Хочу обратить внимание на ряд моментов, которые мне показались интересными. Прежде всего, инструкция разработана с учетом положений ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» (п.1.2.), что не может не радовать.
В тексте инструкции грамотно сформулированы основные функции службы делопроизводства (в данном случае это Управление делами). В число задач, решаемых Управлением делами, входят «общее методическое руководство и контроль за организацией и состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Федерального агентства, организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами» (п.1.4.).
Кстати говоря, радует, что коллеги не спешат последовать дурному примеру «Правил делопроизводства в федеральных органах власти» и отказаться от термина «документационное обеспечение управления». Цитируя слова А.Н.Соковой, сказанные ею ещё в 1978 году, «… приведём ранее выдвигавшееся нами и всё более широко применяющееся на практике предложение о замене понятия «делопроизводство» понятием «документационное обеспечение», поскольку первое недостаточно отражает роль и место документации и работы с ней в период научно-технической революции. Кроме того, применение термина «делопроизводство» вызывает представление о второстепенной деятельности учреждения, связанной с приёмом, регистрацией и подшивкой документов». Иначе говоря, - и цитируя другого нашего классика, капитана Врунгеля, - «как вы яхту назовёте, так она и поплывёт», и если уж отказываться от «документационного обеспечения управления», то только в пользу более современного термина, такого, как «управление документами».
Не забыта и ответственность остальных сотрудников организации: «Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.» (п.1.5.)
Инструкцией предусмотрено ведение внешней переписки руководителями структурных подразделений. Для наших федеральных органов – это колоссальный прогресс:
Инструкция по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии (Утв. Приказом Ростехрегулирования от 31.07.2009 № 2680)
2.6.19. … Начальники структурных подразделений и их заместители в пределах своей компетенции имеют право подписи документов, направляемых в адрес руководителей структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам, подписываются Руководителем Федерального агентства, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Одновременно с этим предусмотрено, что «документы, подписанные руководством структурных подразделений, оформляются соответствующими работниками, осуществляющими документационное обеспечение в структурных подразделениях» (п.3.4.8.). Таким образом, в Управление делами поступает уже полностью оформленный и зарегистрированный документ. Само Управление делами регистрирует с помощью той же «автоматизированной системы "Делопроизводство"» исходящие документы, «подписанные руководством Федерального агентства» (п.3.4.4.).
Целый раздел инструкции (п.3.5) описывает порядок работы с электронной почтой в организации. Остановлюсь на нескольких, с моей точки зрения, важных положениях:
- Прием и передача документов по электронной почте осуществляется исполнителями с помощью персональных компьютеров, подключенных в локальную сеть Федерального агентства. (п.3.5.2.)
- Персональному «почтовому ящику» сотрудника «присваивается название в соответствии с фамилией, именем, отчеством пользователя и наименованием организации». Этот подход мне нравится, он позволяет достаточно точно идентифицировать сотрудника организации по его адресу.
- Кроме того, в подразделениях назначают «ответственных за работу с системой электронной почты» - по инструкции, они осуществляют регистрацию документов и их передачу (т.е. всю техническую работу – «создает письмо во встроенном редакторе электронной почты Lotus Notes, заполняет список рассылки, предоставленный исполнителем, в реквизит "Тема" вносит номер документа и его заголовок, подключает передаваемые файлы»).
- Это достаточно спорный подход, взваливающий всю техническую работу по оправке электронной почты в подразделении на одного несчастного, и создающий возможность задержек. Учитывая темпы роста использования электронных документов и электронной почты в органах государственной власти, отправку и прием сообщений, а также, при необходимости, их регистрацию в системе делопроизводства должны, как мне кажется, выполнять все сотрудники.
- Порадовал пункт следующего содержания: «Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения». (3.5.10.)
Стоит, однако, обратить внимание на то, что всё написанное в п.3.5 инструкции фактически противоречит положениям Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, - например, таким пунктам:
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477)
38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи.
40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
Несмотря на то, что электронная почта активно используется, применение ЭЦП в Ростехрегулировании не предусмотрено, а получают и отправляют почту сами сотрудники ведомства, не загружая этой «почетной обязанностью» сотрудников Управления делами, как предписано Правилами.
Что особенно интересно - в самом документе черным по белому записано, что инструкция согласована с Федеральным архивным агентством. Неужели сотрудники Росархива всё-таки осознали, насколько «непропечённым» и, что самое главное, отставшим от жизни продуктом являются выпущенные ими же Правила?
>> Несмотря на то, что электронная почта активно используется, применение ЭЦП в Ростехрегулировании не предусмотрено, а получают и отправляют почту сами сотрудники ведомства, не загружая этой «почетной обязанностью» сотрудников Управления делами, как предписано Правилами.
ОтветитьУдалитьВ компании "Юкос" в свое время (ТОГДА еще...) был внедрен электронный документооборот на базе внутрикорпоративной электронной почты. При этом никаких средств ЭЦП не применялось. Просто существовало понятие - "официальный почтовый ящик подразделения". Как правило, это был адрес почты секретаря или помощника руководителя подразделения. Письма, отправленные с адреса официального почтового ящика, приравнивались к официальным документам на бумаге (внутри компании, конечно). Согласование любых документов также осуществлялось с использованием официальных почтовых ящиков.
Насколько я понимаю, эту идею знают и применяют во многих организациях. При видимых технических недостатках у нее есть и достоинство - организационно это все внедряется очень быстро.