Беларусь: Установлен перечень обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций документов по трудовым отношениям с работниками

С 1 января 2012 года в Беларуси введен перечень документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендации по применению перечня утверждены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 23 декабря 2011 года № 135.

Рекомендации разработаны во исполнение п. 114 мероприятий по реализации положений Директивы Президента Республики Беларусь от 31 декабря 2010 г. № 4 «О развитии предпринимательской инициативы и стимулировании деловой активности в Республике Беларусь» в целях оптимизации и совершенствования работы по ведению кадрового делопроизводства индивидуальными предпринимателями и микроорганизациями.

Мероприятия по реализации положений Директивы Президента Республики Беларусь от 31 декабря 2010 г. № 4 «О развитии предпринимательской инициативы и стимулировании деловой активности в Республике Беларусь» (утв. утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь и Национального банка Республики Беларусь от 28 февраля 2011 г. № 251/)

114. Утверждение для субъектов малого предпринимательства перечня обязательных документов кадрового делопроизводства для малых предприятий с сокращением их количества

Для справки К микроорганизациям относятся зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно (статья 3 Закона Республики Беларусь «О поддержке малого и среднего предпринимательства»).

В рекомендациях указывается, что «полный состав кадровой документации, необходимой для регулирования трудовых отношений между нанимателем – индивидуальным предпринимателем или микроорганизацией и работниками, зависит от сферы деятельности нанимателя, местности, условий труда и ряда других факторов».

При этом в рекомендациях подчеркивается, что Трудовым кодексом РБ «определен ряд документов, наличие которых является обязательным для нанимателя. Ведение таких документов позволяет нанимателю юридически грамотно выстроить взаимоотношения с работниками, минимизирует риски по трудовым спорам, является основанием для реализации работниками социальных прав (назначение пособий, пенсий и т.д.)».

Перечень таких документов приведен в рекомендациях:

1.Правила внутреннего трудового распорядка.

2. Письменные трудовые договоры (контракты).

3. Штатное расписание.

4. Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и другие).

5. Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки).

6. Трудовые книжки (вкладыши к ним) работников.

7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

8. Уведомление работника о продлении контракта, заключении нового контракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта.

9. Заявления работников о предоставлении отпуска.

10. Табель учета использования рабочего времени.

11. Расчетные листки.

Данный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе трудовых отношений может возникать обязанность оформления и иных документов, включая:

1. Должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах).

2. Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).

3. График сменности (если работа носит сменный характер).

4. Положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, в трудовом договоре).

Отмечается, что может возникнуть необходимость оформления и иных документов кадрового делопроизводства, возникающая в конкретных ситуациях в процессе трудовой деятельности, и определяемая нанимателем в соответствии с законодательством о труде.

Мой комментарий: Стоит отметить, что проблема документирования трудовых отношений в небольших организациях существует и в нашей стране. В июле 2011 года на встрече президента РФ с представителями малого бизнеса Пензенской области этот вопрос также был поднят.

Встреча с представителями малого бизнеса Пензенской области, 14 июля 2011 года, Москва

М.КОМАРОВА: (директор производственного предприятия «Еврохим-Пенза»)
... Начиная с июня 2006 года Трудовым кодексом индивидуальных предпринимателей, средние предприятия, малые предприятия, крупные предприятия уровняли в смысле ведения кадрового учёта. Но равенство-то получается не совсем справедливое. В каком смысле? Крупные предприятия, средние предприятия могут себе позволить и кадровую службу. …

Д.МЕДВЕДЕВ: Конечно. У вас сколько людей на предприятии?

М.КОМАРОВА: У меня всего четыре человека работающих.

Д.МЕДВЕДЕВ: Всего четыре?

М.КОМАРОВА: Всего четыре человека, да. И вот представьте себе, что если раньше, до введения этих обязательств, примерно на одного работающего достаточно было около пяти кадровых документов, то теперь больше 30 видов кадровых документов нужно заполнить на одного работающего. Получается какая ситуация? Что у меня на четверых работающих я уже должна нанять кадровика и плюс ещё содержать комнату, где хранить все эти документы.

Поэтому, Дмитрий Анатольевич, большая просьба, может быть, возможно для предприятий с малой численностью ввести какую-то упрощённую систему кадрового учёта. Там на самом деле очень много информации, которая просто дублируется.
…
Д.МЕДВЕДЕВ: … Тем не менее по кадрам. Я дам поручение проработать вопрос о введении упрощённой системы кадрового учёта, потому что совершенно очевидно, скажем, ваши возможности и возможности крупного предприятия несопоставимы. …

По результатам этой встречи Президентом были даны поручения.

Перечень поручений по итогам встречи с представителями малого бизнеса Пензенской области, 22 июля 2011 года

3. Подготовить и представить предложения о внесении в трудовое законодательство Российской Федерации изменений, предусматривающих упрощённый порядок оформления и учёта работников, осуществляющих трудовую деятельность у работодателей, являющихся субъектами малого предпринимательства, на основании трудового договора.

Срок – 1 ноября 2011г.

Ответственный: Путин В.В.

Однако одновременно с решением этих вопросов, с моей точки зрения, в нашей стране необходимо ужесточить требования к работодателям и государственным органам по обеспечению сохранности этих документов и уточнить правила их передачи на государственное хранение.

Источник: официальный сайт Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь / сайт Президента РФ
http://mintrud.gov.by/ru/news?id=1736
http://kremlin.ru/transcripts/11952
http://kremlin.ru/assignments/12072