Когда речь заходит о заверении копий документов, государственные органы любят включать в свои документы фразу о том, что копии должны быть заверены «должным образом». Именно так и написал Минфин России в своем письме от 22 августа 2011 года № 03-03-06/1/507, разъясняя, что страховщик вправе при осуществлении страховых выплат по договорам добровольного медицинского страхования принять к учету предоставленные застрахованным лицом копии документов, заверенные должным образом, подтверждающие понесенные застрахованным лицом расходы по оплате им медицинских услуг:
Письмо Минфина РФ от 22.08.2011 № 03-03-06/1/507Проблема здесь в том, что на самом деле «установленных порядков» заверения копий в отечественной практике используется несколько, и в каждом конкретном случае какие-то из них могут быть применимы, а какие-то - нет.
В соответствии с положениями Закона Российской Федерации от 27.11.1992 N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации" добровольное страхование, в том числе добровольное медицинское страхование, осуществляется на основании договора страхования и правил страхования, определяющих общие условия и порядок его осуществления.
Таким образом, в случае если договором или правилами добровольного медицинского страхования предусмотрена возможность представления застрахованным лицом в составе документов, необходимых для осуществления страховой выплаты, заверенных должным образом копий документов, подтверждающих понесенные им расходы, страховщик вправе осуществить страховую выплату на их основании.
Не случайно одна из страховых компаний попросила министерство уточнить, «считаются ли копии документов заверенными должным образом для целей исчисления налога на прибыль, если они заверены нотариально либо самим страховщиком своей печатью с оригинальных документов», пояснив, что, как правило, оригиналы документов «часто нужны самому застрахованному лицу для дальнейшего лечения, каких-то судебных разбирательств с медицинской организацией или в других жизненных ситуациях».
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России высказал свою точку зрения по этому вопросу в письме Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/3/1. В обосновании своего мнения департамент привел положения двух делопроизводческих стандартов:
Пунктами 2.1.29, 2.1.30 и 2.1.39 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления документа.По мнению департамента, «если документы, подтверждающие оплату застрахованным лицом услуг медицинскому учреждению, остаются у застрахованного лица, то в целях документального подтверждения расходов страховщика в виде страховой выплаты могут выступать копии данных документов, заверенные страховщиком согласно вышеуказанному порядку или нотариусом, если иной порядок выплаты не предусмотрен договором страхования или правилами добровольного медицинского страхования».
В соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» («ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия документа заверяется печатью организации.
Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=QUEST;n=119890
Вопрос заверения копий неоднозначен. Если например в архивном деле подшита изначально копия документа, то возможно ли ее заверение печатью по запросу суда??? Или выслать в суд не заверенную копию копии документа???
ОтветитьУдалитьЯ бы сообщила суду, что у организации в деле хранится копия документа, подлинника не имеется, и что в ответ на запрос посылается заверенная копия этой копии. Заверение я бы сделала в обычном порядке - заверительная надпись, подпись, печать; но в заверительной надписи написала: "Копия с копии верна" - чтобы не было никаких сомнений, что это такое.
ОтветитьУдалитьКроме того, очень, очень желательно проконсультироваться с юристом своей организации, - хотя бы для того, чтобы не брать всю ответственность за возможные ошибки на себя.