За последние десять лет был опубликован ряд стандартов и руководств в областях управления документами, электронного архивного дела, а также обеспечения долговременной сохранности электронных данных.
Одновременно множилось число проектов, посвященных этим же темам (что подчеркивало масштабы этой задачи), и охватывавшим вопросы от формулирования требований и до поиска решений, удовлетворяющих этим требованиям, - однако реальных успехов было достигнуто немного. Какова же роль стандартов в этих проектах? Оптимально ли они применяются?
Обзор нормативных текстов
Роль стандартов, с одной стороны, заключается в распространении передового опыта, а с другой - в создании для рынка основы для внедрения качественных и способных к взаимодействию (интероперабельных) решений. Однако, сталкиваясь со всё более удлиняющимся списком стандартов, относящихся к управлению документами и архивному делу (ISO 15489, ISO 14721, NF Z42-013, MoReq2, а также ISO 19005, PAIMAS, ISO 23081, и т.д.), руководитель проекта вполне может задать вопрос: который (которые) из этих стандартов он может или должен использовать? Дополняют ли они друг друга, не пересекаются, или же конкурируют?
Необходимо провести критическую «картографию» нормативных текстов, более концентрированную и конкретную, чем простое сопоставление описаний «области применения» из вступительных разделов этих стандартов. Легко видеть, что стандарты в этой области охватывают широкий спектр функций, процессов, и даже методов, начиная от формулировки политики и вплоть до технологий обеспечения сохранности, включая, в том числе, и структурирование информации, функциональные возможности систем и организацию оказания услуг.
Как следует использовать стандарты?
Аудиторию, для которой предназначены стандарты, можно разделить на две группы: специалисты (издатели, поставщики услуг, системные администраторы), и неспециалисты / «не совсем еще специалисты» (руководители проектов, конечные пользователи).
Складывается впечатление, что в отношении представителей второй группы препятствием на пути распространения и применения стандартов является их объем (доходящий у отдельных стандартов до нескольких сотен страниц, и составляющий в совокупности тысячи страниц), и их язык (перекрывающиеся понятия; различная терминология, используемая в разных стандартах для описания одних и тех же понятий, и т.д.).
Кроме того, тексты современных стандартов зачастую теоретические и абстрактные, содержащие очень мало примеров. Это связано с тем, что примеры для включения в стандарты подбирать сложно, а также потому, что достаточно трудно отобрать практический опыт на международном уровне.
Это указывает на необходимость разработки разъясняющих пособий, руководств и сводов наилучшей деловой практики. Рабочие группы уже опубликовали практические руководства по применению стандартов ISO 15489 и MoReq. Подобная обучающая деятельность должна быть продолжена и усилена, за счет обсуждения успешных проектов, их стоимости и их преимуществ, - включая оценку преимуществ, связанных с использованием стандартов, и проблем ввиду отказа от применения или лишь частичного применения стандартов в своей работе. При этом могут быть описаны предпосылки и условия для правильного использования стандартов, а также, возможно, и противопоказания.
Выводы
В процессе стандартизации, движимом появляющимися новыми проблемами и новыми техническими задачами, вопросы создания стандартов и их применения должны быть сбалансированы. Это означает, что мы изначально должны обеспечить применимость стандартов, а впоследствии провести аудит их применения.
Стандартизация не является самоцелью, - конечная цель, в конце концов, состоит в том, чтобы обеспечить наилучшим образом отслеживание информации, её архивирование, обеспечение сохранности и доступа.
Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin), компания «Archive 17»
Источник: сайт конференции DLM-форума
http://www.dlm2008.com/img/pdf/chabin_ab_gb.pdf
Комментариев нет:
Отправить комментарий