Мари-Анн Шабен: О том, что такое документ, в 9 пунктах

Данная заметка известного французского специалиста в области управления документами и архивного дела Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin) была опубликована 22 августа 2015 года на блоге «Трансархивистика» (Transarchivistique).

1) Десятилетиями регулярно вспыхивают дискуссии по данному вопросу с участием как профессионалов, так и новичков отрасли. Людей интересует, что же это за штука такая - «документ» (record). И уже пятнадцати лет как существует готовый ответ в виде официального определения, данного в международном стандарте ISO 15289: «Документ - информация, созданная или полученная организацией или отдельным лицом, и сохраняемая в дальнейшем в качестве доказательства и сведений, - для выполнения требований законодательства, или же в интересах деловой деятельности».

2) Я в течение длительного времен участвую в работе по стандартизации управления документами, в том числе в качестве переводчика английской версии ISO 15489 (2001) на французский язык, и мне раньше нравилось это определение. Сейчас моё отношение к нему изменилось – я хочу сказать, теперь мне оно уже не так нравится, как раньше. Что же не так с этим определением? В нём слишком много «и» и «или»: «созданная или полученная.., и сохраняемая», «доказательства и сведения», «требования законодательства или интересы деловой деятельности». В конечном итоге это определение охватывает слишком много ситуаций и не сосредотачивается на главном вопросе: ценности информационного объекта для его владельца. Предлог, который мне нравится в определении, это «as» («в качестве» - «в качестве доказательства и сведений»).

3) По мнению Барбары Рид ( https://idm.net.au/article/0010536-navigating-shoals-iso-standards , русский перевод см. http://rusrim.blogspot.ru/2015/07/iso-15489.html ), в новой редакции ISO 15489 (работа над которой продолжается) было введено прилагательное «авторитетный» (authoritative) для усиления понятия документа. Авторитетным считается документ, являющийся аутентичным и надежным, целостным и пригодным к использованию. Неавторитетные документами, видимо, должна считаться информация, механически передаваемая к месту хранения безотносительно к её ценности. Здесь я понимаю, что термин «документ» уже не трактуется как «важная информация/материалы, которые следует хранить и обеспечивать к ним доступ».

4) Сосредоточение внимания на вопросе ценности должно помочь провести различие между внутренне присущей ценностью (intrinsic value – для чего полезен объект?) и внешним статусом (он был перемещен в центр хранения документации, следовательно, это документ). Есть три возможности:

• информация / материалы, представляющие ценность как документы, находятся в центре хранения документации;


• информация / материалы, представляющие ценность как документы, хранятся вне центра хранения документации или ещё не поступили в него;


• информация / материалы, не представляющие никакой ценности в качестве документов, тем не менее хранятся в центре хранения документации.

Среди них только первая имеет отношение к хорошему управлению документами. Точно та же проблема возникает с французским словом «archives» (архивные документы, архивы), которое изначально являлось переводом термина «документы для мирян», а в наши дни часто понимается как «исторических архивы», «бесполезные старые бумаги» или (электронные) упакованные программами-«архиваторами» файлы ...

Мой комментарий: При всём моём огромном уважении к коллеге, не могу согласиться с тем, что все документы должны быть сложены в одном месте (канцелярии, архиве и т.п.) – этого и в бумажную эпоху никогда не удавалось добиться в полной мере, а в электронную стало ещё сложнее – если, конечно, «видеть» все документы организаций, а не какой-то их узкий слой (вроде организационно-распорядительной документации). Основная тема дискуссий последнего года в ECM-сообществе – как раз расставание с идеей о том, что все электронные документы организации можно собрать в такую систему. Масса наиболее ценной документации организации сосредоточена в деловых подразделениях и используемых ими деловых информационных системах – и пока непонятно, как эту ситуацию можно было бы изменить… И не будем забывать, что документы в массе своей создаются всё-таки не для специалистов по управлению ими и не для архивистов, а в интересах деловой деятельности.

Мой комментарий: Рисунки иллюстрирует использование термина records в различных значениях во Франции.

5) Ещё одной претензией в отношении существующего определения ИСО является то, что его следовало бы сформулировать так, чтобы повсюду его ясно понимали, и было бы легко подобрать подходящее слово (или выражение) для перевода термина “record” на любой язык. Как их ни называй, документы существуют везде. Но дело в том, что пару лет назад, французский орган по стандартизации AFNOR выбрал термин “document d’activité” (букв. «документы, отражающие [деловую] деятельность», т.е. деловые документы – Н.Х.) в качестве французского перевода этого термина. Хотя французский язык для меня родной, а управление документами – моя профессия на протяжении многих лет, я не понимаю, что такое “document d’activité” ... Все документы связаны с какой-то деятельностью, не так ли? Это охватывает практически всё, и, следовательно, не имеет смысла. За время своей профессиональной карьеры, в сотне организаций, где мне довелось поработать, я никогда не слышала этого выражения. Единственными результатами подобного перевода стало то, что а) я больше не доверяю AFNOR; б) я всё еще жду появления определения получше, которое сделает данное понятие ясным для всех.

Мой комментарий: С моей точки зрения, французские коллеги (как, впрочем, и многие коллеги из других стран, в том числе и из России) сами создают себе проблемы на ровном месте.

