Мы рады сообщить о публикации Национальными Архивами США «Сопроводительного документа 25» (GRS Transmittal 25, http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs-trs25.pdf ), вводящего новый типовой перечень GRS 6.1 «Электронная почта, управляемая по методу Capstone» (Email Managed Under a Capstone Approach). Данный сопроводительный документ лишь добавляет новый раздел GRS 6.1; а все остальные перечни, упомянутые в «Сопроводительном документе 24» по-прежнему являются актуальными и действующими.
Мой комментарий: о разработке данного перечня см. пост http://rusrim.blogspot.ru/2015/04/capstone.html . Там же даны ссылки на посты о методе Capstone.
Перечнем GRS 6.1 могут воспользоваться лишь те федеральные органы исполнительной власти, которые внедряют метод Capstone для управления электронной почтой. Государственные органы, решившие использовать этот типовой перечень, должны представить контрольную форму (Form NA-1005) до начала его применения и должны распространить у себя этот перечень в течение 6 месяцев. Данная форма и другая информация о перечне доступны по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/grs-faqs-and-tools.html . Имейте в виду, что некоторые браузеры не поддерживают просмотр PDF-документов. Для получения наилучшего результата рекомендуется использовать для открытия формы Firefox или Internet Explorer, либо скачивать форму непосредственно с этой страницы.
3 октября 2015 года мы выпустим учебный онлайн-модуль, показывающий, как правильно заполнять эту форму. В период с публикации «Сопроводительного документа» и до выхода обучающего модуля у государственных органов будет достаточно времени для того, чтобы до начала обучения изучить новый перечень, ответы на часто задаваемые вопросы по нему и контрольную форму. Руководители служб управления документами государственных органов также должны начать обсуждать «Сопроводительный документ» к перечню GRS 6.1 с соответствующими заинтересованными сторонами в их ведомстве, в том числе с представителем высшего руководства, отвечающим за управление документами, с генеральным юрисконсультом и с директором по информационным технологиям. Прохождение подготовленного Национальными Архивами курса обучения не является обязательным, но приветствуется. Государственные органы могут начать заполнение контрольной формы в любое время.
Ниже даны ответы на дополнительные вопросы (помимо тех, что вошли в «Ответы на часто задаваемые вопросы» (FAQ), опубликованные вместе с «Сопроводительным документом»):
1. Что дает федеральным органам исполнительной власти опубликованный документ?
«Сопроводительный документ 25» официально вводит типовой перечень GRS 6.1 «Электронная почта, управляемая по методу Capstone». Перечень GRS 6.1 авторизует уничтожение / передачу на архивное хранение содержимого учетных записей электронной почты в федеральных органах исполнительной власти, внедряющих метод Capstone для управления своей электронной почтой. Он не авторизует решение судьбы содержащихся в электронной почте документов при использовании других стратегий управления ими. Агентства не вправе использовать GRS 6.1 до заполнения и утверждения контрольной формы NA-1005.
Государственные органы, внедряющие метод Capstone, должны придерживаться содержащихся в этом перечне положений, включая определение «должностных лиц, подпадающих под подход Capstone». Если государственный орган не может придерживаться положений данного перечня, то он должен представить на утверждение специфический для него перечень документов с указанием сроков хранения.
2. Зачем был разработан типовой перечень GRS 6.1?
Учитывая то, что большинство федеральных органов исполнительной власти заинтересовано во внедрении метода Capstone для управления их электронной почтой, Национальные Архивы разработали данный перечень, обеспечивающий правовое основание для уничтожения документов либо их передачи на архивное хранение.
Цель перечня - помочь федеральным органам исполнительной власти в исполнении различных требований к управлению электронными документами и дать ведомствам возможность сосредоточиться на внедрении и управлении их электронной почтой, а не на процесс получения у Национальных Архивов разрешений на уничтожение документов. Для Национальных Архивов, с общегосударственной точки зрения, перечень способствует выполнению ими своих надзорных функций, уменьшая субъективность и повышая согласованность в определении должностных лиц, охватываемых подходом Capstone (т.е. тех, вся электронная переписка которых должна храниться постоянно – Н.Х.). Данный перечень устанавливает базовую концепцию ролей и порядок решения судьбы сообщений электронной почты для всех федеральных государственных органов, что позволит снизить риск ненадлежащего внедрения метода Capstone.
3. Где можно получить дополнительную информацию о методе Capstone?
Дополнительную информация общего плана о методе Capstone можно найти в Бюллетене Национальных Архивов 2013-02 «Руководство по новому подходу к управлению документами, содержащимися в электронной почте» (Guidance on a New Approach to Managing Email Records, http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2013/2013-02.html , см. также пост на блоге http://rusrim.blogspot.ru/2013/09/i_3.html - Н.Х.); и в выпущенной Национальными Архивами «белой книге» по методу Capstone и соответствующему перечню ( https://recordsexpress.files.wordpress.com/2015/04/final-capstone-white-paper1.pdf ). Сведения об управлении электронной почтой в целом, о деталях подхода Capstone и о взаимосвязанных аспектах внедрения можно также найти на странице Национальных Архивов, посвященных управлению электронной почтой ( http://www.archives.gov/records-mgmt/email-mgmt.html ).
Для получения дальнейшей информации, пожалуйста, посетите веб страницу типовых перечней ( http://www.archives.gov/records-mgmt/grs/ ). Если у Вас есть какие-либо вопросы по поводу перечней, пожалуйста, свяжитесь с соответствующим подразделением Национальных Архивов по адресу GRS_Team@nara.gov .
Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)
Источник: блог Национальных Архивов США
http://records-express.blogs.archives.gov/2015/09/16/capstone-grs-published/
Комментариев нет:
Отправить комментарий