понедельник, 27 февраля 2017 г.

Вместо 6.30 теперь будет 7.0.97, или новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию


На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии ( http://www.gost.ru/wps/portal/ ) в февральском 2017 года разделе (  http://protect.gost.ru/default.aspx?control=6&month=2&year=2017  ) выложен ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» объёмом 32 страницы, вводится с  01.07.2017 года, см. http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990

Стандарт разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства, внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».

Область применения документа описана следующим образом: «Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.»

«Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.»

Содержание стандарта следующее:
1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Общие требования к созданию документов
4. Реквизиты документа
5. Оформление реквизитов документов
6. Бланки документов
Приложение А (справочное) Расположение реквизитов на титульном листе документа
Приложение Б (справочное) Схемы расположения реквизитов документов
Приложение В (справочное) Образцы бланков документов
Мой комментарий: Свои замечания к достаточно раннему проекту стандарта я в своё время уже излагала в заметках, опубликованных 9-10 ноября 2015 года на моём блоге: http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/1_9.html (часть 1) и http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/2_10.html (часть 2). Видно, что с тех пор документ был существенно доработан. Так, исчез терминологический раздел (что совершенно правильно). Также радует, что появился раздел 3 «Общие требования к созданию документов».

Появились рекомендации по использованию шрифтов, и – о радость для фанатов бумажного делопроизводства! – впервые за долгое время реально применяемые ими шрифты будут «легальны»,  это Times New Roman, Arial, Verdana и Calibri :)

Список реквизитов включает 30 позиций (как и раньше). Изменения следующие:
  • Герб РФ и герб субъекта федерации – теперь это один реквизит,

  • Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» разделен на два: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)»

  • Исчезли код организации, ОГРН и ИНН/КПП

  • Вместо «наименование организации» теперь будет «наименование организации — автора документа»

  • Появились реквизиты «наименование структурного подразделения - автора документа» и «наименование должности лица — автора документа»

  • Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа» теперь будет называться «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»

  • Добавлен реквизит «гриф ограничения доступа к документу»

  • Убран реквизит «идентификатор электронной копии документа», зато появилась «отметка об электронной подписи»

  • Вместо «оттиска печати» теперь «печать»

  • Вместо «визы согласования документа» просто «виза»

  • «Отметка о наличии приложения» стала «отметкой о приложении»

  • Вместо «отметки о поступлении документа в организацию» стала «отметка о поступлении документа»

  • Вместо «отметки об исполнении документа и направлении его в дело» стала «отметка о направлении документа в дело»
С моей точки зрения, основным недостатком документа является то, что стандарт выдержан в тоне нормативного документа, которым он не является – и написан без учета того, что его рекомендации адресованы любым организациям, а не только государственным органам. Его часто безапелляционные требования – на деле не более чем рекомендации (причем не всегда оптимальные), не опирающиеся на закон, а всего лишь отражающие сложившуюся практику, которая ввиду быстрых перемен в законодательстве и технологиях тоже стремительно изменяется.

В ряде случаев авторы документы решили не учитывать новеллы законодательства (о которых их предупреждали – и, к сожалению, такое отношение к замечаниям было типичным). Например, в п.5.5 сказано что наименование организации должно соответствовать наименованию юридического лица в его уставе. Однако сейчас законодательство допускает использование организацией типового устава, и в этом случае в уставе её наименования не будет. В то же время существует Единый государственный реестр юридических лиц ЕГРЮЛ…

К сожалению, проигнорировано и предложение уточнить описание реквизита 5.10 «Дата документа», в связи с тем,  что Гражданский Кодекс еще с 2013 года требует указания в протоколе собрания точного времени его проведения.

В пункте 5.14 «Гриф ограничения доступа к документу» так и не исправлена грубая ошибка (требование проставлять гриф только на первом листе документа), и данный пункт противоречит ряду законов РФ. Грифы секретности и гриф «коммерческая тайна» по закону должны указываться на каждом листе (последний должен сопровождаться ещё и целым «букетом» дополнительной информации). Прочие грифы также имеет смысл указывать на каждом листе несшитых бумажных документов, поскольку в противном случае будет затруднительно привлекать нарушителей к ответственности. Приведенный пример оформления грифа «коммерческая тайна» абсолютно не соответствует требованиям закона о коммерческой тайне.

