В октябре 2008 года Федеральный архив Германии откроет свои новые «Электронные архивы» для приёма документов из федеральных государственных органов страны. После двух лет разработки и тестирования, в новую систему начнут передаваться первые «настоящие» документы из федеральных систем управления электронными документами (систем электронного документооборота – Ред.). Ключевым элементом новой системы является «Стандартизированный модуль архивирования» (Standardised archiving module, SAM). Это гибкий инструмент ввода документов, который позволяет обрабатывать данные из различных систем управления документами и информацией (ERDMS) без использования стандартизированной схемы обмена данными.
На первом этапе федеральные архивы будут принимать документы с истекшими сроками ведомственного хранения. У федеральных агентств появится возможность эффективно и безопасно передать эти документы на архивное хранение. Но это только первый шаг; следующим же шагом должно будет стать создание промежуточных электронных архивов для хранения «полу-активных» документов, с тем, чтобы предложить федеральной администрации реальную услугу.
Для администрации польза будет в том, что ей не придётся создавать собственную инфраструктуру для долгосрочного сохранения электронных документов сами по себе. Польза для Федерального архива будет заключаться в сохранении и укреплении его позиций в администрации. Для достижения этой цели нужны новые партнеры и политическая поддержка.
В докладе будет представлена техническая концепцию существующей системы и её необходимые расширения (например, обеспечение защищенного онлайн-доступа, сохранение электронных цифровых подписей), проблемы, а также политические и стратегические последствия этого плана.
Михаэль Холлман (Michaël Hollmann), директор «Современных Архивов» Федерального Архива Германии (Bundesarchiv)
Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/hollmann_ab_gb.pdf
Дополнительная информация из доклада
Согласно немецкой традиции государственного управления, всем министерствам и большинству агентств разрешается вводить собственные процессы, практику и системы. У федерального архива нет полномочий издавать обязательные для исполнения руководства. Поэтому на настоящий момент состояние немецкого «электронного правительства» можно описать словами «разнородность» и «изобилие различных систем и форматов». Из-за этого очень сложно выполнять обязательства по сохранению электронных документов федерального правительства.
По этим причинам, федеральный архив на первом этапе сфокусировал внимание на электронных документах, поступающих из СЭД и ЭИС. После нескольких лет планирования и успеха пилоткой системы (в августе 2006 г.), - был создан собственный электронный архив (в сотрудничестве с Hewlett-Packard и SER), который начал работу 22 октября 2008 года.
Концепция электронного архива основана на стандарте OAIS. «Стандартизированный модуль архивирования» будет обеспечивать решать проблемы неоднородности, сложности и т.д. Модуль различает данные и метаданные. В процессе передачи XML-метаданные агентства будут отображаться на схему метаданных федерального архива (XBARCH). Будет проводиться гармонизация структуры и формата основных данных; разнообразные форматы будут конвертироваться в узкий набор допустимых форматов (особенно в PDF/A). Процессы конверсии будут протоколироваться.
Наиболее важный проект при расширении электронных архивов – т.н. Digitales Zwischenarchiv, промежуточный электронный архив. Это аналогично практике бумажного архивного дела – уже в течение 40 лет федеральный архив содержит несколько «промежуточных архивов», куда федеральные ведомства могут сдавать все документы, которые им более не нужны. В этих архивах документы хранятся в течение периода времени, согласованного между федеральным архивом и ведомством. Контроль над документами остается у ведомства, но федеральный архив может вести экспертизу ценности. В конце периода хранения в федеральные архивы передаются только документы, отобранные на постоянное хранение.
Ряд министерств уже интересовались, не собирается ли федеральный архив распространить эту отработанную практику на электронные документы. Это позволит снять с министерств и ведомств бремя обеспечения сохранности и доступности ЭД в течение длительного периода – эта задача будет переложена на федеральный архив. Выигрывает от такого подхода и федеральный архив – он получит возможность работать с ЭД раньше, получив над ними техническое управление. Это позволит провести конверсию, которая может превратиться в неразрешимую проблему, если документы залежатся в министерствах безо всякого технического обслуживания. И в первую очередь, промежуточный архив гарантирует, что ЭД всё-таки попадут на постоянное хранение в федеральный архив.
Для реализации на практике промежуточного архива, в связи с потребностью в постоянном доступе, нужна сеть с высокой пропускной способностью – либо IVBB, либо IVBV.
Вторая проблема – поддержание доказательной силы ЭД, переданных в промежуточные архивы. ЭЦП должны использоваться с осторожностью. Трансформационная модель TransiDoc, разработанная институтом защищенных информационных технологий им. Фраунгофера (SIT) и концепция ArchiSafe (Physikalisch-technische Bundesanstalt, PTB) открывают пути решения этой проблемы
Комментариев нет:
Отправить комментарий