантными и дорогими. Они могут быть простыми и рациональными, «из подручных средств», если это отвечает потребностям деловой деятельности. Посмотрите, например, можно ли сделать снимок экрана и пометить его соответствующими метаданными, чтобы он удовлетворял вашим деловым нуждам. Можно ли о решениях, принятых на основании на данных из деловой системы, докладывать в сообщениях электронной почты, и можно ли впоследствии эти сообщения сохранить в качестве официальных документов? Достаточно ли будет в помещаемой в дело записке о принятом решении включить ссылку на информацию, которая «была получена на основании данных из системы X от такого-то числа»? Можете ли вы сформировать стандартный отчет, экспортировать его в Вашу документную систему, и использовать это в качестве Вашего официального документа? Какие варианты у Вас имеются, и что кажется подходящим?
Любое разработанное решение должны основываться на оценке делового риска и на деловых потребностях, и иногда эти простые и экономичные варианты могут оказаться приемлемыми.
Какое бы решение ни было выбрано, важно, чтобы оно поддерживалось документированной процедурой (по-нашему, внутренним нормативным документом – Н.Х.), описывающим управление документами в рамках Вашего делового процесса.
Некоторые итоги
С нашей точки зрения, это было чрезвычайно полезный семинар, предоставивший немало пищи для размышлений. Он показал, какая фантастическая работа по управлению документами идет в государственных органах штата Новый Южный Уэльс, и дал нам возможность пообщаться с некоторыми из замечательных людей, работающих каждый день «на передовой».
Семинар позволил также выявить значительные риски, которым подвергаются все виды государственной деятельности, и показал, что эти риски возрастают день ото дня. Управление государственных документов будет продолжать оказывать помощь в снижении этих рисков, и мы будем регулярно размещать соответствующую информацию на нашем блоге. Тем временем, если у Вас есть замечания или предложения, или если Вы хотите обсудить конкретные примеры деловых систем, пожалуйста, оставьте комментарий на блоге или напишите нам по электронной почте. Мы всегда рады Вас слышать!
Кейт Камминг (Kate Cumming)
Источник: сайт архивно-документационной службы штата Новый Южный Уэльс, Австралия
http://futureproof.records.nsw.gov.au/records-risks-business-systems-and-government-information/
Комментариев нет:
Отправить комментарий