Пока я извлекал пластиковый нож для масла из хрупкой тонкокожей грудины Боба (Боб, как Вы помните, является у нас олицетворением специалиста по управлению документами, на котором я регулярно отвожу душу), в редкий момент порядочности, я не мог не отдавать себе отчета в том, что, возможно, был слишком резок, и что мне следовало бы подумать над своим последним ядовитым сообщением в блоге, заставившим Боба себя презирать. Если Вам нужно освежить Вашу память, то этот пост см. здесь: http://rusrim.blogspot.ru/2013/03/blog-post_18.html ).
Люди говорят мне, что они устали от «любителей выискивать недостатки», таких циничных отрицательных типов вроде меня, которые, похрустывая попкорном, оттачивают языки на недостатках управления информацией, присущих корпоративной Америке, - просто ради того, чтобы лишний раз указать на очевидное. Люди говорят:
- «Я понимаю, что поиск и представление документов в суд является делом болезненным и дорогостоящим - помоги это исправить»;
- «Я понимаю, что управление документами в никуда не годном состоянии - помоги сделать его лучше»;
- «Я понимаю, что представляю собой бессильную армию из одного человека, неспособную справиться с задачами управления документами, для решения которых и дюжины специалистов было бы мало; и подчиняюсь равнодушному болвану, - но найдите мне финансирование, чтобы я мог сделать что-то полезно».
Ладно, понял, Вам нужны решения, а не обидное тыканье носом в реальности, напоминающее, что айтишники уже Вас заменили, и дни Ваши сочтены. Вот 7 возможных способов изменить свою карьеру:
1. Упрощайте - Пересмотрите все регламенты работы с документами и сроки хранения, с тем, чтобы их можно было исполнять автоматически с помощью технологий. Если у Вас есть условные сроки хранения, отсчитываемые от определенных событий, избавитесь от них, за исключением лишь тех случаев, когда это абсолютно необходимо для исполнения требований законодательства. Многие указывают на воображаемые законы, которые якобы требуют отслеживания таких событий-триггеров. Изучите вопрос, и Вы поймете, что в большинстве случаев были неправы. В любом случае, поработайте со своими юристами и договоритесь с ними о том, чтобы упрощать, упрощать и упрощать. Делайте всё практичным и стремитесь к разумности.
2. Смените подчиненность – Постарайтесь сделать службу управления документами частью департамента ИТ. У них есть деньги, они контролируют всю информацию, и им нужна ваша помощь. Уже много лет, – лет двадцать, не меньше, - я постоянно слышу дебаты о том, где в организации лучшее место для службы управления документами и информацией. Хватит разговоры разговаривать, найдите себе дом получше, где Вас будут любить.
3. Займитесь маркетингом – смените название своей программы на «программу полномасштабного управления информацией» (модное название Information Governance – вместо примелькавшегося Records and Information Management – Н.Х.) и продвигайте свою работу, укрепляйте связи и поддержку, а затем пойдите и добейтесь финансирования ценных инициатив. Вы ведь деловой человек, а не кандидат на пособие по безработице. Сделайте себя нужным и продавайте свои услуги, как это делают все остальные.
4. Сконцентрируйте внимание на деловых потребностях - Хватит пытаться получить одобрение на экономию 12 долларов путем уничтожения 6 коробов бумаги. Думайте по-крупному, думайте о том, что представляет интерес для основной деловой деятельности и заботит высшее руководство. Если ваша программа полномасштабного управления информацией сэкономит миллионы долларов и сделает деловую деятельность значительно более продуктивной, то руководство это заметит. «Защитимое уничтожение» (Defensible Disposition – любимая тема Ренди Кана – Н.Х.) - пример проекта, способного заинтересовать ИТ, юристов, пользователей, клиентов и высшее руководство. Займитесь созданием команды, заинтересуйте потенциальных партнеров и союзников и поднимите управление сроками хранения на уровень значимой программы.
5. Обучайтесь - Наш мир не нуждается в старых инструментах, в нем нужны действительно умные люди со знанием технологии, заставляющей вещи гудеть. Займитесь делом и пополните свой багаж знаний как можно скорее.
6. Подготовьте бизнес-кейс – Чтобы получить финансирование, нужно иметь план решения деловой проблемы, показывающий, во сколько это обойдётся, сколько займёт времени, сколько потребуется внутренних и внешних ресурсов, и какую экономическую отдачу получит от этого организация. Если проект стоит дорого и не обещает измеримой экономической отдачи, он не будет финансироваться. Если проект мало что даст организации, то никто и не обратит на него внимание. Мыслите по-крупному и по-умному. Очистка своего дома от 30% засоряющего трубы информационного мусора будет ценна тем, что даст возможность сохранить серьёзные деньги.
