История двух спецификаций требований к системам электронного документооборота

"Летучие репортеры" Международного Совета Архивов продолжают свою работу - на этот раз в Тулузе, на конференции DLM-форума

Открывая заключительный день конференции DLM-форума 2008 года, д-р Ульрих Кампфмайер (Ulrich Kampffmeyer) выступил с дискуссионным докладом на тему «Преодолевая барьеры традиционного управления документами». В нём д-р Кампфмайер говорил  о необходимости уйти от устаревших взглядов на документы и делопроизводство,  и использовать достижения  технической и культурной революции, которую представляет собой «Интернет 2.0».

Специалисты по управлению документами, которых д-р Кампфмайер охарактеризовал как по большей части «цифровых иммигрантов», придерживаются принципиально иных взглядов на информацию чем их пользователи. И если специалисты ДОУ обожают сложные наборы метаданных, поиск по атрибутам, иерархические структуры дел и контролируемые словари, то их пользователи -  «цифровые  аборигены» предпочитают простой текстовый поиск, несложные метаданные, «естественные» системы классификации и удобные и красивые интерфейсы.

Д-р Кампфмайер настаивал на том, что эволюция, направленная на удовлетворение потребностей таких пользователей, не означает отказа от основополагающего принципа, согласно которому «документы» представляют собой нечто большее, чем просто «информационные объекты». Документы обладают специфической ценностью и атрибутами, и системы управления документами должны быть устроены таким образом, чтобы эффективно поддерживать эти атрибуты. Д-р Кампфмайер предложил, чтобы DLM-форум приложил усилия для завершения модели жизненного цикла MoReq2 путем интеграции в неё архивных принципов и процессов. По мнению Кампфмайера, не нужно отказываться от существующих моделей метаданных и жизненного цикла информации, разработанных специалистами в области управления документами, - нужно расширять область, охватываемую управлением документами, на разработанные и так любимые ИТ-отраслью модели управления корпоративным контентом.

По его словам, именно это сейчас делает MoReq2. Благодаря MoReq2, «имеется всё необходимое» для того, чтобы направлять процесс создания систем электронного документооборота, в которых сложная структура сочетается с хорошим программным обеспечением и эргономичным интерфейсом. Такие системы будут способствовать распространению хорошей практики управления документами, удовлетворяя, в то же время, текущим потребностям пользователей в отношении удобства работы. Д-р Кампфмайер  предложил начать уже сейчас формировать облик MoReq3:2010, и настаивал необходимости широкого распространения этого стандарта – особенно среди организаций частного сектора.

Вопросы, поднятые во время дискуссии по докладу д-ра Кампфмайера, были не менее острыми, чем сам доклад. Эвелина Вэахем (Evelyn Wareham) из Архивов Новой Зеландии поинтересовалась, как конкретно д-р Кампфмайер предлагает стимулировать диалог между специалистами в области управления документами (и архивистами), которых он считает «цифровыми иммигрантами», и пользователями Web 2.0, которые, в общем и целом, являются «цифровыми аборигенами». Этот вопрос подчеркнул сомнения по поводу того, что MoReq2 (или любой другой стандарт), сможет стать своего рода «палочкой-выручалочкой», тем инструментом, который позволит существенно продвинуть вперед область управления документами.

Марк Фреско (Marc Fresko), представляющий компанию Serco Consulting, поинтересовался: «Чем же так особенна Европа?». Он предложил участникам обсуждения  сформулировать, почему именно Европа (и, таким образом, DLM-форум) в состоянии предложить международный  стандарт в области управления документам. Фреско спрашивал, стоит ли DLM-форуму продолжать расходовать его ограниченные силы и ресурсы на разработку стандартов, которые не учитывают интересы Австралии, Новой Зеландии, Северной Америке и т.д. Эвелина Вэахем добавила, что в ходе разработки стандартов для управления электронными документами, Новая Зеландия и Австралия предприняли усилия для того, чтобы повлиять также на ИТ-поставщиков и разработчиков. Они убедились, что гораздо эффективнее вовлекать эти компании в процесс обсуждения, объясняя им, «в чём состоит наша проблема», - чем предъявлять им готовые спецификации и требовать, чтобы они им соответствовали.

