пятница, 1 марта 2013 г.

Об особенностях работы с электронными документами в Украине


Интервью директора Центрального государственного электронного архива Украины (ЦГЭА) Е.Н.Ус (на фото) было опубликовано в украинском научно-практическом журнале «Секретар-референт» №1 (121), 2013, стр.24-29, http://tsdea.archives.gov.ua/pdf/sr12013.pdf 

Накануне профессионального праздника работников архивных учреждений, который отмечался 24 декабря, мы побеседовали с директором Центрального государственного электронного архива Украины (ЦГЭА) Еленой Николаевной Ус (Ус Олена Миколаївна) об особенностях использования электронных документов в деятельности организации.

С каждым годом в органах государственной власти, а также учреждениях, предприятиях и организациях (далее - предприятие) различных форм собственности все более актуальными становятся вопросы создания, организации использования и хранения электронных документов. Еще большую остроту этим вопросом придают заявления правительства относительно перехода к электронному документообороту и предоставлению электронных услуг. Поэтому сегодня перед архивистами стоит чрезвычайно важная задача - создать нормативно-методическую и технологическую базу для приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

В мае 2007 года по распоряжению Кабинета Министров Украины был создан Центральный государственный электронный архив Украины (далее - ЦГЭА Украины), выполняющий государственные задачи и функции по управлению архивным делом и делопроизводством в отношении электронных документов.

Секретарь-референт: Пани Елена, в чем заключается специфика работы ЦГЭА, который Вы возглавляете?

Елена Ус: Конечно, в работе электронного архива есть своя специфика. Все процессы по приему, хранению и предоставлению доступа к электронным документам осуществляются с помощью специализированного программного обеспечения. Одновременно электронный архив выполняет функции центра научно-исследовательской и методической работы по вопросам электронного документооборота, подготовки к хранению электронных документов. В этом году ЦГЭА Украины вместе с Украинским научно-исследовательским институтом архивного дела и документоведения был организатором Международной научно-практической конференции «Электронный документ: актуальные задачи и практическое внедрение (Жизненный цикл электронного документа)», которая была высоко оценена международным архивным сообществом.

С-P: Какие документы принимает на хранение электронный архив?

Е.У.: Электронный архив принимает на хранение электронные документы Национального архивного фонда, которые создаются в органах государственной власти, учреждениях, и электронные информационные ресурсы (веб-сайты, реестры, базы данных), создаваемые на предприятиях разных форм собственности. Кроме того, архив сотрудничает с деятелями культуры, науки, общественными деятелями по вопросам передачи их документов личного происхождения.

С-P: А вообще, что такое электронный документ?

Е.У.: Согласно Закону Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22 мая 2003 года № 851-IV (далее - Закон № 851), это - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включающих обязательные реквизиты документа. Важным обязательным реквизитом электронного документа является электронная цифровая подпись. С правовой точки зрения электронная цифровая подпись приравнивается к собственноручной подписи, а физически - это уникальный двоичный код, создаваемый в результате криптографического преобразования той информации, на которую накладывается эта подпись. С помощью электронной цифровой подписи подтверждается целостность и юридическая сила электронного документа, а также идентифицируется лицо, его подписавшее.

Следует отметить, что документы, созданные на компьютере в формате Word или отсканированные с бумажного документа, с юридической точки зрения не являются электронными документами, это документы в электронной форме.

С-P: Пани Елена, какая сейчас ситуация в нашем государстве с подготовкой электронных документов к хранению?

Е.У.: К сожалению, в своей работе нам приходится сталкиваться с рядом проблем. Так, в частности, ситуация, которая сложилась с электронными документами, заставляет констатировать тот факт, что на сегодняшний внедрение электронного документооборота и создание электронных документов в органах государственной власти происходят без учета вопросов дальнейшего их хранения. В большинстве систем электронного документооборота отсутствуют «Архивные модули», то есть программное обеспечение, которое является составной частью этих систем и обеспечивает подготовку и проведение экспертизы ценности электронных документов и подготовку их к архивному хранению.

Также в системах электронного документооборота используются различные форматы электронных документов и электронных цифровых подписей. Поэтому системы ориентируются на осуществление только внутреннего обмена документами, а межсистемный документооборот невозможен. Мы надеемся, что ситуацию улучшит внедрение единой системы электронного взаимодействия органов исполнительной власти с применением электронной цифровой подписи. Порядок работы с электронными документами через систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти с использованием электронной цифровой подписи недавно утвердило Министерство юстиции Украины.

С-P: Когда наше государство откажется от бумаги и полностью перейдет на безбумажный документооборот?

Е.У.: Сегодня Украина находится на переходном этапе от бумажного к электронному документообороту. Ожидать быстрого перехода к электронному документообороту в деятельности предприятий и органов государственной власти не стоит. По официальной статистике (по отчетам Государственной службы статистики Украины) сейчас всего в 15% государственных органов власти и местного самоуправления, других предприятий различных форм собственности электронный документооборот осуществляют с использованием электронной цифровой подписи. Внедрение электронного документооборота при отсутствии технологий гарантированного хранения электронных документов может в дальнейшем привести к их утрате. Поэтому архивисты Украины и всего мира рекомендуют на переходный период внедрения электронного документооборота создавать бумажные экземпляры электронных документов.

