Международная организация по стандартизации утвердила новый стандарт по обеспечению сохранности электронных документов

Официального извещения Международной организации по стандартизации (ИСО) пока нет, но в частном порядке члены соответствующего технического комитета уже сообщили в социальных сетях о том, что одобрен и вскоре будет официально опубликован стандарт ISO 14641-1 «Управление электронными документами – Проектирование и эксплуатация информационных систем для обеспечения сохранности электронных документов. Часть 1: Спецификации» (Electronic archiving - Part 1: Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation).

Стандарт подготовлен 171-м Техническим комитетом ИСО, и является адаптацией авторитетного французского стандарта NF Z 42-013, регламентирующего порядок
хранения электронных документов на носителях однократной записи. В первую часть стандарта собраны наиболее общие положения его французского прототипа.

Первая часть стандарта ISO 14641 должна обеспечить для организаций концептуальную основу. В ней описываются методы и способы, которые следует использовать при внедрении электронных информационных систем для управления документами и их хранения. В сочетании с соответствующими политиками организации по управлению документами, она описывает критерии, используемые при проектировании систем, и требования к этим системам. Эти требования рассчитаны на то, чтобы обеспечить, чтобы все управляемые информационной системой документы, захватывались ею, хранились, извлекались и открывались на доступ таким образом, который бы гарантировал их целостность и аутентичность в течение всего срока хранения.

Стандарт предусматривает возможность использования трех видов носителей информации: физических и логических устройств однократной записи (WORM), и перезаписываемых носителей. Целостность документов на физических и логических WORM-носителях обеспечивается за счет их физических и конструктивных особенностей. На использовании перезаписываемых носителей, целостность может обеспечиваться при помощи криптографических средств. В частности, могут использоваться контрольные суммы, хэши (дайджесты), отметки времени и электронные цифровые подписи. Во всех случаях требуется соблюдение установленных процедур.

Стандарт подразумевает использование только таких систем, что способны исключить возможность модификации или замены введенных в них документов. К прочим системам, в которых пользователи могут изменять хранящиеся в них материалы, стандарт неприменим.

Стандарт применим в отношении электронных документов:

• полученных в результате сканирования оригинальных бумажных документов или микроформ,
  
  
• полученных в результате конверсии аналогового аудио- или видеоконтента,
  
  
• изначально созданных в электронном виде каким-либо программным приложением,
  
  
• поступивших из других источников, создающих электронный контент, включая двух- и трехмерные карты и чертежи, цифровые аудио- и видеозаписи, цифровые графические медицинские документы (рентгеновские снимки, томограммы) и т.д.

Стандарт предназначен для:

• Организаций, стремящихся внедрить информационные системы, обеспечивающие:
  
  
• Хранение электронных документов, созданных путем сканирования, в условиях, обеспечивающих их сохранность и точное соответствие оригиналу,
  
  
• Хранение изначально электронных документы в условиях, обеспечивающих целостность информации и читаемость документов;
  
  
• Возможность аудита всех операций, связанных с электронными документами.
  
  
• Организаций-поставщиков ИТ-услуг и программного обеспечения, стремящихся разработать системы, обеспечивающие целостность и аутентичность сохраняемых в них документов;
  
  
• Организаций, оказывающих своим клиентам услуги по хранению документов.

Обязательно следует иметь в виду, что, несмотря на достаточно качественный перевод, терминология стандарта во многом осталась французская, и это может серьёзно запутать тех, что читает документ на английском языке. Так, в стандарте под «архивами» и «архивными документами» следует понимать вовсе не архивные документы, как может показаться при буквальном прочтении текста, а практические все документы, постоянно или временно хранимые организацией – включая документы, активно используемые деловыми подразделениями. В случае подготовки на базе данного стандарта российского ГОСТа, я бы настоятельно рекомендовала брать за основу для перевода оригинальный французский текст.

Содержание стандарта следующее:

1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Общие характеристики и уровни требований
5. Общие спецификации
6. Используемые для хранения документов носители информации
7. Системы, использующие съёмные носители информации
8. Системы, использующие логические носители информации однократной записи
9. Системы, использующие перезаписываемые носители информации
10. Процесс захвата
11. Использование документов
12. Аудит системы хранения документов
13. Архивация доверенной третьей стороной
14. Поставщики услуг

С моей точки зрения, это полезный и востребованный сейчас в нашей стране документ, описывающий ряд способов организации хранения электронных документов, с сохранением их юридической значимости и доказательной силы. Думаю, его стоило бы поскорее перевести на русский язык.

[ Дополнение от 30.01.2012 ] 24 января 2012 года стандарт ISO 14641-1:2012 был официально опубликован, см. http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=54911

Источники: LinkedIn / Xing
http://www.linkedin.com/groupAnswers?viewQuestionAndAnswers=&discussionID=89822341&gid=1815294&trk=eml-anet_dig-b_nd-pst_ttle-cn&ut=0Rmhptk151sB41
https://www.xing.com/net/informationlifecyclemanagement/digital-preservation-332785/fr-la-norme-afnor-zf-z42-013-sea-systemes-electronique-d-archivage-est-transformee-en-iso-14641-1-39429697/