Как указала Эвелина Вэахем, финансирование и организационная поддержка, представленные Европейским Союзом, позволяют вести разработку стандартов на базе финансирования европейского масштаба, - чего просто не существуют на международном уровне. Но как обеспечить, чтобы европейские нормы действительно завоевали признание международной арене? Д-р Кампфмайер предположил, что MoReq2 станет международным стандартом, поскольку он бесплатен, и что это самый сильный фактор. Разделяют ли это мнение все члены DLM-форума и сообщество специалистов ДОУ, пока еще предстоит выяснить. Как было отмечено в вопросе, заданном  представителем Европейской Комиссии, инструменты, используемые для оценки успешности MoReq2 (подсчет числа распространенных документов), являются недостаточными. Существует необходимость создания структурированной системы оценки достигнутого эффекта, прежде чем можно будет делать какие-либо утверждения об успехе MoReq2 на международной арене.

Вопросы, поднятые  в связи с докладом д-ра Кампфмайера, - особенно вопросы о том, какие органы лучше подходят для разработки  международных стандартов, - непосредственно связаны с деятельностью Международного Совета Архивов (МСА). Разве МСА – не тот самый орган, где лидеры в данной области, представляющие все континенты, могли бы собраться вместе для разработки информационной модели, которая была бы применима в международном масштабе, и которая рассматривала бы процессы создания, ввода в информационную систему, управления документами, архивной обработки и обеспечения долговременной сохранности в качестве этапов единого процесса?

МСА недавно опубликовала собственные «Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде». Этот набор спецификаций был разработан представителями организаций Австралии, Великобритании, Нидерландов, Малайзии, Шотландии, Южной Африки, Швеции, Франции, Соединенных Штатов и Каймановых островов. Этот документ в настоящее время проходит экспертизу в техническом комитете TC 46 SC 11 по архивному делу и управлению документами Международной организации по стандартизации ИСО.

По словам Ханса Хофмана (Hans Hofman) (архивирование данных и сетевые службы), который является членом комитета TC 46 SC11, разработанные МСА «Принципы и функциональные требования» представляют интерес, как ввиду их международного характера, так и ориентации на перспективу. Они были разработаны группой экспертов из Европы, Австралазии, Северной Америки и других регионов, и их область применения охватывает деловые программные приложения. Г-н Хофман считает «Принципы и функциональные требования» МСА многообещающей отправной точкой для движения за рамки специализированных систем управления электронными документами и для интеграции веб-среды и сервис-ориентированных архитектур.

Как и все проекты МСА, «Принципы и функциональных требований к документам в электронной офисной среде» являются плодом усилий, предпринятых членами МСА на добровольной основе. Из-за отсутствия финансирования, специалистов сети МСА безвозмездно делятся своим опытом и знаниями в рамках совместных проектов, подобных тем, что организованы комитетом МСА по стандартам и передовому опыту и по приоритетным направлениям в области управления электронными документами и автоматизации. Признается, что эти усилия, хотя и полностью основанные на доброй воле участников, необходимы для разработки действительно международных стандартов.

Одновременное существование MoReq2 и «Принципов и функциональных требований» МСА говорят о необходимости того, что представитель Европейской комиссии Губерт Слащевски (Hubert Szlaszewski) назвал в своем заключительном выступлении «механизмом солидарности», и о необходимость укрепления профессионального единства архивистов и специалистов по управлению документами. Эти два стандарта удовлетворяют потребность в новых моделях жизненного цикла информации и метаданных, принимающих во внимания меняющийся информационный ландшафт. Так как координировать использование этих двух документов, и усилия двух разработавших их органов? Противостоят ли они друг другу, или же оказывают друг на друга взаимное влияние, как они должны делать согласно мнению президента  DLM-форума Тойво Юлинена (Toivo Jullinen)? И как следует архивистам и специалистам по управлению документами использовать «разнообразные средства общения» (как предлагал, подводя итоги дискуссии, Симус Росс (Seamus Ross)), сохраняя в то же время «единый голос» своей профессии?

Источник: блог "ICA Flying Reporters @ the DLM forum"
http://icadlm.wordpress.com/2008/12/13/a-tale-of-two-erms-specifications/