США: Согласно итогам опроса, каждый государственный орган в среднем ежегодно перерасходует на управление документами 5 миллионов долларов

Данная заметка была опубликована на сайте газеты «Геральд» (Бостон, штат Вирджиния, США, http://www.heraldonline.com ) 18 марта 2013 года.

Специалисты государственных органов по финансовым вопросам и по управлению документами говорят об экспоненциальном роста объёмов документов как о главном виновнике проблем, и, в качестве основного решения, призывают улучшить подготовку кадров.

Объемы информации, которой должны управлять федеральные органы, переросли выделяемое на эти цели финансирование, заставляя тех, кто управляет документами нации, решать проблему, как контролировать этот информационный потоп, - и обходясь все дороже и дороже государственным учреждениям. Таков главный вывод нового исследования, проведенного государственной ИТ-сетью MeriTalk совместно с компанией Iron Mountain Incorporated, оказывающей услуги по хранению и управлению информацией. Специалистам по управлению документами и финансистам федеральных органов власти было предложено оценить состояние управления документами на федеральном уровне. Результаты показывают, что государственные органы ежегодно превышают выделенные на управление документами бюджеты в среднем на 17 процентов, несмотря на то, что всё большие средства тратятся на хранение и управление растущими объемами данных.

В ходе онлайн-опроса под названием «Управление федеральными документами: Преодоление шторма» (Federal Records Management: Navigating the Storm, http://www.meritalk.com/navigating-the-storm ) 100 специалистам по управлению документами и 100 специалистам по финансам государственных органов в сентябре 2012 года было предложено дать оценку их практики управления документами, бюджетов, возможностей для экономии и представлений о будущем. Среди результатов основным является вывод о том, что каждый федеральный орган исполнительной власти тратит в среднем 34,4 млн. долларов год на управление документами, при этом на 5 млн. долларов превышая выделенный бюджет. И, согласно итогам опроса, эти суммы будут только увеличиваться. Государственные органы ожидают, что расходы на управление документами к 2015 году более чем удвоятся (в среднем до 84,1 млн. долларов в год) в связи с ожидаемым за этот период увеличением на 144% объёмов документов.

Исследование показало, что главными причинами превышения выделенных на управление документами бюджетов являются следующие:

• Документов слишком много – в среднем каждый федеральный орган в настоящее время управляет 209 миллионами документов. В целом федеральным органам исполнительной власти приходится управлять массивом в 8,4 миллиарда документов;


• Стремительный рост объёмов информации – среднее количество документов у органа власти, как ожидается, вырастет к 2015 году до 511 миллионов, увеличившись на 144% по сравнению с текущими объемами.


• Разнообразие типов информации – государственные органы всё чаще создают документы во всё более разнообразных видах и форматах. Например, 47% всех документов - электронные, в то время как 41% документов создаются электронно, но затем они распечатываются и далее управляются в бумажном формате.


• Подход «сделай сам» - 62% федеральных специалистов по управлению документами используют собственные системы организации, но это, возможно, не самый эффективный подход, так как, по мнению 60% специалистам по финансам, проблемы с управлением документами тормозят деловую деятельность государственных органов.

Помимо проблем, связанных с финансированием управления документами и с растущими объемами данных, федеральным органам нужно также исполнять положения директивы Президента об управлении государственными документами, которая представляет собой попытку реформировать политику и практику управления документами в масштабах федерального правительства Директива, принятая в августе 2012 года, требует от каждого органа власти модернизации его политики управления документами за счет использования более эффективных методов работы, включая оцифровку документов и создание новой инфраструктуры, позволяющей минимизировать затраты и способствующей открытости и подотчетности, которые составляют основу инициативы «открытого правительства» Президента Обамы.

«Объемы федеральных документов будут лишь расти, вынуждая увеличивать расходы и делая самостоятельное управление информацией всё более тяжелой задачей для государственных органов», говорит Сью Тромбли (Sue Trombley), управляющий директор по консалтингу компании Iron Mountain. «Этот рост и дополнительное давление со стороны президентской директивы вместе делают управление документами очень сложным и неустойчивым. Большинство государственных органов понимают, что им нужна внешняя помощь, и ищут альтернативы, - включающие в себя разработку стратегического плана, налаживание сотрудничества и подготовки кадров в масштабах государственного органа, внедрение технологических решений, подготовку руководств по политике и обеспечение исполнения этой политики, - направленные на восстановление контроля над ситуацией сегодня и в будущем ».

Респонденты, когда их попросили назвать, какими они видят решения своих проблем управления информацией, упомянули:

• обучение (43%),
• увеличение финансирования (33%), а также
• более основательную поддержку управления документами высшим руководством государственного органа (32%).

Рассматривая эти три фактора, специалисты по финансам видят возможность сокращения расходов на управление документами на 24%, в то время, как специалисты по управлению документами считают достижимой экономию в 36%. Это может означать ежегодную экономию каждым органом исполнительной власти от 8,3 до 2,4 млн. долларов, а в целом в масштабе федерального правительства – от 330 до 495 млн. долларов в год.

Мой комментарий: Но на самом деле, как отметили выше сами авторы исследования, расходы будут лишь расти :)

Чтобы получить на практике эту существенную экономию, компания Iron Mountain рекомендует использовать в качестве «строительных блоков» следующие стратегии:

• Сделать вопрос управления документами приоритетным – Нужно свести вместе руководителей всех служб/подразделений государственного органа, включая службу ИТ, финансовую службу, представителей основных деловых подразделений, юридическую службу / службу комплайенса, и службу безопасности, чтобы совместно сформировать, внедрить и обеспечить соблюдение культуры управления документами и информацией.


• Инвестировать в обучение - Регулярное обучение и отработка навыков помогают создать культуру подотчетности и ответственности за управление документами;


• Разумно проводить оцифровку и своевременно уничтожать документы - распространенной ошибкой при преобразовании бумажных документов в электронный формат является сканирование (и затем сохранение) всего подряд. Вместо этого государственным органам следует продумать, какие документы у них имеются, кто в них нуждается, для каких целей и в течение какого времени; затем оцифровать в первую очередь нужные документы и уничтожить более старые документы, которые более не представляют ценности с точки зрения исполнения требований законодательства и интересов деловой деятельности;


• По возможности, упрощать деловые процессы - отобрать процессы, которые можно стандартизовать в масштабах всей организации. Программы управления документами имеют больше шансов на успех при наличии консенсуса относительно общих политик / практики,  регламентирующих вопросы доступа, отслеживания сроков хранения и другие процессы.

Доступ к полному тексту отчета можно получить по адресу www.meritalk.com/navigating-the-storm (требуется бесплатная регистрация).

Источник: сайт HeraldOnline.com
http://www.heraldonline.com/2013/03/18/4701035/survey-federal-agencies-overspending.html