четверг, 2 апреля 2009 г.

Управление инноваций и стратегических проектов Генеральной дирекции архивов Португалии как ключевой элемент административной реформы в государственном секторе

Согласно действующему положению о Генеральной дирекции архивов (Direcção-Geral de Arquivos, DGARQ), в обязанности Управления инноваций и стратегических проектов (Direcção de Serviços de Inovação e Projectos Estratégicos, DSIPE) входит участие в тех исследованиях и проектах в области «электронного правительства», результаты которых могут внести вклад в обеспечение сохранности электронного архивного наследия.

Сюда входит разработка стандартов и технических руководств, участие в международных проектах в области управления и обеспечения сохранности электронных документов и архивов, а также поддержка создания концепции, проектирования и внедрения в учреждениях-создателях и хранителях документов и архивов электронных архивных систем, необходимых для модернизации государственного управления согласно проекту SIMPLEX (это программа построения «электронного правительства» и одновременного упрощения системы государственного управления – Н.Х.) и «Португальскому технологическому плану».

DSIPE также отвечает за разработку национального плана по оцифровке документов, поддерживающего проведение научных исследований, а также публикацию и распространение материалов, связанных с обеспечением сохранности и обогащением архивного и фотографического наследия. С этой целью DSIPE контролирует и поддерживает инициативы по проработке концепции, подготовке и реализации проектов оцифровки португальских архивных и фотографических материалов; и координирует управление веб-ресурсами, для того, чтобы улучшить доступ к национальному архивному наследию и предоставлять пользователям больше услуг.

Для решения поставленных перед управлением задач, DSIPE под эгидой DGARQ осуществляет планирование и подготовку нескольких проектов, в частности:
  • Внедрения, поддержки, управления и мониторинга Национальным реестром архивных учреждений (Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas, FNAA),

  • Национальной программой оцифровки (Plano Nacional de Digitalização, PND),

  • Виртуальных конференций в реальном времени (Consulta Real em Ambiente Virtual, CRAV),

  • а также, в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, -  управляет Хранилищем аутентичных электронных объектов (Repositório de Objectos Digitais Autênticos, RODA), а также готовит рекомендации по созданию планов по обеспечению долговременной сохранности.
Национальный реестр архивных учреждений FNAA

Цель FNAA заключается в том, чтобы открыть доступ, в стандартизованной форме, к описаниям юридических лиц, а также отдельных физических лиц и семей, которые являются создателями или владельцами документов и архивных материалов, или каким-либо иным образом связаны с ними. Возможность связать эту информацию с описаниями документов позволит лучше понять контекст их создания, облегчения поиск информации и документов, а также даст возможность составлять виртуальные перечни всех документов, созданных определенным подразделением какой-либо организации, даже если эти документы со временем оказались разбросанными по различным хранилищам. Подобная возможность может быть особенно полезна в случае структурных изменений в органах государственной власти, свежим примером которых может служить «Программа реструктуризации центрального правительства» (Programa de Reestruturação da Administração Central do Estado, PRACE).

FNAA будет использоваться государственными органами в качестве справочника, что поможет отыскивать информацию в архивных фондах и в государственных документах. Исходя из требований по обеспечению подотчётности, прозрачности, упрощения и модернизации государственного аппарата, этот инструмент следует также сделать доступным и для граждан, это поможет им более осознанно исполнять свои гражданские обязанности.

Партнерства, содействующие созданию FNAA, будет способствовать созданию сети португальских архивов, помогут в разработке интегрированного подхода к документам / архивам (в отличие от традиционного деления на «административные документы», «документы» и «архивные документы»), облегчат внедрение новых носителей информации, удовлетворяющих новым потребностям и задачам, с которыми сталкивается управление документами и архивами; и, наконец, помогут в создании систем управления документами и архивами путем внедрения более эффективных методов работы и улучшения коллективного использования информации.

С этой цели, DGARQ подготовила технический документ, содержащий правила оперативного использования FNAA и функциональные требования к разработке реестра. В рамках этого проекта будет использована документация по метаданным, обеспечивающим возможность взаимодействия (интероперабельность) систем (Meta informação para Interoperabilidade, MIP), подготовленная DGARQ по заданию генерального секретариата Президента Совета министров.