7. Хватит ныть! - Боб, никто не любит водиться с вечными жертвами. Начни смотреть на себя как на ценный актив компании. Думай о деньгах, а не о коробах. Думай, как стать поставщиком услуг, а не перетаскивателем коробов. Думайте о получении финансирования, а не о том, как оправдать свою зарплату. Думай о налаживании связей и взаимоотношений, а не о том, как пугает тебя руководитель общего отдела, которому ты подчиняешься, но которого ты абсолютно не интересуешь. Стать быстрее, ловчее, и сосредоточь внимание на полезности для деловой деятельности.
Если вы сможете успешно применить эти рекомендации в течение ближайших 12 месяцев, то Вас, возможно, больше уже не будет так интересовать коллекционирование значков региональных отделений на очередной конференции международной ассоциации специалистов по управлению документацией ARMA International.
Рендольф Кан (Randolph Kahn)
Источник: блог «Are You Kidding Me?»
http://areyoukiddingme.kahnconsultinginc.com/2013/03/stop-whining-already.html
1. Упрощайте - Пересмотрите все регламенты работы с документами и сроки хранения, с тем, чтобы их можно было исполнять автоматически с помощью технологий. Если у Вас есть условные сроки хранения, отсчитываемые от определенных событий, избавитесь от них, за исключением лишь тех случаев, когда это абсолютно необходимо для исполнения требований законодательства. Многие указывают на воображаемые законы, которые якобы требуют отслеживания таких событий-триггеров. Изучите вопрос, и Вы поймете, что в большинстве случаев были неправы. В любом случае, поработайте со своими юристами и договоритесь с ними о том, чтобы упрощать, упрощать и упрощать. Делайте всё практичным и стремитесь к разумности.
2. Смените подчиненность – Постарайтесь сделать службу управления документами частью департамента ИТ. У них есть деньги, они контролируют всю информацию, и им нужна ваша помощь. Уже много лет, – лет двадцать, не меньше, - я постоянно слышу дебаты о том, где в организации лучшее место для службы управления документами и информацией. Хватит разговоры разговаривать, найдите себе дом получше, где Вас будут любить.
3. Займитесь маркетингом – смените название своей программы на «программу полномасштабного управления информацией» (модное название Information Governance – вместо примелькавшегося Records and Information Management – Н.Х.) и продвигайте свою работу, укрепляйте связи и поддержку, а затем пойдите и добейтесь финансирования ценных инициатив. Вы ведь деловой человек, а не кандидат на пособие по безработице. Сделайте себя нужным и продавайте свои услуги, как это делают все остальные.
4. Сконцентрируйте внимание на деловых потребностях - Хватит пытаться получить одобрение на экономию 12 долларов путем уничтожения 6 коробов бумаги. Думайте по-крупному, думайте о том, что представляет интерес для основной деловой деятельности и заботит высшее руководство. Если ваша программа полномасштабного управления информацией сэкономит миллионы долларов и сделает деловую деятельность значительно более продуктивной, то руководство это заметит. «Защитимое уничтожение» (Defensible Disposition – любимая тема Ренди Кана – Н.Х.) - пример проекта, способного заинтересовать ИТ, юристов, пользователей, клиентов и высшее руководство. Займитесь созданием команды, заинтересуйте потенциальных партнеров и союзников и поднимите управление сроками хранения на уровень значимой программы.
5. Обучайтесь - Наш мир не нуждается в старых инструментах, в нем нужны действительно умные люди со знанием технологии, заставляющей вещи гудеть. Займитесь делом и пополните свой багаж знаний как можно скорее.
6. Подготовьте бизнес-кейс – Чтобы получить финансирование, нужно иметь план решения деловой проблемы, показывающий, во сколько это обойдётся, сколько займёт времени, сколько потребуется внутренних и внешних ресурсов, и какую экономическую отдачу получит от этого организация. Если проект стоит дорого и не обещает измеримой экономической отдачи, он не будет финансироваться. Если проект мало что даст организации, то никто и не обратит на него внимание. Мыслите по-крупному и по-умному. Очистка своего дома от 30% засоряющего трубы информационного мусора будет ценна тем, что даст возможность сохранить серьёзные деньги.
7. Хватит ныть! - Боб, никто не любит водиться с вечными жертвами. Начни смотреть на себя как на ценный актив компании. Думай о деньгах, а не о коробах. Думай, как стать поставщиком услуг, а не перетаскивателем коробов. Думайте о получении финансирования, а не о том, как оправдать свою зарплату. Думай о налаживании связей и взаимоотношений, а не о том, как пугает тебя руководитель общего отдела, которому ты подчиняешься, но которого ты абсолютно не интересуешь. Стать быстрее, ловчее, и сосредоточь внимание на полезности для деловой деятельности.
Если вы сможете успешно применить эти рекомендации в течение ближайших 12 месяцев, то Вас, возможно, больше уже не будет так интересовать коллекционирование значков региональных отделений на очередной конференции международной ассоциации специалистов по управлению документацией ARMA International.
Рендольф Кан (Randolph Kahn)
Источник: блог «Are You Kidding Me?»
http://areyoukiddingme.kahnconsultinginc.com/2013/03/stop-whining-already.html
Комментариев нет:
Отправить комментарий