пятница, 22 мая 2015 г.

Джеймс Лепен: Управление электронной почтой в её родной среде


Данная заметка известного британского консультанта и педагога в области управления документами Джеймса Лепена (James Lappin - на фото) была опубликована на его блоге «Thinking Records» (Думая о документах) 7 мая 2015 года. Она продолжает тему управления сообщениями электронной почты как документами.

Основные различия между политикой в отношении электронной почты Национальных Архивов США (NARA) и политиками национальных архивов Австралии, Канады и Великобритании заключаются в том, что:
  • Национальные Архивы США скорее предпочтут принять и обеспечить постоянную сохранность контента учетных записей электронной почты высокопоставленных федеральных гражданских служащих, чем допустить регулярное уничтожение их содержимого.

  • Национальные Архивы США не настаивают на том. чтобы федеральные органы исполнительной власти перемещали значимые сообщения из электронной почтовой системы в отдельную документную систему.
Это важное изменение, и не потому, что оно каким-то образом решает проблему управления электронной почтой. Этого оно не делает. Учетными записями электронной почты по-прежнему сложно управлять вследствие наличия в почте «чувствительных» персональных данных самого владельца учетной записи, его корреспондентов и третьих лиц.

Это изменение важно потому, что оно дает архивистам и специалистам по управлению документами «зеленый свет» для изучения способов управления электронной корреспонденцией непосредственно в среде электронной почтовой системы.

В течение последних пятнадцати лет основная цель практики управления документами заключалась в том, чтобы вывести важные электронные почтовые сообщения из среды почтовой системы (как правило, Microsoft Outlook / Microsoft Exchange,) в отдельную «документную систему» (бумажные дела / общие диски / электронные системы управления документами / SharePoint и т.д.).

Проблема этого подхода в том, что среда электронной почтовой системы оптимизирована для того, чтобы люди могли ориентироваться в массиве сообщений, просматривать, сортировать и читать электронную почту. В отличие от неё среда документной системы (например, SharePoint) не оптимизирована для работы с электронной почтой.

SharePoint - это система, которая спроектирована настолько гибкой, что организация может, если того пожелает, определить свой набор метаданных для каждой библиотеки информационных материалов (document library) в каждом сайте SharePoint. Электронная почта, с другой стороны, имеет фиксированный набор полей метаданных, одних и тех же для всех почтовых сообщений.

Мы привыкли просматривать электронную почту совершенно иначе, чем документы. Мы сортируем её по дате, отправителю или получателю, в то время, как документы упорядочиваются по виду деятельности или по тематике.

Класть в основу практики всей профессии (управления документами) перемещение контента (сообщений электронной почты) из оптимизированной для них среды в неоптимизированную -  это не путь к успеху в долгосрочной перспективе.

Мы, и как представители профессии в целом, и как отдельные специалисты-практики, не в состоянии мгновенно изменить существующий подход. Мы можем, однако, начать изучать, какие именно положения политик нам понадобятся, какие потребуются изменения / дополнения в среде электронной почты и её экосистеме для того, чтобы со временем наладить управление сообщениями электронной почты и их коллективное использование непосредственно в среде почтовой системы.

Джеймс Лепен (James Lappin)

Дополнение: Известный французский специалист в области управления документами и архивного дела Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin) 21 мая 2015 года так прокомментировала статью Джеймса Лепена:
"Спасибо за эту интересную и заставляющую задуматься заметку. Тем не менее, в ней есть предложение, которое мне кажется странным. Вы пишете: «Мы привыкли просматривать электронную почту совершенно иначе, чем документы. Мы сортируем её по дате, отправителю или получателю, в то время, как документы упорядочиваются по виду деятельности или по тематике». Интересно, многие ли управляют своей электронной почтой таким образом? Я, во всяком случая, не принадлежу к их числу. Кто или что заставляет нас (я имею в виду Вас) так делать? Я согласна, что программное обеспечение (разработанное в один прекрасный день каким-то ИТ-менеджером, чей стиль мышления полностью отличается от моего) не всегда здесь помогает, но, тем не менее, электронной почтой можно управлять, классифицируя её по теме или по ценности. По моему опыту, это даже проще делать, чем в отношении других документов."
Источник: блог «Thinking Records»
http://thinkingrecords.co.uk/2015/05/07/managing-e-mail-in-its-native-environment/ 

Комментариев нет:

Отправить комментарий