Национальная программа оцифровки PND


Программа PND была создана в рамках международной и национальной политики Евросоюза в отношении оцифровки, обеспечения интернет-доступа и долговременной сохранности электронного контента, использования современных информационных технологий и укрепления европейского сотрудничества в области управления документами и архивного дела. Таким образом, в соответствии с «Португальским технологическим планом» и португальский «Национальной базовой стратегической концепцией» (Quadro de Referência Estratégico Nacional, QREN), организации, хранящие архивное наследие, - архивы, библиотеки, центры документации, музеи и другие частные организации, - несут ответственность за то, чтобы их услуги и продукты были доступны дистанционно и в электронном виде.

Проект PND рассчитан на три года.  Его координацией занимается группа под руководством DGARQ, в сотрудничестве с португальской Национальной библиотекой (Biblioteca Nacional Portuguesa, BNP), в которую также входят представители учреждений Министерства культуры. Целью деятельности группы является вовлечение этих организаций в процесс выявления и обмена опытом; определение воздействия  проекта на национальном уровне; анализ поджидающих впереди трудностей; а также выявление основных потребностей индивидуальных пользователей и организаций.

Для содействия деятельности по оцифровке и обеспечения общенациональной доступности её результатов, будут предприняты усилия по диверсификации и оптимизации практики оцифровки, по максимизации отдачи от инвестиций в проекты оцифровки, и по привлечению специалистов, имеющих опыт в области оцифровки и обеспечения долговременной сохранности электронных материалов.

В рамках этой работы предусматривается создание плана по обеспечению долговременной сохранности, который ускорит процессы оцифровки документов. Это сотрудничество в области создания, распространения и обеспечения сохранности оцифрованного контента и/или оригинальных электронных материалов, в рамках стратегии устойчивого развития, может облегчить доступ к культурному наследию - посредством определения и интеграции мер, упрощающих доступ пользователей к различным архивных фондам и коллекциям.

«Виртуальные конференции в реальном времени» (CRAV) – система электронного обслуживания

Генеральная дирекция архивов Португалии (DGARQ), в рамках программы модернизации государственного управления, поддерживает проект виртуальных конференции в реальном времени (CRAV), интегрированный в национальную программу построения «электронного правительства» SIMPLEX и в «Португальский технологический план», - с целью  улучшить и упростить взаимодействие с клиентами и предоставить новые услуги в области управления электронными документами. В проекте CRAV предусмотрена интеграция  с информационной системой управления архивами (DIGITARQ). Данный проект должен обеспечить пользователям единую удобную точку доступа, обеспечивающую обмен информацией с DGARQ и её региональными архивами.

Данная точка доступа поддерживает поиск и просмотр документов, оформление запросов на ознакомление с документами (в архиве), «бронирование» отобранных на ознакомление документов, оформление тематических запросов и заказов на размножение документов, подготовку счета за услуги и его согласование, получение информации о ходе выполнения запросов и заказов, запрос дополнительной информации по предмету исследования, использование электронных платежных систем, доставку через Интернет заверенных электронных копий, дополнительные возможности доступа для лиц с ограничениями по здоровью, а также покупку продукции в магазинах DGARQ.

"Виртуальные» свойства справочной службы обеспечат такое управление программными приложениями,  которое позволит на протяжении всего процесса лучше осуществлять контроль, организовать потоки информации между архивными службами в рамках одной и той же среды и одновременную поддержку различных участников этого процесса, - а также обеспечить получение боле четких и точных показателей, характеризующих эффективность работы учреждения и его персонала, удовлетворить потребности удаленных пользователей, обеспечить доставку копий (с электронным сертификатом или без него), защищенное Интернет-соединение и возможность оказания других услуг, таких как "сканирование по запросу", и составление более подробных профилей пользователей и тех архивных документов, с которыми пользователи работали. Этот проект должен начаться в 2010 году. В то же время в региональном архиве в Порто уже работает электронный «стол обслуживания».