В описании реквизита «Адресат» (5.15)  не учтено, что часто адресатами являются зарубежные организации и физические лица, не являющиеся гражданами России. В таких случаях некритически использовать приведенные в стандарте рекомендации, мягко говоря, нежелательно. Ну а дошедшее со времен пишущих машинок ограничение списка адресатов 4-мя, с моей точки зрения, неуместно (и не опирается на закон). Положение «При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается» является сомнительным как императивное требование.

Упрямство авторов в части игнорирования действующего законодательства даже вызывает определенное уважение. Все мои усилия донести до них, что безапелляционная формулировка п.5.18 – не для федеральных и региональных органов государственной власти, а для любых организаций! – «Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации» является грубой правовой ошибкой, так ничего и не дали. Теперь  уже пользователям стандарта я рекомендую познакомиться с Законом РФ от 25.10.1991 №1807-1 «О языках народов Российской Федерации», ст.16 и 22 (цитаты см. в моем посте http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/2_10.html ).

Самый сомнительный реквизит – это, конечно же «Отметка об электронной подписи» (п.5.23). Практика использования отметок, визуализирующих электронные подписи, и (пока что крайне спорный – в отсутствии самой электронной подписи это не подлинники, но и не копии, поскольку содержат отсутствующие в подлиннике элементы) правовой статус такого рода материалов пока что не сложились. Соблюсти требование о помещении визуализации в место, предусмотренное для подписи, может быть сложно, и в мировой практике используются иные подходы.

Очень странно, когда в визуализации подписи не указываются важнейшие сведения:
  • Сведения о том, является ли подпись квалифицированной

  • Полномочия лица,

  • Ограничения на использование сертификата (если есть),

  • Название выпустившего сертификат удостоверяющего центра,

  • Дата и время создания подписи.
Без этих сведений всей этой «визуализации» грош цена.

В описании реквизита «Печать» (п.5.24) не нашли отражения последние изменения в законодательстве, делающие применение печати коммерческими организациями необязательным.

В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п.5.26) не учтено, что, согласно законодательно-нормативной базе, в ряде случаев данная отметка может или должна оформляться иначе (подробнее см. мой пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/11/2_10.html ). На практике также часто используется надпись «Копия верна» вместо «Верно», и в стандарт вполне можно было бы включить такой вариант. Опять же, теперь организации не обязаны иметь печати, однако корректировать текст с учетом новой ситуации разработчики стандарта отказались.

Описания целого ряда реквизитов, например, «Отметки о поступлении документа» (5.27) сформулированы на чисто «бумажном» языке и неприменимы к электронным документам. Предложение отметить, что в электронном документообороте данная отметка может вносится в регистрационную карточку документа (или иным образом фиксироваться) в системе электронного документооборота, было отклонено.

Очень много у меня претензий к разделу про бланки. В первую очередь я не понимаю, зачем пытаться переносить требования к бумажным бланкам на электронные документы, без учета специфики их создания и использования – и вопреки уже сложившейся практике как в государственном, так и в коммерческом секторах.

В общем, обновленный стандарт, как мне кажется, это лишь временное решение, поскольку он по-прежнему преимущественно ориентирован на традиционный бумажный документооборот и во многих вопросах не слишком хорошо стыкуется с всё шире распространяющейся практикой «электронного правительства». Жаль, что его разработчики не воспользовались шансом привести требования в соответствие с законодательством, а ещё лучше – уйти от мелочных технических требований и сформулировать содержательные высокоуровневые требования к оформлению современных организационно-распорядительных документов, в том числе и тех, которые не имеют бумажных аналогов и/или рассчитаны на обработку машинами, а не человеком.

Источник: сайт Росстандарта
http://www.gost.ru/wps/portal/

8 комментариев:

  1. Как и где скачать стандарт, подскажите, пожалуйста.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Ссылку на сайт Росстандарта я дала, и при известной ловкости можно захватить документ и там. Чуть позднее он наверняка появится на целом ряде интернет-сайтов и в справочно-правовых системах (например, в Консультанте+).

      Удалить
  2. Хотя бы от "росписи" они отказались - и то прогресс.

