вторник, 17 января 2012 г.

ARMA International: Главные проблемы, стоящие перед специалистами по управлению документами и информацией, часть I

В настоящее время проходят очередные выборы высших руководителей международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International. По традиции, все кандидаты ответили на ряд вопросов, один из которых, как мне кажется, будет особенно интересен для многих отечественным специалистам.

Вопрос формулирован следующим образом: «Назовите два, по Вашему мнению, наиболее существенных изменения в государственном управлении и деловой деятельности, которые в ближайшие три-пять лет повлияют на управление документами и информацией как профессию, и поясните, как ARMA могла бы отреагировать на эти изменения». На него претенденты на руководящие посты в ассоциации ответили следующим образом:

Джулия Колган (Julie J. Colgan), претендент на пост Президента ассоциации: На мой взгляд, изменения, которые я предвижу на ближайшие три-пять лет, произойдут в рамках нашей отрасли (или в ИТ либо где-нибудь ещё, если мы не будем или не сможем действовать), и будут связано с быстро развивающимися технологиями, с чреватой потрясениями политической, правовой и финансовой обстановкой и с «информационным потопом», который будет только увеличиваться в его разнообразии, объеме и скорости.

У специалистов по управлению документами и информацией сейчас возникла неотложная профессиональная необходимость выйти за рамки «просто» управления документами и информацией. Информационная среда, в рамках которой ведётся деловая деятельность и осуществляется государственное управление,  настолько огромна, и разнообразие технологий и головокружительная скорость их эволюции и внедрения настолько поразительны, что наша точка зрения на информацию должна быть гораздо более целостной и всеобъемлющей. Назревает переход от «управления документами и информацией» (Records and Information Management) к более многоплановому и высокоуровневому «управлению информацией» (Information Governance).

Как государственные, так и частные организации отчаянно пытаются (и это будет лишь усиливаться) разобраться в своих информационных средах и системах; причем не только с целью исполнения существующих законодательно-нормативных требований, но и ради увеличения прибыли, максимизации инвестиций, для снижения рисков, инноваций, и в интересах ведения агрессивной конкурентной борьбы на своём рынке. Наши организации нуждаются в руководстве относительно того, как правильно защищать информацию, обеспечивать её безопасность, управлять ею, использовать и распространять.

На данный момент, ни одна из дисциплин не имеет достаточного для решения этой задачи стратегического и тактического опыта и знаний. Я считаю в этом плане профессию по управлению документами и информацией наиболее подходящей, актуальной и лучше всего готовой к тому, чтобы взять на себя решение этой задачи. Ассоциация ARMA International, во многом благодаря публикации и дальнейшему развитию «Общепринятых принципов делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principles, GARP – см., например, http://rusrim.blogspot.com/2009/06/arma-international-garp.html - Н.Х.), может и должна проложить для специалистов по управлению документами путь, позволяющий им вырваться за рамки делопроизводства и перейти на более высокий, стратегический уровень управления информацией, - посредством образования и обучения, пропаганды, активного взаимодействия, сертификации и разработки продуктов.

Уильям Лефевр (William W. LeFevre), претендент на пост Президента ассоциации: Двумя основными изменениями в бизнесе и государственном управлении, которые повлияют на профессию управления документами и информацией в течение ближайших 3-5 лет, станут экспоненциальный рост объёмов собираемых данных, в сочетании с тем, как эти данные используются и делаются общедоступным продуктом.

Ассоциация ARMA уже проложила путь в сферу более высокоуровневого управления документированной информацией, разработав «Общепринятые принципы делопроизводства» (GARP). Ассоциация должна сейчас приложить усилия с целью повлиять на то, как и почему захватываются данные, какие правила и нормы влияют на использование и хранение данных, и, в конечном счете, на то, как деловые и государственные данные превращаются в общедоступные продукты.

Фред Пульцелло (Fred Pulzello), претендент на пост Президента ассоциации: Основной проблемой, стоящей сегодня перед профессией по управлению документами и информацией, является необходимость для специалистов-практиков стать более востребованными вне рамок традиционного профессионального сообщества. Последствия успехов и провалов в управлении информацией повысили видимость профессии. Все больше людей из организаций и служб, не имеющих непосредственного отношения к управлению документами и информацией, вовлекаются в эту деятельность.

Ассоциация ARMA занимает уникальное положение как авторитетный ресурс для практики и для специалистов по управлению документами и информацией, - однако она всё еще не получила должного признания за пределами делопроизводческого сообщества. Мы проводим большую работу по расширению того, что мы можем предложить юридическому и ИТ-сообществам, и должны делать больше для повышения осведомленности в этом плане высшего руководства организаций. Следует продолжить рассказывать об ARMA лицам, принимающим решения и формирующим политику, с тем, чтобы при возникновении проблем в сфере управления информацией, об ARMA вспоминали как об авторитетном центре компетенции.

Ещё одна проблема заключается в том, что, хотя ARMA имеет успешный опыт распространения передового опыта и предоставления качественных ресурсов, - но если лица, принимающие решения, об ARMA не знают, то где они будут искать решения? Они обратятся к ИТ, финансовым и юридическим подразделениям, но получают в итоге лишь половину того, что на самом деле необходимо для разработки всеобъемлющей программы управления документами и информацией.

Чтобы донести до организаций стлль необходимые им опыт и знания, ассоциации ARMA необходимо продолжать расширять сферу своего влияния за пределы традиционных делопроизводческих каналов. Задача ассоциации – добиться официального признания в качестве авторитетного центра компетенции в области управления документами и информацией и соответствующих наилучших практик,  а членов ARMA – в качестве признанных экспертов в этой области.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/arma-international-ii.html )

Источник: ARMA International

Комментариев нет:

Отправить комментарий