среда, 13 мая 2015 г.

Конференция iPRES-2014: Опыт обеспечения сохранности баз данных Управления государственных документов австралийского штата Виктория


Статья Питера Френсиса (Peter Francis – на фото слева) и Алана Куна (Alan Kong – на фото справа) «Сделать странное знакомым: Наведение мостов между различными областями и специальностями при выполнении проектов по обеспечению сохранности баз данных» (Bridging boundaries on database preservation projects) была опубликована в трудах конференции iPres-2014, доступных по адресу https://www.nla.gov.au/sites/default/files/ipres2014-proceedings-final.pdf  (стр.59). Об этой конференции, прошедшей в октябре 2014 года в Мельбурне, Австралия, также см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/04/11-ipres-2014-2014.html . Вниманию читателей предлагается подборка отдельных фрагментов этой большой статьи.

В этой статье мы рассказываем о нашем опыте разработки процессов и рекомендаций по обеспечению долговременной сохранности реляционных баз данных работы в Управлении государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV). Мы считаем, что такие проекты отличаются от «традиционных» проектов передачи электронных материалов на архивное хранение, и что связанные с ними технические проблемы могут обостриться из-за организационных и концептуальных сложностей. Мы утверждаем, что такие проекты, вследствие присущих им особенностей, могут потребовать нечто большего, чем знания того, что и как должно быть сделано. Отсутствие общего языка для общения через границы организаций или их функциональных подразделений способно затормозить выполнение подобных проектов.

Проект изучения возможностей инструмента SIARD

В Австралии архивные службы в течение определенного времени развивали свой потенциал архивации государственных документов, которые хранятся не в специализированных документных системах, а, например, в деловых информационных системах. Исследования, ранее проведенные Управлением государственных документов, вылились в ряд проектов, направленных на поиск методов работы в этой новой ситуации. Один из текущих проектов, связанный с изучением возможностей инструмента SIARD (SIARD Research), был начат с целью развивать наши возможности по сохранению реляционных баз данных из деловых систем. В настоящее время не имеется инструментов и процессов, которые бы обеспечивали непрерывное управление государственными документами, содержащимися в деловых системах. Событием-триггером, заставляющим заняться этим вопросом, может стать вывод из эксплуатации деловой системы или возникновение иной ситуации, в которой система считается подверженной риску.

В данном проекте оцениваются возможности инструмента SIARD для архивации баз данных, на предмет его использования в процессе передачи государственных документов из деловых систем в архивы штата. Помимо технической оценки, мы исследуем сквозной процесс управления, проектируем инфраструктуру нашего архива и изучаем вопросы ресурсного обеспечения полномасштабной программы.

Этот проект подтолкнул нас к тому, чтобы обратить внимание на представленные  сходные черты и различия.

Более реалистичная точка зрения

На практике обеспечение в государственном учреждении доступности, долговременной сохранности и управления базой данных с тем, чтобы удовлетворить как законодательно-нормативные требования, так и потребности организации, потребует значительных усилий по проведению консультаций и налаживанию сотрудничества представителей различных структурных подразделений, профессий и организаций.

Инструменты и методы обеспечения долговременной сохранности реляционных баз данных продолжают совершенствоваться, однако остаются технически сложными при их применении в отношении реальных деловых систем. Модели данных [для деловых систем] могут быть большими и сложными, а документация – неполной или вообще отсутствовать. В случае же более старых систем близко знавшие систему и её особенности специалисты, возможно, уже ушли из организации.

Деловая система может использовать данные из нескольких баз данных, или же одна и та же база данных может поддерживать работу нескольких деловых систем.

Современные деловые системы редко целиком и полностью управляются сотрудниками ИТ-службы самой организации. Другие стороны, которые будут вовлечены в проект обеспечения долговременной сохранности базы данных, скорее всего, принесут с собой собственные концептуальные модели и восприятие проекта.

Точка зрения на данные как на деловые объекты

Для того, чтобы выявить и провести экспертизу ценности государственных документов в деловых системах, необходимо будет взглянуть на данные в такой системе (реляционная модель базы данных) с точки зрения управления документами. После принятия решений по управлению документами, эти решения должны быть переведены на язык требований,  которые может выполнить администратор базы данных.

Возможно, в ходе совместных усилий по анализу деловой системы и её описанию с точки зрения деловых объектов, специалист по управлению документами и администратор базы данных смогут выработать общее понимание системы.

Заключение

Деловые системы и лежащие в их основе базы данных реализуются различными способами и в различных организационных условиях. Даже на уровне данных может возникнуть необходимость во вмешательстве оператора и в использование разнообразных инструментов для экспорта и конверсии.

Как отмечали сотрудники Национальных Архивов Голландии Метте ван Эссен (Mette van Essen), Морис де Роэ (Maurice de Rooij), Билл Робертс (Bill Roberts) и Морис ван ден Добблстеен (Maurice van den Dobbelsteen) в опубликованной ими в 2011 году статье «Практический пример сохранения базы данных: Анализ» (Database preservation case study: Review, см. http://openpreservation.org/system/files/Database%20archiving%20review.pdf ), «Обработка описей (finding aids) дала нам много полезных уроков, имеющих отношение к обеспечению долговременной сохранности баз данных и других структурированных данных. Она показала, что не существует «стандартного способа импорта данных». Большинство из 3,1 миллионов записей потребовало определенного вмешательства человека в ходе процессе импорта. Данные в проекте DTNA (голландский проект создания Электронного научно-справочного аппарата Национальных Архивов (Digitale Toegangen Nationaal Archief, DTNA), в ходе которого была проведена миграция более 5000 унаследованных описей в единую базу данных, см. http://openpreservation.org/system/files/Database%20archiving%20review.pdfН.Х.) были импортированы с использованием ряда различных методов, таких, как установление прямой связи с базой данных и экспорт данных в формате CSV непосредственно из источника данных».

Архивные службы не всегда смогут «быть там, где они необходимы» государственным органам, чтобы помочь и поддержать их – они физически неспособны это сделать. Они могут, однако, продолжить работу над предоставляемыми ими методическими материалами.

Мы пришли к выводу о том, что использование ряда новых подходов к обеспечению долговременной  сохранности государственных документов может быть затруднено вследствие организационных и концептуальных сложностей, которые обычно не встречаются в ходе традиционных процессов передачи государственных документов на архивное хранение. Орган, уполномоченный в области архивного дела, возможно, не всегда сможет решить эти проблемные вопросы просто путем предоставления более качественных советов относительно того, что должно быть сделано, - однако принятие во внимание «нетрадиционных» объектов при развитии ресурсов для поддержки деятельности государственных органов может способствовать распространению информации, общению и сотрудничеству в рамках междисциплинарных проектов по обеспечению сохранности государственных документов.

Питер Френсис (Peter Francis) и Алан Кун (Alan Kong)

Источник: труды 11-й международной конференции по электронной сохранности iPRES-2014
https://www.nla.gov.au/sites/default/files/ipres2014-proceedings-final.pdf 
http://ipres2014.org/sites/default/files/upload/iPres-Proceedings-final.pdf 

Комментариев нет:

Отправить комментарий