Казахстан: Утверждены критерии оценки степени рисков в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда РК

Законодательством республики Казахстан предусматривается, что периодичность проверок государственными органами своих «подопечных» зависит от того, к какой группе риска они отнесены:

Закон Республики Казахстан от 06.01.2011 № 377-IV ЗРК «О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан»

Глава 2. Порядок организации и проведения проверок

Статья 13. Система оценки рисков

1. В зависимости от степени риска государственные органы относят проверяемых субъектов к группам высокого, среднего либо незначительного риска и определяют для них периодичность проведения плановых проверок, но не чаще:

1) одного раза в год – при высокой степени риска;

2) одного раза в три года – при средней степени риска;

3) одного раза в пять лет – при незначительной степени риска.

Министерством связи и информации Республики Казахстан приказом от 11 июля 2011 года №198 установлены критерии, по которым оценивается состояние дел в области управления документами и архивного дела в проверяемых организациях. По этим критериям будут оцениваться государственные учреждения и организации, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда, а также органы управления архивным делом (п.2.)

За невыполнение каждого из критериев начисляется определенное количество штрафных баллов. В зависимости от суммы набранных штрафных баллов, организации будут относить к группе высокого (свыше 11 баллов), среднего (6-11 баллов) и незначительного (1-5 баллов) риска (п.3).

Критерии ниже приведены полностью, поскольку это самое интересное в данном документе, и они наглядно показывают, какие аспекты управления документами и архивного дела, с точки зрения архивной службы Казахстана, необходимо контролировать:

«Критерии оценки степени рисков в области формирования, хранения и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан» (утв. Приказом Министерства связи и информации Республики Казахстан от 11 июля 2011 года №198)

6. Критериями для оценки степени риска являются:

• Нарушения требований к оформлению документов – 1 балл;
  
  
• Нарушения требований к организации документооборота – 1 балл;
  
  
• Отсутствие согласованной номенклатуры дел, нарушение порядка формирования дел и передачи их в архив – 1 балл;
  
  
• Нарушение установленных сроков временного хранения документов Национального архивного фонда в ведомственном архиве и порядка передачи их в государственный архив – 1 балл;
  
  
• Отсутствие учета документов Национального архивного фонда и по личному составу – 1 балл;
  
  
• Отсутствие системы научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда и по личному составу в государственных и специальных государственных архивах – 1 балл;
  
  
• Нарушения режима и условий хранения документов Национального архивного фонда – 6 баллов;
  
  
• Нарушения прав и интересов физических и юридических лиц в использовании документов Национального архивного фонда и по личному составу – 6 баллов;
  
  
• Нарушения сроков хранения документов, установленных Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций с указанием сроков хранения, утвержденным приказом И. о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128 – 6 баллов;
  
  
• Отсутствие учета физического и химико-технического состояния документов Национального архивного фонда и по личному составу в государственных и специальных государственных архивах – 6 баллов;
  
  
• Не обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и по личному составу – 12 баллов;
  
  
• Уничтожение документов Национального архивного фонда и по личному составу, без согласования с государственными органами – 12 баллов.

Мой комментарий: Следует обратить внимание на следующие моменты:

• Оценке по этим критериям подлежат только государственные организации.
  
  
• Необеспечение сохранности документов, в том числе документов по личному составу, может привести к увеличению числа проверок в пять раз – каждый год вместо одного раза в пять лет.

Источник: Официальный сайт Министерства связи и информации Республики Казахстан
http://mci.gov.kz/main/images/stories/contents/prikaz_198_11072011.rar