четверг, 21 мая 2015 г.

США: Решая стоящую перед государственными органами проблему управления электронной почтой


Руководитель архивной службы США Дэвид Ферьеро (David Ferriero – на фото) опубликовал данную заметку на своём блоге AOTUS 8 мая 2015 года.

Свободный и равный доступ к государственным документам является неотъемлемым элементом демократии в нашей стране. Граждане имеют право видеть, изучать и учиться на документах, которые гарантируют их права, документируют действия правительства и рассказывают об истории нации. В мои обязанности как Архивиста Соединенных Штатов входит обеспечение выявления, сохранения и доступности имеющих постоянную ценность документов правительства США. В мои задачи также входит инструктирование федеральных органов исполнительной власти о том, как принимать решение «что сохранить» в отношении различных материалов, начиная от хранящихся в шкафах документов, написанных на старом плюре (onion-skin paper) - тонкой, как луковичная шелуха, лощёной бумаге -  и заканчивая электронными документами, включая сообщения электронной почты. Этот вопрос особенно важен, поскольку объемы электронных документов продолжают расти.

Что должно быть сохранено? Не все, и даже не большинство федеральных документов относятся к числу документов постоянного хранения. Каждый год создаются буквально миллиарды относящихся к числу государственных документов сообщений электронной почты. Некоторые из них безусловно заслуживают передачи на постоянное хранение в Национальные Архивы. Многие другие, те, что документируют базовую деловую и административную деятельность, нужны в течение какого-то периода времени, после чего могут быть уничтожены. Есть и такие, - например, рутинные уведомления о встречах, приглашения на обеды и т.п., - которые могут быть удалены немедленно.

Ответственность за обеспечение долговременной сохранности и доступности исторически ценных федеральных документов - и соответствующая честь - лежит на Национальных Архивах. Эта работа, однако, начинается в стенах каждого федерального органа исполнительной власти, которому оказывают поддержку Национальные Архивы. Наши эксперты разрабатывают руководства, рекомендации и решения, позволяющие справиться с проблемами в области управления документами. Мы выполняем обширную программу обучения и проводим непосредственное консультирование руководителей служб управления документами всех федеральных агентств.

Недавно наши лидеры по вопросам управления документами встречались со всеми руководителями служб управления документами федеральных органов власти с тем, чтобы обсудить вопрос об их обязанностях и о том, как им наилучшим образом реагировать на проблемы, связанные с управлением содержащимися в электронной почте документами. По некоторым оценкам, в частном секторе ежедневно отправляется и принимается более 100 миллиардов электронных писем; в то время, как государственные органы, по нашим оценкам, ежегодно создают более 40 миллиардов электронных писем.

До недавнего времени лучшая практика предполагала, что каждый федеральный государственный служащий должен сам решать, какие из их его электронных писем представляют ценность, а затем либо распечатывать их и вручную помещать в дела, либо сохранять их в электронном виде – то есть то же самое, что они должны делать со всеми другими документами, которые они создают или получают. Реальность, однако, заключается в том, что лишь у немногих сотрудников имеется время и/или опыт на то, чтобы рассортировать свою электронную почту и правильно поместить в дела каждое сообщение, проделав эту операцию несколько раз в день.

По этой причине Национальные Архивы обратились к отрасли программного обеспечения с просьбой создать автоматизированные системы, которые бы исключили из процесса захвата электронных документов и отделения документов постоянного хранения от «времянки» этап принятия сотрудниками соответствующих решений. Одновременно наши сотрудники разработали подход к управлению электронной почтой. Получивший название «метод вершины пирамиды» (Capstone). При использовании метода Capstone, агентство определяет ряд охватываемых этим подходом высокопоставленных официальных лиц, и сохраняет всю их электронную переписку в качестве документов постоянного срока хранения. Электронная переписка всех остальных сотрудников федерального органа исполнительной власти рассматривается как документы временного срока хранения, которые сохраняются в течение подходящего периода времени. Мы в настоящее время уже используем метод Capstone в Национальных Архивах, и наши рекомендации будут опираться на практический опыт.

