Электронный архивист Архивов штата Нью-Йорк Бонни Ведл (Bonnie Weddle), чьи заметки уже появлялись на этом блоге (см., например, http://rusrim.blogspot.com/2011/06/blog-post_5105.html ), опубликовала 16 сентября 2011 года на своём блоге l'Archivista (см. http://larchivista.blogspot.com/ ), короткую заметку о своём выступлении на прошедшей в конце августа конференции Общества американских архивистов (Society of American Archivists, SAA), и выложила презентацию своего доклада:
В своём докладе Ведл описывает правовую среду, в условиях которой действуют государственные архивы, рассказывает о том, как Архивы штата Нью-Йорк выполняли два огромных по масштабу запроса, поданных на основании закона о свободе доступа к государственной информации, и о тех уроках, которые архивисты извлекли из полученного опыта.
Среди проблем, характерных для государственных архивов, Ведл отмечает (слайд 3):
В качестве примера Бонни Ведл рассказала о том, как выполнялись два сложных запроса, один из которых был успешно выполнен, к удовлетворению клиента, а по поводу второго сейчас идут судебные «разборки» (слайд 6). Запрашивались документы, связанные с деятельностью Генерального прокурора штата Элиота Спитцера (Eliot Spitzer), объём которых в общей сложности составлял 1000 архивных коробов и 5 гигабайт электронных документов.
Под запрос попали тематические досье за период с 1957 по 2006 год. Только за 1999-2006 годы это 180 коробов бумажных документов и два архива, содержащие 23 тысячи сообщений электронной почты высокопоставленных сотрудников (эти архивы, в виде pst-файлов, были записаны на DVD-дисках, которые проводивший приём документов на хранение архивист обнаружил в одном из коробов). Даже при беглом просмотре стало ясно, что сообщения электронной почты содержат разнообразную конфиденциальную информацию (слайд 7).
Как и в нашем законодательстве, в американском законодательстве о свободе доступа к государственной информации наличие конфиденциальных сведений – не повод совсем отказать в выдаче соответствующих документов. Конфиденциальные сведения нужно вымарать, а всё остальное – представить запрашивающей стороне. Дело осложняется и тем, что, по американскому законодательству, запрашивающая сторона в праве настаивать на том, чтобы электронные документы представлялись именно в электронном виде, не менее удобном для изучения, чем оригиналы.
Соответственно, архиву пришлось подбирать подходящую технологию для цензурирования документов. От варианта распечатывания электронных документов на бумаге, вымарывания конфиденциальных сведений фломастером (с, возможно, последующим ксерокопированием, чтобы исключить возможность восстановления вымаранных сведений) отказались – слишком большой при этом оказывается нагрузка на технический персонал, тратится много бумаги, и все равно получатель имеет право требовать представления документов в электронном виде (слайд 12).
Предпочтительным оказалось преобразовывать сообщения электронной почты в формат PDF и использовать средства цензурирования, имеющиеся в программе Adobe Acrobat Professional начиная с 8-й версии (слайд 13).
В итоге сложился следующий процесс: pst-файлы импортировались в почтовую программуMicrosoft Outlook. Сообщения обрабатывались папка за папкой, проводился поиск по ключевым словам, согласованным с запрашивающей стороной, и очевидно не относящиеся к запросу материалы отсеивались. В итоге было выделено 3 тысячи потенциально подпадающих под запрос сообщений, которые были преобразованы в формат PDF (слайд 14). Затем архивистами был проведен первичный анализ, в ходе которого маркировалась информация ограниченного доступа, несомненно подлежащая вымарывания, и отдельно – та информация, относительно закрытости которой были сомнения (слайд 15). За эти последовал второй этап анализа, где более квалифицированные специалисты разбирались с потенциально закрытой информацией, консультируясь, при необходимости, с юристами (слайд 16).
Подготовленные архивистами материалы ещё раз проверялись группой специалистов Генеральной прокуратуры, которые тоже помечали подлежащую удалению информацию. Затем файлы были возвращены в Архивы штата, где специалисты ИТ-службы архивов подготовили отцензурированные версии документов и записали их на носители, для передачи запрашивающей стороне (слайд 17).
Анализируя опыт проделанной работы, архивисты отметили, что цензурирование остается очень трудоёмким процессом. За счет использования технологий удалось низить нагрузку на технический персонал, однако нагрузка на высококвалифицированных специалистов только возрастает.
Для того, чтобы группы, занимавшиеся анализом документов, работали успешно, проводилось обучение менее квалифицированного персонала, и осуществлялся контроль качества. Ключевым моментом было взаимодействие с юрисконсультом, при этом архивисты должны быть готовыми проявлять инициативу (слайд 18).
Мой комментарий: В скором будущем наши архивы вплотную столкнутся с этими же проблемами. Наше законодательство, в принципе, не очень отличается в этом вопросе от американского, просто граждане и организации его ещё только начинают его «осваивать». Так что опыт зарубежных коллег нам ещё может пригодиться :)
Источник: блог «l'Archivista» / Scribd
http://larchivista.blogspot.com/2011/09/saa-2011-skeletons-in-closet.html
http://www.scribd.com/doc/65248769/Personal-Privacy-and-Freedom-of-Information-in-the-Digital-Age-Challenges-and-Strategies-for-Government-Archivists
В своём докладе Ведл описывает правовую среду, в условиях которой действуют государственные архивы, рассказывает о том, как Архивы штата Нью-Йорк выполняли два огромных по масштабу запроса, поданных на основании закона о свободе доступа к государственной информации, и о тех уроках, которые архивисты извлекли из полученного опыта.
