В части разработки указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, а также типовых перечней, ключевым в деятельности Управления государственных документов штата Виктория (PROV) является внедрение онлайн-приложения по установлению сроков хранения (Online Retention and Disposal Application, ORDA). Система ORDA представляет собой веб-приложение, разработанное Управлением государственных документов штата Западная Австралия (State Records Office of Western Australia, SROWA) в ходе проекта, выполненного в рамках Австралазийской инициативы в области управления электронными документами (Australasian Digital Recordkeeping Initiative, ADRI).
Пользуясь тем, что участникам ADRI, желающим внедрить у себя это приложение, предоставляется полный и свободный доступ к необходимым кодам, PROV приступил к установке и внедрению системы ORDA.
Чтобы система ORDA могла использоваться самим Управлением, государственными органами штата и консультантами, участвующими в разработке указаний по срокам хранения и действиям по их истечении (Retention and Disposal Authorities), мы сейчас изучаем, в какой мере ORDA сможет удовлетворить наши деловые потребностей, в том числе следующие:
- Система должна надлежащим образом обеспечивать управления процессами экспертизы ценности, начиная от подготовки первоначального проекта указаний по срокам хранения, их рассмотрения и последующего утверждения, и вплоть до их отмены по мере замены со временем обновленными указаниями;
- Это должен быть гибкий инструмент, простой в использовании для внешних пользователей при разработке ими своих сроков хранения, который бы позволил реализовать те возможности повышения эффективности, которые способен дать системный подход (посредством использования выпадающие меню выбора вариантов, включения ссылок на типовые перечни и т.д.);
- Система должна поддерживать сопоставление решений об уничтожении или передаче документов с более общей концепцией экспертизы ценности, в т.ч. поддерживать автоматизированное создание отчетов по итогам такого анализа и обратную связь с внешними пользователями посредством системы отмаркированных полей комментариев;
- При разработке собственных сроков хранения у внешних пользователей должна быть возможность отыскивать существующие аналогичные указания, что будет способствовать принятию обоснованных решений;
- Система должна поддерживать импорт указаний по срокам хранений из инструментов, разработанных третьими сторонами, а также иметь возможность экспорта для поддержки управления сроками хранения в EDRMS-системах управления электронными документами и информацией;
- В системе должны быть средства создания отчетов, позволяющие отслеживать ход процессов экспертизы ценности;
- Система должна обеспечивать возможность захвата и хранения данных из указаний по срокам хранения и действиям по их истечении, и поддерживать использование этих данных различными способами и для различных целей.
Дэвид Браун (David Brown)
Мой комментарий: Похожая система уже создана Национальными Архивами США в рамках системы электронного архива ERA.
Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/blog-news/orda-online-retention-and-disposal-application
Комментариев нет:
Отправить комментарий