суббота, 21 января 2012 г.

ARMA International: Главные проблемы, стоящие перед специалистами по управлению документами и информацией, часть IV

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/arma-international-iii.html )

Продолжаю знакомить коллег с тем, как кандидаты на высшие посты в ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International отвечают на следующий вопрос: «Назовите два, по Вашему мнению, наиболее существенных изменения в государственном управлении и деловой деятельности, которые в ближайшие три-пять лет повлияют на управление документами и информацией как профессию, и поясните, как ARMA могла бы отреагировать на эти изменения».

Алисон Норт (Alison North), претендент на пост международного директора (International Director): Взрывной рост объёмов контента и ужесточение законодательно-нормативных требований -  наиболее распространенные изменения в деловой деятельности и государственном управлении,  которые продолжать влиять на профессию управления документами и информацией. Ниже я сузила их до двух конкретных областей, связанных как с контентом, так и с нормативными требованиями, и добавила свои предложения относительно того, как ассоциация ARMA могла бы отреагировать на эти изменения.

1) Воздействие информации, поступающей «в реальном времени». Учитывая постоянный рост объёмов информации, доставляемой в реальном времени «человеку с улицы» на мобильные телефоны, от и к журналистам через Твиттер, передаваемой между террористами и бунтовщиками - можем ли мы рассматривать этот фактор как положительную помощь в доставке информации, помогающую коммерческим организациям и государственным органам доставлять свою продукцию и услуги?

2) Приход на рабочие мета представителей «поколения Y». Люди, родившиеся между 1980 и 2000 годами, всё проще относятся к раскрытию собственных (а в ряде случаев, и чужих) персональных данных в социальных сетях. В последние годы эти молодые люди влились в ряды работников, принеся с собой легкое отношение к обмену информацией с использованием веб-средств. Судя по всему, растет количество утечек данных на рабочих местах. Как специалистам по управлению документами и информацией на это реагировать, стремясь получать выгоду от позитивного отношения «поколения Y» к обмену информацией, в условиях, когда ужесточаются законодательно-нормативные требования, направленные на то, чтобы помешать нам обмениваться информацией?

На эти изменения можно было бы реагировать следующим образом:
  • Спонсировать исследования того, как эту открытость и готовность обмениваться информацией можно было бы совместить с практикой управления документами,

  • Согласовать метрики принципов GARP с использованием поступающей в реальном времени информации и с культурой обмена информацией,

  • Лоббировать в правительстве относительно введения меньшего числа нормативных требований, разработки простых и понятных законов, содержащих четкие указания по вопросам управления и обмена информацией,

  • Ввести обучение и профессиональную подготовку по вопросам, когда и как обмениваться информацией, где показывать, как использовать социальные сети с выгодой для деловой деятельности,

  • Ввести обучение и профессиональную подготовку по вопросам информации, поступающей в реальном времени, и её возможного использования на рабочем месте.
Джон О’Брайан (John J. O’Brien), претендент на пост международного директора: 1) Распространение социальных сетей и технологий, выводящих информационный контент из-под физического и, зачастую, интеллектуального управления и контроля со стороны организации, представляют собой сдвиг в исторически сложившейся, фокусирующейся на внутренних вопросах роли специалистов по управлению документами. Одновременно с растущими ожиданиями в отношении подотчетности и прозрачности, нарастает «распыление» информационного контента. Чтобы знать, где и какая информация, и каким образом создается, используется и хранится, нужно опережающее вовлечение специалистов по управлению документами в процессы принятия решений, связанных с управлением содержащими знания ресурсами.

2) Материальные элементы (здания, инвентарь, признанная интеллектуальная собственность, денежные средства) определяют лишь часть стоимости организации. Говорят, что нематериальные элементы (бренд, компетенция и знания персонала, взаимоотношения с местными и международными клиентами, партнерами и сотрудниками; инфраструктура, которая способствует (или препятствует) получению отдачи от ресурсов) определяют до 70% рыночной стоимости организации. Поскольку все организации стремятся повысить оценку своей стоимости, то для специалистов по управлению документами есть возможность для того, чтобы продемонстрировать, как документные системы имеют потенциал для того, чтобы сделать нематериальные активы видимыми, и, следовательно, управляемыми.

Первое из этих двух изменений ближе к традиционной роли, выполняемой специалистами по управлению документами. Второе подразумевает перенос представлений о разумном управлении документами из пресловутых центров хранения документации на заседания совета директоров, - вне зависимости от размера организации. Эти перемены наблюдаются в международном масштабе как на развитых, так и на развивающихся рынках.

Решение этих вопросов предполагает концептуальное и практическое «соединение точек» такими способами, которые воспринимаются в странах с более базовым пониманием управления документами, которые, тем не менее, уже еще сталкиваются с проблемами, связанных с широким использованием передовых технологий. Сюда входит и накопление знаний, и возможность создания инструментов/ресурсов, которые потенциально могут быть полезными членам ассоциации, в какой бы стране те ни жили и работали.

Мартин Сашек (Martin D. Sušec), претендент на пост международного директора:  Два основных изменения в деловой деятельности и государственном управлении, которые будут влиять на практическое управление документами и информацией в ближайшие три-пять лет, это ужесточение регулирования деятельности в сфере финансовых услуг и промышленности, производящей продукты массового потребления; а также распространение оказываемых третьими сторонами информационных услуг на основе облачных вычислений.

В будущем нормативные акты государственных органов потребуют от коммерческих организаций создания дополнительной документации, подтверждающей предпринимаемые ими усилия по исполнению законодательно-нормативных требований в отношении мониторинга сомнительных финансовых операций, раннего выявления конфликтов интересов, и порядка финансирования политических партий и движений. Тенденция к использованию информационных услуг, предоставляемых на основе облачных вычислений поставщиками, выступающими в роли третьей стороны, потребует более тщательной проверки поставщиков и включения более жестких положений в договора, особенно в плане отслеживания сроков хранения, обеспечения безопасности, поддержания и уничтожения информации компании в организованном поставщиками облаке.

Источник: ARMA International

[ дополнение от 31.01.2012 ]

По итогам голосования, избраны:
Julie J. Colgan - Президент ассоциации ARMA
Denise L. Pickett - директор
Alison North - международный директор

Утверждены также безальтернативные кандидатуры:
Brenda Prowse - казначей
Patricia Burns - директор по канадским вопросам

Комментариев нет:

Отправить комментарий