понедельник, 18 марта 2013 г.

Не убивайте вестника, принесшего дурные вести, но… Управление документами, каким мы его знали, умерло


Рендольф (Ренди) Кан (Randolph Kahn – на фото), создатель и владелец консультационной фирмы Kahn Consulting, хорошо известен в мире как оратор, консультант и автор десятков завоевавших популярность книг. Он также возглавляет команду профессионалов в области управления информацией, права, исполнения законодательно-нормативных требований и ИТ, которая консультирует крупнейшие мировые организации. Выступления и публикации Ренди Кана часто полемические и даже провокационные – как и предлагаемая вниманию читателей статья, опубликованная на блоге компании «Are You Kidding Me?»  7 марта 2013 года :)

Рендольф Кан

Смерть пришла к управлению документами тихо, практически без предупреждения или уведомления. Олицетворяющий его Боб испустил свой последний вздох, когда тащил свой последний короб с документами с одной стороны сырого подвала в другую неосвещенную часть массивного «подбрюшья» компании. При этом не присутствовал никто из руководства, которое вообще не обратило на случившееся никакого внимания. Никаких золотых часов. Никаких добрых слов. И, довершая обиду последним оскорблением, шустрый адвокат – специалист по выявлению и выемке электронных документов (e-discovery) сразу же начал кружить вокруг распадающейся массы средних лет, стремясь ухватить всё сколько-нибудь ценное. А ценного было немало, но оно не было «упаковано» достаточно красиво для того, чтобы это оценил корпоративный мир, поэтому добыча была легкой и обильной.

Можете ли Вы ответить мне на следующие вопросы:
  • Разумно ли ожидать от Ваших сотрудников того, что они будут классифицировать корпоративную информацию, учитывая её нынешние объемы?

  • Хотело бы на самом деле Ваше руководство, чтобы все сотрудники тратили 10-20% своего времени на делопроизводство?

  • Способствуют ли процедуры делопроизводства / управления документами тому, чтобы деловая деятельность была более гибкой и конкурентоспособной?

  • Следует ли ожидать от сотрудников, что они станут просматривать сотни миллионов старых дел для того, чтобы выяснить, сохранили ли они какую-либо ценность для деловой деятельности?

  • Действительно ли Ваша программа управления документами обеспечивает исполнение указаний по срокам хранения и действиям по их истечении в отношении всех электронных документов компании – или, если уже на то пошло, хотя бы их части?

  • Имеет ли смысл сохранять абсолютно всё на тот случай, если против Вас будет подан судебный иск, - учитывая, что Ваша компания и так уже испытывает трудности с отыскиванием информации, необходимой для деловой деятельности?

  • Может ли Ваша служба управления документами сказать, что её деятельность позволила организации сэкономить миллионы?
Правда заключается в том, что большинство на каждый из этих вопросов ответит громким «НЕТ!».
  • Когда-то управление документами предполагало, что сотрудники могут и должны пометить каждый документ с тем, чтобы его можно было уничтожить, как только исчерпается его полезность. Те дни прошли.

  • Когда-то специалисты по управлению документами верили в то, что если каждый будет делать своё дело, то будет достаточно нетрудно обеспечить управление всем контентом. Трудно сказать, удавалось ли этого добиться раньше, но в будущем такого точно уже не случится.

  • Когда-то управление документами стояло за идею о том, что люди (а не технологии) должны принимать деловые решения, касающиеся делового контента. Это стало абсолютно нереальным делом, ведь за прошлый год мы создали около 2800 экзабайт новых данных (данные IDC). Чтобы проиллюстрировать масштабы проблемы, скажу, что один экзабайт данных эквивалентен 50000 лет кинофильмов на DVD.
В течение последних нескольких лет я пытался сообразить, как можно перестроить управление документами, чтобы оно могла справляться с нынешними объемами электронной информации и сложностями управления ею. Частью ответа является «защитимое уничтожение» (Defensible Disposition, о нём см. http://www.delve.us/ ) . Как использовать упрощенные правила установления сроков хранения и применять их в отношении электронного контента, не привлекая сотрудников к выполнению тяжелой технической работы. Как разбираться с различными блоками данных, чтобы очистить свой дом от ненужного делового контента законным, защитимым в суде способом?

В некоторых случаях «защитимое уничтожение» превращается в автоматическую классификацию, с использованием современных технологий для анализа и классификации данных. В других случаях это несколько иной вид деятельности, когда рассматриваются типы ненужных дел и принимаются разумные решения о том, какой контент может быть уничтожен.

По-крупному картина выглядит следующим образом – нужно обеспечить исполнение требований в отношении сроков хранения  и потребностей в сохранении информации до того, как контент «отойдёт в мир иной»; и сделать это нужно с минимальным, насколько возможно, участием сотрудников. Порой это означает использование укрупненной классификации данных, а иногда приходится обучать правилам установления сроков хранения компьютерную программу, просматривающую контент и классифицирующую данные. Но этот подход определенно исключает возможность того, что новый Боб будет перетаскивать короба с документами или их электронные эквиваленты.

Давайте я расскажу, кто придет на замену Боба. Она очень умна. Она – в первую очередь деловой человек, и во вторую – ИТ-специалист. Управление документами она унаследовала лишь по причине безвременной кончины Боба. Изучить управление документами ей будет нетрудно, и она привнесет свежий взгляд, не затуманенный идеями «старой школы» из прошлого этой отрасли. Для неё подходы типа ««защитимого уничтожения» - способ очистить электронные Авгиевы конюшни и сэкономить своей компании миллионы, делая при этом менее обременительным исполнение требований о раскрытии данных в ходе судебных разбирательств и повышая рентабельность за счёт того, что деловая деятельность становится «быстрее, лучше, дешевле». Она не допустит, чтобы «лучшее стало врагом хорошего» и помешало внедрению практичных решений. Говоря словами песни, «ее будущее так ярко, что ей приходится носить тёмные очки».

Сегодня на похоронах Боба я сидел рядом с его могилой. Пришло много прекрасных людей, сказавших немало добрых слов. Один коллега встал и сказал, что без Боба короба в подвале уже никогда не будет перемещаться так часто и так быстро…

Смерть одного человека - это новые возможности для другого.

Рендольф Кан (Randolph Kahn)

Источник: блог «Are You Kidding Me?»
http://areyoukiddingme.kahnconsultinginc.com/2013/03/dont-shoot-messenger-records-management.html

Комментариев нет:

Отправить комментарий