С 2011 года мы тесно сотрудничаем с Белым Домом с тем, чтобы заставить все федеральные органы исполнительной власти к 2016 году внедрить Capstone или сопоставимый подход к управлению электронной почтой. Конгресс также помог, приняв в конце прошлого года ряд новых поправок к Закону о федеральных документах (Federal Records Act) и Закону о президентских документах (Presidential Records Act), которые модернизировали эти регламентирующие управление документами нормы. В первую очередь следует отметить то, что теперь закон требует от чиновников, которые использовали неофициальную учетную запись электронной почты (что можно делать лишь в крайнем случае), копировать или пересылать соответствующие письма в свою официальную учетную запись в течение 20 дней, под страхом дисциплинарного взыскания.

Связанные с управлением электронными документами проблемы стоят не только перед органами федерального правительства - университеты, корпорации и частные предприятия также борются с похожими трудностями. Но проблемы ясны: объемы создаваемых электронных документов огромны; обеспечение доступности этих документов - трудное и важное дело; а для прогнозирования того, что именно будет в будущем представлять историческую ценность, требуется сочетание искусства и науки. Эти вызовы и возможности определяют деятельность профессионалов в области управления документами и информацией. Национальные Архивы являются важнейшим ресурсом для других федеральных органов исполнительной власти - мы проводим обучение, даем рекомендации и предлагаем структуру для модернизации и реформирования деятельности по управлению документами. Федеральные агентства должны следовать нашему примеру, чтобы обеспечить сохранность наших национальных сокровищ – как в бумажном, так и электронном виде - для будущих поколений.

Дэвид Ферьеро (David Ferriero)


Источник: блог Архивиста США «AOTUS»
http://blogs.archives.gov/aotus/?p=6055 

5 комментариев:

  1. Анонимный21 мая 2015 г., 18:10

    Интересная идея - Capstone. Но у нас в стране процентов 80-90 документов (переписка) подписывается руководителем и замами , поэтому мне не очень понятно, как быть с этими документами, все их надо брать в постоянку? Получается у нас экспертиза идёт от содержания документа, а у них - от уровня создателя. С уважением, Елена.

    ОтветитьУдалить
  2. Если говорить по-честному, то метод Capstone предлагается от безысходности, поскольку сил и средств на полистную экспертизу огромных объёмов электронной переписки нет, и дешевле хранить постоянно всё содержимое почтовых ящиков первых лиц (в надежде, что все важные документы прошли через них). Американцы понимают, что идут на риски и на нарушение устояшихся традиций делопроизводства и архивного дела (таких, как экспертиза по содержанию), но тут им приходится выбирать из нескольких зол меньшее.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Анонимный21 мая 2015 г., 21:47

      Уважаемая Наталья Александровна, спасибо за ответ.
      Мне все-равно непонятно. Получается, что переход на электронный документооборот ведет к увеличению объема переписки? Выходит, что в бумажном виде переписку, архивисту (чиновнику) можно просмотреть, а в электронном - нет? Фактически, переход на электронный документооборот увеличивает трудозатраты, а не уменьшает их, (но это так, к слову). И еще, ведь можно отбросить не только, то что подписывают не руководители, но и например, переписку по каким-нибудь вопросам:написала и сама не знаю какой пример привести, потому что любой из них натыкается на вопрос а вдруг там есть нечто, что можно и нужно отнести к постоянке? Например, переписка об уплате налогов, о финансах, приглашения на мероприятия, сопроводительные письма и т.д. С уважением, Елена
      P.S. Мне трудно принять замену человеческой (пусть и несовершенной) экспертизы на механическую.

      Удалить
    2. Совершенно верно – переход на электронный документооборот резко ускорил деловые процессы и упростил общение (да и документы изготавливать стало куда проще), поэтому, например, в США объемы бумажной переписки остались примерно на том же уровне, что и 10-20 лет назад, в то время как объёмы электронной переписки намного превысили их и продолжают стремительно расти. Цифры как раз в этом посте названы 

      Переход на электронные технологии уменьшает лишь удельные трудозатраты, в расчете на одну операцию. Если операций становится больше в разы, то и трудозатраты растут!

      Вы опять-таки правы – при использовании Capstone есть риск потерять ценные документы, если они прошли только через почту исполнителя или руководителя низшего звена. Однако альтернативы для многих государственных органов не лучше… Национальные Архивы считают, что такой подход лучше, чем то, что творится сейчас. А у нас, между прочим, электронную переписку подавляющее большинство организаций вообще не рассматривает как документы организации и не сохраняет в соответствии с установленными сроками хранения!

      Удалить
    3. Анонимный22 мая 2015 г., 9:48

      Из моего опыта могу сказать, что не только электронную переписку, но и бумажную смотрят очень редко.

      Удалить