четверг, 20 февраля 2014 г.

О разработанных ВНИИДАД Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах, часть 1


Документ под названием «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (приложение к отчету о НИР по государственному контракту, исполнитель – Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела, ВНИИДАД) объёмом 49 страницы доступен по адресу http://archives.ru/sites/default/files/rekomendation-vniidad-ist-komplekt-2013.pdf .

Понимая, что читатели наверняка устали от многочисленных постов, посвященных рекомендациям для архивов организаций, я постараюсь охарактеризовать данный документ кратко, не повторяя замечания, уже высказанные в отношении его «близнеца».

Терминология. В целом термины всё те же, как и претензии к ним. Однако обнаружился и сюрприз – термин «архивный документ» в двух рекомендациях определен по-разному!

В разделе 3 «Организация комплектования государственного (муниципального) архива электронными документами» (стр.10) в подразделе 3.1 «Источники комплектования архива электронными документами» архивам поручается неблагодарная задача по инвентаризации информационных систем, используемых источниками комплектования:
В целях планирования и повышения оперативности работ по комплектованию государственного (муниципального) архива электронными документами архив ведет базы данных по учету источников своего комплектования и возможных источников комплектования с указанием состава применяемых в организациях программных комплексов и автоматизированных информационных систем.
Сама по себе идея хорошая, только вот по опыту лично проведенных обследований знаю, что часто и сами ведомства точно не знают, сколько у них различных систем (особенно если эти системы интегрированы, и уже трудно понять, что это – одна «большая» система или множество взаимодействующих маленьких.

В подразделе 3.3 «Порядок приема электронных документов в архив» снова описывается контейнерный формат электронного документа, и, причём иначе, чем в Рекомендациях для архивов организаций! Сравните:
«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», стр.12

В контейнер электронного документа включаются:
  • электронный документ в формате архивного хранения;

  • метаданные документа, включая электронные подписи.
«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», стр.14-15

В контейнер электронного документа включаются:
  • электронный документ в формате архивного хранения со всеми относящимися к нему приложениями;

  • файлы электронных подписей;

  • файлы проверки электронных подписей, подтверждающие положительный результат проверки электронной подписи;

  • файл метаданных электронного документа в формате XML (для обеспечения последующей конвертации метаданных в информационную систему архива организации), включающий реквизиты электронной регистрационной карточки документа.
Так кому верить?

Как только авторы рекомендаций вспоминают про съёмные носители, их рекомендации без улыбки читать нельзя. Дело в том, что они, кроме CD- и DVD-дисков, других съёмных носителей не знают, однако за последнее десятилетие появились и иные носители, в том числе высокой ёмкости. И когда видишь указание типа (стр.15-16):
При передаче электронных документов в государственный (муниципальный) архив на физически обособленных материальных носителях каждый носитель помещается в футляр и снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:
  • наименование архива;

  • наименование организации (полное, сокращенное);

  • индекс электронного дела;

  • заголовок электронного дела;

  • крайние даты документов электронного дела;

  • статус экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

  • дата записи электронных документов на носитель;

  • при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам и др.
то с трудом представляешь себе, какую книжищу нужно приложить к съёмному жёсткому диску, на который можно записать тысячи дел :)

Описанная технология приёма электронных документов в точности повторяет технологию приема бумажных документов. Мировой опыт показал, что с ростом объёмов электронных документов эта технология быстро становится неработоспособной, и нужны средства, позволяющие автоматизировать процесс приема архивных документов на хранение и их учёт.

Поразительно, но ничего, совсем ничего не сказано о приеме от источников комплектования научно-справочного аппарата (например, данных регистрации из СЭД), которые могут быть исключительно полезны в ходе отбора документов на архивное хранение и их передачи в государственный или муниципальный архив.

В разделе 4 «Организация учета электронных документов» (стр.17) мы тоже узнаём кое-что новое.
«Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», стр.17

Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения – контейнер электронного документа.

Сравните: «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций», стр.7

единица учета электронных документов – электронный документ, зарегистрированный в информационной системе организации и включенный в состав электронного дела;
Так что же мы всё-таки учитываем – документы, единицы хранения или контейнеры? :)

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/02/2_21.html )

1 комментарий:

  1. а ведь кому-то придется реализовывать эти рекомендации

    ОтветитьУдалить