понедельник, 21 сентября 2015 г.

Национальные Архивы США: Опубликован бюллетень о минимальных метаданных электронных документов


Данная заметка Ариана Раванбакша (Arian Ravanbakhsh – на фото) была опубликована 15 сентября 2015 года на блоге «Records Express» Национальных Архивов (NARA).

Мы рады сообщить о публикации Национальными Архивами США нового руководства для федеральных органов исполнительной власти по минимальным требованиям к метаданным при передаче в Национальные Архивы электронных документов постоянного срока хранения.

Бюллетень Национальных Архив 2015-04 «Руководство по метаданным, требуемым при передаче на архивное хранение электронных документов постоянного срока хранения» (NARA Bulletin 2015-04: Metadata Guidance for the Transfer of Permanent Electronic Records,  http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-04.html ) описывает минимальный набор элементов метаданных, который должен сопровождать передаваемые в NARA электронные документы. Данный бюллетень был написан с учетом отзывов, поступивших от широкого круга заинтересованных сторон, в том числе от Административно-бюджетного управления администрации США (OMB), Федерального совета по документам (Federal Records Council), федеральных органов исполнительной власти и представителей общественности. Мы ценим вклад каждого в подготовку данного политического документа.

Приложение А ( http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-04-appendix-a.html ) содержит минимальный перечень элементов метаданных (с примерами) для федеральных органов исполнительной власти.

Приложение B ( http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2015/2015-04-appendix-b.html ) описывает рекомендуемые федеральным органам исполнительной власти платформенно-независимые правила именования файлов и папок.

Данный бюллетень определяет минимальные элементы метаданных, которые должны сопровождать документы постоянного срока хранения. В течение 2016 финансового года Национальные Архивы подготовят дополнительные рекомендации по метаданным, в том числе посты на блоге, отвечающие на часто задаваемые вопросы и разъясняющие положения бюллетеня.

Для получения дальнейшей информации Вы можете выложить любые вопросы или комментарии прямо на нашем блоге либо связаться с архивистом-экспертом (Appraisal Archivist), курирующим Ваш орган исполнительной власти. Список архивистов-экспертов доступен на веб-сайте Национальных Архивов по адресу http://www.archives.gov/records-mgmt/appraisal/ .

Ариан Раванбакш (Arian Ravanbakhsh)

Мой комментарий: В состав минимальных метаданных входят:
  • Идентификатор (Identifier) -  Имя файла, а также уникальный идентификатор, присвоенный документу государственным органом или системой управления документами;

  • Название (Title) – имя, под которым документ официально известен;

  • Описание (Description) – Краткое описание содержания документа, включая краткое содержание документоподобных объектов и описание контента аудио- и видеодокументов;

  • Создатель (Creator) -  человек, организация или служба. Как правило, следует указывать организацию;

  • Дата (Date) – Дата, с которой файл стал подпадать под определение «федеральных документов». Если файл (например, дело/досье, база данных или электронная таблица) содержит несколько документов, созданных в разное время, то следует указать время первоначального создания данного файл, а в элементе «Охват» указать диапазон дат;

  • Права (Rights) - 1) Гриф конфиденциальности/секретности 2) Прежний гриф конфиденциальности/секретности (где уместно) 3) Юридические и иные права, имеющиеся у отдельных лиц на доступ к документу либо регулирующие право государственного органа на раскрытие документа или предоставление к нему доступа 4) Сведения об авторских правах и правах на товарные знаки, связанные с документом. 5) Лицо или организация, владеющая или управляющая связанными с документом правами интеллектуальной собственности;

  • Охват (Coverage) – Географический и временной охват или предмет содержания документа;

  • Связь (Relation) - Взаимосвязанный документ, который физически или логически необходим для формирования полного документа; и/или документ, в который описываемый документ физически или логически включается.
Источник: блог Национальных Архивов США
http://records-express.blogs.archives.gov/2015/09/15/minimum-metadata-bulletin-issued/ 

Комментариев нет:

Отправить комментарий