    ОтветитьУдалить
  3. "Румяный критик мой, насмешник толстопузый..." А.С. Пушкин

    ОтветитьУдалить
  4. Добрый день, Наталья!
    Буду очень признательна, если узнаю Ваше мнение и ответы на ряд вопросов, возникших по поводу применения нового стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016:
    1) Состав реквизитов. Объясните, пожалуйста, целесообразность выделения эмблемы и товарного знака (знака обслуживания) в отдельные реквизиты. Связано ли это с особенностями их использования в соответствии с определенными нормативно-правовыми актами? Или это зависит от статуса субъекта? Эмблему могут иметь и федеральные органы власти, и государственные и негосударственные организации. Товарный знак – исключительно негосударственные организации. В чем состоит их принципиальное различие?
    2) Состав реквизитов. Почему, на Ваш взгляд, в редакции нового стандарта был изъят реквизит «Идентификатор электронной копии документа»? Он нес определенную функцию, помогал в информационно-справочной работе с документами. С помощью данной отметки мы могли найти электронную версию внутреннего документа, сканированный образ входящего документа.
    3) Оформление реквизитов. В пп. 5.1 и 5.2 говориться о проставлении Гербов, эмблемы и товарного знака на верхнем поле листа на расстоянии 10 мм от верхнего края. Почему в схемах расположения реквизитов (приложение Б) сохранилось предыдущее поле размером 3 мм? Как Герб можно вместить в блок, высотой 17 мм?
    4) Оформление реквизитов. Появляется вопрос о других возможных вариантах оформления даты (п. 5.10). Почему в указанных примерах не стоит знак «0» при словесно-цифровом оформлении даты? В данном случае «злоумышленники» могут дописать цифры «1» или «2», таким образом подделать настоящую дату документа. Почему нет варианта с полным написанием года, например: «10 марта 2016 года», или международного формата даты «2016.03.10»?
    5) Оформление реквизитов. Всегда интересовал вопрос, почему при оформлении элемента «почтовый адрес» в реквизите «Адресат» общепризнанное сокращение «ул.» (пл., пер., пр-т и др. географические термины) проставляется после собственного названия улицы? Где это правило прописано?
    Продолжение в следующем комментарии…

    ОтветитьУдалить
  5. Продолжение…
    6) Оформление реквизитов. Заголовок к тексту (п. 5.17). Рассматриваемый реквизит пишется с прописной или строчной буквы? В стандарте прямо не проговаривается, но подразумевается, что с большой буквы: «О» или «Об». Хотя в делопроизводственной практике, в случаях написания заголовка сразу после наименования вида документа с новой строки, пишут с малой буквы.
    7) Оформление реквизитов. Особенности оформления грифов утверждения и согласования. При утверждении документа должностным лицом наименование должности пишется с прописной буквы, распорядительным документом – наименование документа пишется со строчной буквы? Почему ключевое слово «УТВЕРЖДЕН» меняется в зависимости от наименования вида утверждаемого документа, а ключевое слово «СОГЛАСОВАНО» остается без изменений?
    8) Оформление реквизитов. Вопрос связан с применение норм и правил русского языка. С каких пор после заключительной формы вежливости «С уважением» ставится запятая? Почему между инициалами имени и отчества не ставится пробел? Согласно правилам после сокращения с точкой ставится один пробел. Например: Семенова А. И. или А. И. Семенова. В примере оформления реквизита «Отметка о направлении документа в дело» применяется условно принятое сокращение «г.», хотя если обозначение даты состоит только из года, слово «год» пишется полностью. Также в оформлении данного реквизита опущена расшифровка подписи. Проанализировав текст стандарта, можно найти ошибки в орфографии, а именно в случаях употребления малых и прописных букв. Например, в п. 5.25 наименование e-mail оформлено с прописной буквы.
    9) Оформление реквизитов. Кто должен проставлять реквизит «Отметка о направлении документа в дело»? Руководитель подразделения или исполнитель поручения, указанный в резолюции?
    10) Оформление реквизитов. В ГОСТе Р 6.30-2003 реквизит «Отметка об исполнителе» включал исключительно инициалы и фамилию исполнителя, в новом ГОСТе приведен пример полного имени. Возникает вопрос, оформлять данную отметку можно только одним способом, предложенным в ГОСТе Р 7.0.97-2016?
    11) Бланки документов. Могут ли в делопроизводственной практике применяться бланки формата А3 при оформлении документов в виде таблиц?
    Спасибо большое за ответы.

    С уважением
    Яна

    ОтветитьУдалить
  6. Яна, не нужно дублировать свои вопросы - я их прекрасно нахожу и в старых постах :) Мой ответ здесь: https://rusrim.blogspot.ru/2015/11/1_9.html

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Прошу прощения за повторы. Из-за своей невнимательности первоначально написала комментарии не к той статье.

      Удалить