Аккредитация услуг в области управления документами и архивного дела в Словении: От законодательства к практике

Тезисы доклада Татьяны Хайтник (Словения) и Павела Голоба на предстоящей в декабре конференции DLM-форума в Тулузе (Франция)

Когда в 2006 году в Словении было принято новое архивное законодательство, и Архивы Республики Словения ввели систему аккредитации программного обеспечения, оборудования и поставщиков услуг в области управления документами, то широкая общественность, государственные организации и деловые круги проявили большую заинтересованность.

В данном докладе мы кратко расскажем о предыстории, текущем положении дел и о планах на будущее в практическом осуществлении этой аккредитации. Более подробно будет рассмотрена аккредитация услуг, которая представляет собой верхний уровень схемы аккредитации, поскольку услуги в области управления документами и архивного дела очень сложны и требуют особого внимания. Краеугольным камнем системы аккредитации являются введенные в 2006 году «Единые технические требования», гармонизированные с европейскими требованиями MoReq.

Архив Республики Словения принял решение разделить процесс аккредитации на две фазы:

• Регистрация оборудования - это очень простой и быстрый административный процесс, регулируемый Архивом Республики Словения.
  
  
• В дополнение к регистрации поставщик также может обратиться за аккредитацией. Процесс аккредитации также регулируется Архивом Республики Словения, и должен гарантировать соответствие оборудования «Единым техническим требованиям», закону «О защите документов, архивов и архивных учреждений» (PDAAIA) и других соответствующим законодательным актам. Поскольку этот процесс требует значительных технических знаний и навыков, Национальный Архив Словении пригласил принять участие в этом процессе аудиторов информационных систем, которые были отобраны в рамках государственного тендера. На данный момент в списке числятся пять поставщиков аудиторских услуг.

Аккредитация была введена в два этапа. Сначала в 2007 году началась аккредитация оборудования и прикладного программного обеспечения для управления документами. Реакция поставщиков оборудования и программного обеспечения превзошла ожидания – было подано 65 заявок на аккредитацию программного обеспечения, 45 – оборудования, и 15- оказываемых услуг.

В 2008 году Архив Республики Словения приступил к созданию системы аккредитации услуг в области управления документами и архивного дела. Прежде чем обращаться за аккредитацией, поставщик должен сначала зарегистрировать оказываемые им услуги. Государственные органы и поставщики услуг обязаны подготовить внутренние нормативные документы (правила). Эти внутренние нормативные документы в первую очередь описывают организованную поставщиком систему внутреннего контроля, которая обеспечивает необходимый уровень услуг в плане соответствия требованиям законодательства и хорошей деловой практики.

В рамках процесса аккредитации, который является обязательным для всех поставщиков государственных органов, Архивы Республики Словения сначала подтверждают соответствие внутренних правил поставщика услуг требованиям законодательства, т.е. «Единым техническим требованиям» и закону PDAAIA. Процесс подтверждения основан на перечне проверяемых элементов, также опубликованном на интернет-сайте Архива Республики Словения, который служит в качестве руководства при разработке и внедрении внутренних нормативных документов.

На втором, заключительном этапе аккредитации услуг проводится обследование созданной поставщиком услуг системы мер внутреннего контроля. Поскольку Архив Республики Словении не располагает необходимыми людскими ресурсами для проведения такого обследования собственными силами, он сотрудничает в этом вопросе с Сертифицированными аудиторами информационных систем (Certified Information System Auditor, CISA).

Тендер на оказание услуг по аудиту, вероятно, будет проведен осенью 2008 года. Для обеспечения прозрачности и единообразия этого процесса, Архив Республики Словения, совместно со словенским отделением Ассоциации по аудиту и контролю над информационными системами (Information Systems Audit and Control Association, ISACA), подготовил и опубликовал правила обследования и аудита, в которых отражены все соответствующие правовые и технические требования, а также приведена основная информация о процессе обследования.

Поскольку обследование и анализ внутренних нормативных документов и системы внутреннего контроля поставщика услуг -  процесс довольно сложный, Архив Республики Словения принял решение провести первую такую аккредитацию в идее эксперимента. Этот пилотный проект будет проводиться совместно Архивом Республики Словения и словенским отделением ISACA, и его предполагается завершить осенью 2008 года.

После (как мы надеемся, успешного) введения аккредитации услуг, Архив Республики Словения планирует обновить технические требования и связанные с ними руководства по аудиту и перечни проверяемых элементов, с целью их гармонизации с новыми европейскими требованиями MoReq2.

Татьяна Хайтник (Tatjana Hajtnik), начальник отдела электронной архивации Архивов Республики Словения,

Павел Голоб (Pavel Golob), EUROJUST

Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/hajtnik_golob_ab_gb.pdf

Дополнительная информация из текста доклада

На октябрь 2008 года Архив Республики Словения выдал следующее количество сертификатов:

• 68 зарегистрированных поставщиков оборудования и услуг;
• 6 одобренных внутренних правил (10 рассматриваются);
• 5 аккредитованных программных продуктов (ещё 5 рассматриваются);
• 15 аккредитаций оборудования (на 58 различных типов оборудования). Рассматриваются ещё 3 заявки (на 29 видов оборудования)
• Начата пробная аккредитация первого зарегистрированного поставщика услуг