Обеспечение долговременной сохранности электронных материалов

Государственная администрация в целом и все её подразделения зависят от информации, создаваемой, обрабатываемой и сохраняемой в электронном формате на протяжении всего её жизненного цикла. Однако, несмотря на огромный прогресс в научно-техническом развитии, пока что не сложилась общая заинтересованность в обеспечении долговременной сохранности создаваемой сегодня информации. DGARQ осознает и пытается решить проблему обеспечения долговременной сохранности создаваемых электронным образом документов, используя для этого три направления действий, или, иначе говоря, рассматривая три направления стратегического развития:
  • Создание электронного архива, способного накапливать, управлять и распространять электронные объекты, созданные государственной администрацией. Национальный электронный архив – «Хранилище аутентичных электронных объектов» (Repositório de Objectos Digitais Autênticos, RODA), является эффективным решением задачи по сбору и управлению электронной информацией. Данный проект выполняется DGARQ с помощью технологического университета Миньо (Minho). Была выбрана стратегия постепенного развития базовых функций и постоянного улучшения этих функциональных возможностей с тем, чтобы увеличить количество поддерживаемых категорий цифровых объектов. В настоящее время обеспечивается непосредственное взаимодействие и поддержка тех органов власти, что имеют электронные объекты, но не располагают ресурсами для решения задач в этой специфической области.

    Архив RODA создан на основе стандарта OAIS (Открытой архивной информационной системы) и технических документов, подготовленных в рамках проекта Interpares-2. Хранилище системы RODA создано на платформе FEDORA, и использует различных схемы метаданных, в том числе EAD (Encoded Archival Description – Кодированное описание архивных материалов), PREMIS (PREservation Metadata: Implementation Strategies – метаданные для долговременной сохранности: Стратегии реализации), METS (Metadata Encoding and Transmission Standard – стандарт кодирования и передачи метаданных), и ANSI/NISO Z39.87 (американский стандарт метаданных для растровых графических изображений). RODA в настоящее время может работать с  реляционными базами данных, структурированными текстами, фотографиями, видео- и звукозаписями. RODA будет связана с португальской архивной сетью (Rede Portuguesa de Arquivos, RPA). В рамках этой сети электронный архив должен начать с 2009 года предоставлять услуги по конвертированию электронных объектов.

  • Разработка технической документации и стандартов, которые бы помогли государственным органам осваивать, использовать и совершенствовать инструменты для обеспечения долговременной сохранности электронных объектов. С этой целью, DGARQ опубликовала пособие по разработке планов по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов.

  • Выполнение иных задач путем привлечения консультантов и разработки специализированных технических документов, помогающих государственным органам в управлении их электронными (и обычными) документами, в интересах  распространения практики должного управления документами на начальном этапе их создания. Это позволит на следующих этапах жизненного цикла более эффективно предупреждать и решать проблемы, связанные с технологическим устареванием и недостатками процессов управления, обеспечивающих идентификацию, классификацию и извлечение электронной информации. DGARQ предлагает услуги своих экспертов, ею опубликовано «Руководство по подготовке требований и по оценке программных систем управления электронными архивными документами» (Guia Para a Elaboração de Cadernos de Encargos e Avaliação de Software de Sistemas Electrónicos de Gestão de Arquivos) -  упрощенный вариант технических спецификаций MoReq (Типовых требований к управлению электронными документами).  DGARQ намерена в дальнейшем помогать организациям в выборе прикладных систем для управления документами и информацией, отвечающих основным требованиям MoReq.
Луиш Коруджо (Luis Corujo)
Архивист генеральной дирекции архивов Португалии (DGARQ)


Источник: блог "Not Just Another Archive Blog"
http://archivists.wordpress.com/2009/04/02/the-innovation-and-strategic-projects-office-dsipe-from-the-general-head-office-of-archives-dgarq-as-a-key-element-to-the-administrative-modernization-of-the-public-services/
http://archivists.wordpress.com/2009/04/14/the-innovation-and-strategic-projects-office-dsipe-from-the-general-head-office-of-archives-dgarq-as-a-key-element-to-the-administrative-modernization-of-the-public-services-in-portugal-part-2/

Комментариев нет:

Отправка комментария