Квебек (Канада): Деловые и архивные документы

Терминологические споры идут и во франкоязычном мире. Этой теме посвящена заметка франко-канадского специалиста из провинции Квебек Мишеля Робержа (Michel Roberge), опубликованная на его блоге «Les Carnets de Michel Roberge» 16 января 2012 года под названием «Documents d’activité et archives».

С профессиональной точки зрения, 2011 год завершился отказом от использования смешной фразы «управление записями» (gestion des enregistrements)  в качестве буквального перевода термина «управление документами» (records management). Новый стандарт ISO 30300 теперь официально разделяет понятия «деловые документы» и «архивные документы» - позиция, которую я отстаивал с 1983 года:

• Деловые документы (documents d’activité, англ. records): «информация [вне зависимости от вида носителя, формы или формата] созданная или полученная, и в дальнейшем сохраняемая в качестве доказательства или актива физического или юридического лица, во исполнение им своих юридических обязательств или в интересах его деловой деятельности». (Это – хорошо знакомое определение понятия «документ» из стандарта ISO 15489-1:2001, известного у нас как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, повторенное с небольшими изменениями в новом стандарте ISO 30300 – Н.Х.)
  
  
• Архивные документы (archives): «Документы постоянного хранения; деловые документы, сохраняемые для постоянного использования». Данный термин также, помимо прочего, ассоциируется с местом хранения архивных документов (dépôt d’archives - архивохранилище). (Согласно ISO 30300, ещё одно значение термина «архив» - это, как у нас, организация или её подразделение, отвечающие за отбор, принятие на хранение, обеспечение сохранности и предоставление доступа к архивным документам – Н.Х.)

Это совершенно ясные формулировки, отражающие реальность: деловые документы могут быть активными (в текущем делопроизводстве - documents actifs (courants)), полуактивными (semi-actifs, semi-courants) или неактивными (готовыми к уничтожению по мере того, как они утратят свою ценность). К архивным относятся те деловые документы, что подлежат постоянному хранению вследствие их архивной (archivistique), исторической или культурной ценности. Задачей системы управления деловыми документами является обеспечение возможности использования документов для выполнения организацией своей миссии и для целей внутреннего управления организацией. Выявление и обеспечение сохранности архивных документов является результатом систематического управления жизненным циклом деловых документов. Два объекта управления объектами: две профессии.

Круг замкнулся: профессия возвращает к истокам управления документами (records management) и управления архивными документами (archives management), которые  американцы практиковали в Квебеке  с конца 1960-х годов. Использование такой международной точки зрения сулит многообещающее будущее для продвижения наших профессиональных услуг.

Мишель Роберж (Michel Roberge)

Источник: блог Мишеля Робержа
http://gestarcarnets.blogspot.com/2012/01/504-documents-dactivite-et-archives.html