Среди проблем, характерных для государственных архивов, Ведл отмечает (слайд 3):
- Отсутствие взаимопонимания между специалистами по управлению документами и ИТ специалистами. На первых всё ещё смотрят как на представителей «бумажного мира», хотя электронные документы всё чаще попадают в архивы.
- Как граждане, так и выборные должностные лица уже привыкли к удобствам, предоставляемым современными технологиями, и хотят, «чтобы всё просто выложили в онлайн-доступе».
- Текущая экономическая и политическая обстановка не самая благоприятная. Идут сокращения численности персонала, сокращается финансирование ИТ-проектов. Правовая база управления документами и архивного дела проработана недостаточно, что особенно сказывается в условиях США, где судятся по любому поводу, а часто и без повода. И если запрашивающая сторона требует документы «все и сразу», то официальные лица, чьи интересы оказываются задеты, всячески препятствуют раскрытию документов, ссылаясь на определенные привилегии, предусмотренные для исполнительной власти.
В качестве примера Бонни Ведл рассказала о том, как выполнялись два сложных запроса, один из которых был успешно выполнен, к удовлетворению клиента, а по поводу второго сейчас идут судебные «разборки» (слайд 6). Запрашивались документы, связанные с деятельностью Генерального прокурора штата Элиота Спитцера (Eliot Spitzer), объём которых в общей сложности составлял 1000 архивных коробов и 5 гигабайт электронных документов.
Под запрос попали тематические досье за период с 1957 по 2006 год. Только за 1999-2006 годы это 180 коробов бумажных документов и два архива, содержащие 23 тысячи сообщений электронной почты высокопоставленных сотрудников (эти архивы, в виде pst-файлов, были записаны на DVD-дисках, которые проводивший приём документов на хранение архивист обнаружил в одном из коробов). Даже при беглом просмотре стало ясно, что сообщения электронной почты содержат разнообразную конфиденциальную информацию (слайд 7).
Как и в нашем законодательстве, в американском законодательстве о свободе доступа к государственной информации наличие конфиденциальных сведений – не повод совсем отказать в выдаче соответствующих документов. Конфиденциальные сведения нужно вымарать, а всё остальное – представить запрашивающей стороне. Дело осложняется и тем, что, по американскому законодательству, запрашивающая сторона в праве настаивать на том, чтобы электронные документы представлялись именно в электронном виде, не менее удобном для изучения, чем оригиналы.
Соответственно, архиву пришлось подбирать подходящую технологию для цензурирования документов. От варианта распечатывания электронных документов на бумаге, вымарывания конфиденциальных сведений фломастером (с, возможно, последующим ксерокопированием, чтобы исключить возможность восстановления вымаранных сведений) отказались – слишком большой при этом оказывается нагрузка на технический персонал, тратится много бумаги, и все равно получатель имеет право требовать представления документов в электронном виде (слайд 12).
Предпочтительным оказалось преобразовывать сообщения электронной почты в формат PDF и использовать средства цензурирования, имеющиеся в программе Adobe Acrobat Professional начиная с 8-й версии (слайд 13).
В итоге сложился следующий процесс: pst-файлы импортировались в почтовую программуMicrosoft Outlook. Сообщения обрабатывались папка за папкой, проводился поиск по ключевым словам, согласованным с запрашивающей стороной, и очевидно не относящиеся к запросу материалы отсеивались. В итоге было выделено 3 тысячи потенциально подпадающих под запрос сообщений, которые были преобразованы в формат PDF (слайд 14). Затем архивистами был проведен первичный анализ, в ходе которого маркировалась информация ограниченного доступа, несомненно подлежащая вымарывания, и отдельно – та информация, относительно закрытости которой были сомнения (слайд 15). За эти последовал второй этап анализа, где более квалифицированные специалисты разбирались с потенциально закрытой информацией, консультируясь, при необходимости, с юристами (слайд 16).
Подготовленные архивистами материалы ещё раз проверялись группой специалистов Генеральной прокуратуры, которые тоже помечали подлежащую удалению информацию. Затем файлы были возвращены в Архивы штата, где специалисты ИТ-службы архивов подготовили отцензурированные версии документов и записали их на носители, для передачи запрашивающей стороне (слайд 17).
Анализируя опыт проделанной работы, архивисты отметили, что цензурирование остается очень трудоёмким процессом. За счет использования технологий удалось низить нагрузку на технический персонал, однако нагрузка на высококвалифицированных специалистов только возрастает.
Для того, чтобы группы, занимавшиеся анализом документов, работали успешно, проводилось обучение менее квалифицированного персонала, и осуществлялся контроль качества. Ключевым моментом было взаимодействие с юрисконсультом, при этом архивисты должны быть готовыми проявлять инициативу (слайд 18).
Мой комментарий: В скором будущем наши архивы вплотную столкнутся с этими же проблемами. Наше законодательство, в принципе, не очень отличается в этом вопросе от американского, просто граждане и организации его ещё только начинают его «осваивать». Так что опыт зарубежных коллег нам ещё может пригодиться :)
Источник: блог «l'Archivista» / Scribd
http://larchivista.blogspot.com/2011/09/saa-2011-skeletons-in-closet.html
http://www.scribd.com/doc/65248769/Personal-Privacy-and-Freedom-of-Information-in-the-Digital-Age-Challenges-and-Strategies-for-Government-Archivists
Комментариев нет:
Отправить комментарий