Международная ассоциация специалистов в области управления документами начинает разработку новых стандартов и руководств

Международная ассоциация ARMA International объявила о начале трёх новых проектов в рамках проводимой ассоциацией программы разработки стандартов (Standards Development Program). Руководителем всех трёх проектов будет Н.Барнс (N. Barnes).

1. Американский национальный стандарт «Воздействие веб-технологий на управление документами» (Implications of Web-Based Technologies in Records Management).

Лидер проекта – Пэт Френкс (Pat Franks). С веб-технологиями связаны существенные проблемы и риски в управлении документами, и данный стандарт станет руководством для профессионалов ДОУ по этим вопросам; он будет распространять общепринятые принципы управления документами. Предполагается рассмотреть и обсудить примеры использования веб-технологий, включая вики (wiki), блоги, миниблоги, мешапы (mashup), классификационные сайты и социальные сайты.

В публикации будут затронуты политики, процедуры, управление изменениями, обучение, технологии и метаданные в связи с передовым опытом управления документами и с использованием веб-технологий. В стандарте не будут рассматриваться документы, размещенные на корпоративных веб-сайтах или созданные вследствие транзакций, выполненных на корпоративных веб-сайтах, а также документы, содержащиеся в корпоративных системах.

Стандарт будет представлять интерес для пользователей веб-технологий в различных отраслях. Он будет полезен специалистам по управлению документами, поставщикам и педагогам, а также другим профессионалам в области права и информационных технологий.

2. Руководство «Аутсорсинг хранения документов в «облако»» (Outsourcing Records Storage in the Cloud).

Лидер проекта – Галина Дацковски (Galina Datskovsky). Последняя технологическая новинка, получившая широкий резонанс – это так называемые «вычисления в облаке» (cloud computing). Однако ключевой вопрос о последствиях размещения корпоративных документов в «облаке» пока что должным образом не исследован.

Специалисты по управлению документами должны иметь готовые ответы к тому моменту, когда их работодатели будут принимать решения, затрагивающие использование «облачных» вычислений. Цель данного руководства – выявить проблемы, возникающие в сфере управления документами, и помочь профессионалам в области права, информационных технологий и управления документами в определении контрактных, технологических и правовых требований, с тем, чтобы обеспечить исполнение политики организации в сфере управления документами и наилучшим образом защитить организацию от возможных рисков.

В руководстве будут рассмотрены вопросы защиты персональных данных, безопасности, смешения различных по характеру материалов (comingling), а также установления сроков хранения и уничтожения документов с истекшими роками хранения.

Цель данной публикации – предложить потребителям «облачных» вычислений руководство по приобретению услуг при одновременном учёте вопросов управления документами. Оно будет полезно специалистам по управлению документами, работающим в различных секторах экономики, а также профессионалам в области права и информационных технологий.

3. «Белая книга» под названием «Передача ответственности за сохранность документов из сферы контроля над информацией и документами в сферу управления документами» (Examining the Line of Custody Between Document Control and Records Management).

Лидер проекта – Мими Дион (Mimi Dionne). В «белой книге» будет проанализирована взаимосвязь между контролем над информацией и документами (document control) и управлением документами, и приведены примеры, в которых такая взаимосвязь существует.

Встает вопрос: относится ли контроль над информацией и документами к области активного управления документами в рамках традиционного жизненного цикла документов, или же он происходит вне этого цикла?

Цель данной белой книги – обсудить передачу ответственности за документы (в рамках жизненного цикла документов) из одной сферы деятельности в другую. Белая книга станет хорошей отправной точкой для обсуждения среди профессионалов в области управления документами, «владельцев» проектов, представителей руководства, кадровой службы и администраторов.

Источник: сайт ARMA International
http://www.arma.org/standards/development/standardsprogress.cfm