Электронный архив штата Вашингтон начинает архивацию веб-сайтов и электронной почты агентств

Электронный архив штата Вашингтон (Washington State Digital Archives)  известил агентства штата о том, что согласно ст. 434‐662 «Административного кодекса штата Вашингтон» (Washington Administrative Code, WAC - свод нормативных актов, изданных агентствами исполнительной ветви власти штата Вашингтон), с января 2010 года электронный архив должен начать обеспечивать сохранение веб-сайтов агентств штата и местных органов власти, а также начать приём на хранение от агентств их электронной почты.

Электронным архивом используется двухуровневая система сохранения веб-сайтов органов государственной власти.

На первом уровне, за который отвечает электронный архив, используется специальное программное обеспечение для захвата содержимого обращенных к публике веб-сайтов агентств. Таким образом сохраняется история агентств, как она видна через их публичные веб-сайты. Такая процедура выполняется как минимум раз в год, и от агентств ничего в этом плане не требуется – все операции по сбору контента и обеспечению его дальнейшей сохранности выполняет электронный архив.

Упомянутая выше процедура не освобождает агентства от ответственности за выявление и сохранение архивных документов, которые могут располагаться на веб-сайте или быть его составной частью. По выявлении архивных документов, агентства должны связаться с электронным архивом и заполнить форму Соглашения о передаче, на основании которого документы передаются в архив на постоянное хранение. Каждое агентство должно также заполнить форму, содержащую технические сведения, необходимые электронным архивам для обеспечения долговременной сохранности электронных дел.

Если архивные документы содержаться во внутренней сети (интранете), то агентство должно, совместно с техническим персоналом электронного архива, либо открыть архиву доступ к соответствующим сайтам, либо договориться о копировании данных и передаче их с установленной частотой в электронный архив.

Что касается электронной почты, то на первом этапе будет приниматься только почта на основе Exchange 2003 и 2007. Позднее будет организован приём почты из систем GroupWise и Lotus Notes.

Источники: сайт Центра муниципальных исследований и услуг штата Вашингтон / портал законодательной власти штата Вашингтон
http://www.mrsc.org/govdocs/W3archive.pdf
http://apps.leg.wa.gov/wac/default.aspx?cite=434-662