Главный архивист Новой Зеландии предупреждает о необходимости планировать меры на случай катастроф

Статья была опубликована на сайте idm.net.au 26 июля 2011 года.

В своём последнем докладе о состоянии делопроизводства в государственных органах Главный архивист (Chief Archivist) Новой Зеландии Грег Гулдинг (Greg Goulding – на фото) подчеркнул, что государственные органы и учреждения должны иметь планы по подготовке и по борьбе с последствиями стихийных бедствий для их документов и информации.

Он также отметил, что «Архивы Новой Зеландии намерены и дальше помогать в деле спасения и восстановления государственных документов в Кентербери (Canterbury)».

«Землетрясения в Кентербери 2010 и 2011 годов показали, какое воздействие могут оказать природные стихийные бедствия на Новую Зеландию. Хотя их последствия значительны и видимы, катастрофы могут происходить в различных формах. Информация, собранная в ходе проведенного Архивами Новой Зеландии ежегодного обследования делопроизводства в государственных органах, указывает на то, что многие из них не подготовлены как следует с тому, чтобы справиться с последствиями стихийных бедствий для их документов и информации.»

«Соответствующие планирование действий по обеспечению непрерывности деловой деятельности/восстановлению после стихийных бедствий в плане управления документами и информацией может помочь как в предотвращении катастроф, как и в реагировании на них.»

Отчет Главного архивиста о состоянии делопроизводства в государственных органах в 2010 году (см. Report on the State of Government Recordkeeping 2010 ) также содержит рекомендации по обеспечению хорошего управления информацией в период преобразований в государственном секторе.

«В этом постоянно меняющемся мире учреждениям государственного сектора более, чем когда-либо, важно создавать хорошие системы управления информацией для обеспечения непрерывности предоставления государственных услуг и непрерывной подотчетности правительства», говорит Гулдинг.

По мере того, как государственные органы расширяют предоставление услуг он-лайн, появляется  возможность обеспечить интеграцию управления информацией в архитектуру систем. Обеспечение способности систем создавать и поддерживать надежные деловые документы и информацию способствует эффективной деловой практике и помогает оказывать более качественные и «умные» государственные услуги.

В докладе также отражены перемены за пять лет, прошедших с момента принятия Закона Новой Зеландии о государственных документах (Public Records Act 2005). За это время был достигнут значительный прогресс в практике делопроизводства в государственном секторе.

Архивы Новой Зеландии выделили три ключевых фактора, обеспечивающих хорошее управление информацией, в отношении которых государственные органы добились заметных улучшений:

• 93 процента государственных учреждениях сообщили о том, что у них уже имеется или разрабатывается официальная программа управления документами;
  
  
• Многие другие органы также работают над системами, способствующими исполнению требований закона; это отражает растущее понимание государственными органами преимуществ полноценного и аккуратного делопроизводства;
  
  
• Для окончательного решения судьбы своих документов, государственные учреждения должны получить санкцию Главного архивиста. Здесь возможен ряд вариантов, в том числе уничтожение документов или их передача в Архивы Новой Зеландии. В 2010 году почти половина всех государственных учреждений получили от Главного архивиста соответствующие разрешения в отношении своих документов по основной деятельности.

В качестве одного из важнейших направлений для совершенствования выделено исполнение указаний по срокам хранения документов и действиям по их истечении (disposal authorities). Регулярное решение судьбы государственных документов (т.е. их уничтожение или передача на архивное хранение – Н.Х.) в ходе нормальной деловой деятельности - важнейший способ повышения эффективности деловой деятельности. Управление информацией лишь до тех пор, пока сохраняется в ней потребность, позволяет сократить затраты на её хранение и сэкономить время, уходящее на управление уже ненужными документами.

По словам Гулдинга, многие документы, имеющие историческое значение для Новой Зеландии, хранятся в государственных учреждениях по всей стране. Передача их на хранение в Архивы Новой Зеландии позволяет уменьшить нагрузку на государственные учреждения по обеспечению сохранности этих документов, и дает учреждениям возможность сосредоточиться на выполнении своих основных обязанностей.

Источник: сайт idm.net.au
http://idm.net.au/article/008530-nz-chief-archivist-warns-need-disaster-planning