С-P: Это касается всех электронных документов?

Е.У.:  В первую очередь это касается документов, создание которых в форме электронных не предусмотрено Законом № 851, - по имущественным и земельным вопросам, а также других документов, направленных на социальную защиту граждан, прежде всего это документы по личному составу. Бумажные экземпляры электронных документов создаются только на документы длительного (более 10 лет) и постоянного срока хранения. Кстати, такие документы, по статистике, составляют 15-20% от общего документооборота.

Создавать бумажные экземпляры для всех остальных электронных документов, имеющих временные сроки хранения, - не требуется, если это не предусмотрено инструкцией по делопроизводству или отдельным регламентом работы с такими документами на предприятии. То есть требования к организации работы с электронными документами в первую очередь зависят от установленных сроков хранения электронных документов.

С-P: Какие сроки хранения установлены для электронных документов на предприятии?

Е.У.: Срок хранения электронных документов такой же, как срок хранения соответствующих документов на бумаге, и определяется Перечнем типовых документов, создаваемых в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 № 578/5 (вступил в силу 1 января 2013 года).

Обычно в государственные архивы на хранение передаются документы Национального архивного фонда по истечении предельного срока временного хранения в архивных подразделениях учреждений. Согласно Типовому положению об архивном подразделении органа государственной власти, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения, организации, утвержденного приказом Министерства юстиции Украины от 10 февраля 2012 № 232/5, предельный срок хранения электронных документов в архивных подразделениях учреждений и организаций сокращен до трех лет.

С-P: Какие еще существуют требования к работе с электронными документами на предприятии?

Е.У.: Основные требования к организации работы с электронными документами с учетом вопросов архивного хранения определены в проекте «Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение». Подготовленный проект предусматривает распространение этого документа на органы государственной власти, местного самоуправления, предприятия различных форм собственности. Он будет обязательным к исполнению указанными фондообразователями. Сейчас Порядок находится на регистрации в Министерстве юстиции Украины.

При разработке проекта этого нормативно-правового документа мы, как соавторы, старались максимально приблизить принципы работы с электронными документами с принципами традиционного делопроизводства, а также согласовать их с нормативно-правовыми актами, которые действуют в Украине.

С-P: Пани Елена, каковы особенности хранения электронных документов по сравнению с бумажными документами?

Е.У.: Технологии долговременного хранения бумажных документов отработаны веками, в то время как хранение электронных документов - сравнительно молодой и сложный технологический процесс.

Так что электронные документы являются программно-зависимыми информационными объектами, в процессе их хранения происходит моральное старение программного и аппаратного обеспечения, а это может привести к потере возможности воспроизведения электронных документов в тех форматах, в которых они были созданы. Поэтому электронные документы необходимо периодически преобразовывать в другие форматы, пригодные для долгосрочного хранения информации.

С-P: Какие существуют форматы для хранения электронных документов?

Е.У.: Для электронных документов, предназначенных для архивного хранения, первостепенное значение имеет возможность их воспроизведения в будущем, а также применение таких форматов данных, которые бы не только обеспечивали потребности создателей электронных документов, но и учитывали требования государственных архивов.

Для решения этой задачи архивисты предлагают введение единого Перечня форматов электронных документов. Рекомендуемые форматы файлов в Перечне группируются по типам: текстовые, графические, аудио и видео. Например, на нынешнем этапе текстовые электронные документы предложено сохранять в формате PDF/А. При отборе форматов предпочтение отдается открытым файловым форматам; кроме того, формат должен широко применяться, поддерживаться разработчиком минимум десять лет во всех версиях создаваемых им программ, быть стандартизированным.

С-P: Какие у Вас планы на будущее?

Е.У.: Мы будем продолжать активно участвовать во внедрении электронного документооборота в Украине, заниматься созданием нормативно-методической базы и проведением консультативно-разъяснительной работы с органами государственной власти, предприятиями и разработчикам систем электронного документооборота по организации документооборота и по подготовке электронных документов к архивному хранению. Мы также продолжим выполнять проекты по созданию архивных коллекций сайтов и прием документов личного происхождения в электронной форме, что является новацией в архивной практике Украины.

С-P: И напоследок, что бы Вы пожелали своим коллегам накануне профессионального праздника?

Е.У.: Я хотела бы поблагодарить коллег-архивистов за сотрудничество. Ведь от него зависит, каким увидят XXI век наши потомки. Желаю всем крепкого здоровья, счастья, плодотворной работы, успехов и благополучия.

Интервью вела Людмила Жук

Источник: сайт ЦГЭА
http://tsdea.archives.gov.ua/pdf/sr12013.pdf 

Комментариев нет:

Отправка комментария