Во-первых, сказав «А», не нужно бояться сказать «Б». Если документы существуют повсюду, то повсюду они уже как-то называются – например, в России, они называются «документами», а во Франции, в зависимости от желаемой широты охвата, это documents (по сути, любая зафиксированная информация) или archives (те documents, которые нужно, пусть даже в течение короткого времени, хранить).

Во-вторых, наивно даже пытаться всем понятиям дать самоописывающие названия. Довольно-таки часто приходится использовать короткие, удобные в работе «бирочки», для которых главное – это чтобы все заинтересованные стороны единообразно понимали, что за этой бирочкой скрывается. Если нужен пример, то для разминки задумайтесь над буквальным смыслом, например, термина «смартфон» :)

В этом плане в России, - если бы у нас уже не было наследия в виде архивных и документоведческих традиций, сложившейся деловой практики и законодательства, - термин «records» можно было бы переводить хоть как «записи», лишь бы все понимали, о чём идёт речь :)

6) В поисках новых слов для объяснения понятия «документ», я обратила внимание на следующие слова Лючианы Дюранти (Luciana Duranti), сказанные в ходе недавних обсуждений (см. https://www.linkedin.com/groups/How-do-you-define-record-1920618.S.5892657850911571971 ): документ является «побочным продуктом [деловой деятельности], имеющих фиксированную форму и стабильное содержание». Мне нравится слово «побочный продукт» (byproduct); оно очень выразительно (мне кажется, что лучшим французским эквивалентом в таком контексте было бы слово “trace” – «след»). Это слово подчеркивает, что документ существует не сам по себе, а в связи с процессом, при выполнении которого он возникает. Данный побочный продукт является письменным свидетельством события. Это не просто «сохраняется» в качестве доказательства или сведений; он с самого начала является доказательством, а «сохранение» появляется уже потом. Поддержание фиксированной формы и стабильного содержания является способом сохранить это доказательство. Так говорит наука дипломатика.

Мой комментарий: С моей точки зрения, и Мари-Анн Шабен, и многоуважаемая Лючиана Дюранти не вполне правы по части «побочного продукта». О «побочном продукте» можно говорить в связи с документами, отражающими внутренние процессы организации и естественным образом возникающими при их выполнении – однако это не единственный вид документов в природе. Ряд организаций прямо-таки являются машинами по производству документов (государственные органы, банки и многие другие), и ничего «побочного» здесь нет. Ничего «побочного» нет ни при создании нотариально заверенных документов, ни при целевом, прямо не связанном с деловыми процессами создании многочисленных документов в рамках, например, системы менеджмента качества.

7) Продолжая разбираться дальше, я задаюсь вопросом о том, не было бы более уместно определить «документ» субъективным образом вместо того, чтобы искать объективное определение. Я согласна с Лючианой Дюранти, когда она говорит (см. то же обсуждение), что «документ – это то, что Вы считаете таковым». Встает вопрос: «Почему Вы должны считать этот объект документом? С моей точки зрения и исходя из моего опыта, ответ на него следующий: «Потому что его отсутствие связано с риском, или же потому, что его низкое качество (недостаточная точность или полнота, проблемы с обеспечением целостности, плохие метаданные ...) может в будущем создать проблемы».

8) В течение последнего десятилетия я неоднократно слушала выступления франкоязычных специалистов из областей вне управления документами (я имею в виду инженеров, юристов, руководителей, ИТ-специалистов, помощников и так далее) и прислушивалась к словам, которые они использовали для обозначения «этого набора информации, который, вероятно, будет полезен в ходе деловой деятельности, в связи с требованиями нормативно-правовой среды и рисками судебных разбирательств». Чаще всего во Франции и в европейских структурах встречалось выражение “document engageant” – «обязывающие документы» (члены «Клуба ответственных за политику и проекты архивации» - Club des Responsables de Politiques et Projets d’archivage, CR2PA, см. http://blog.cr2pa.fr/ , также хорошо знакомы с этим выражением – Мари-Анн Шабен является основателем и генеральным секретарем этой ассоциации, объединяющей представителей более 50 организаций – Н.Х.).

9) По этим причинам я, в интересах эффективного управления документами, предпочитаю использовать следующее определение термина “record”: (сначала скажу по-французски) La trace écrite d’une action qui engage la responsabilité et dont la mauvaise maîtrise (conservation, accès) engendre un risque. Теперь попытаюсь перевести его на английский язык: «The written byproduct of an accountable action, the mismanagement (retention/preservation and access) of which put you at risk» - «Письменный след (побочный продукт) связанный с ответственностью деятельности, плохое управление которым (в плане обеспечения сохранности и доступа) влечет за собой риски» (я постараюсь улучшить перевод).

Мой комментарий: я попробовала перевести приведенную на рис. словарную статью, и вот что получилось (в пианиста не стрелять, он играет, как умеет!):

Recors (свидетельства): В его нынешнем правописании (ок. 1490) слово выглядит как форма множественного числа от старого слова «recort» (воспоминание, показание), используемое в качестве «свидетельства» (témoin, XIV в.) и произошедшего от глагола «recorder» (вспоминать), который часто использовался в старофранцузском юридическом языке в смысле «выступить в качестве свидетеля», - отсюда появилось recordeur «témoin» (давать показания, X-й век.).

Ранее «recort» использовалось как прилагательное, означающее «которое он помнит» (ок. 1160). Как и старофранцузское record «помнить, вспоминать», использовалось до XVI века и применялось ещё Монтескье как правовой термин (—> record). Оно происходит от старофранцузского глагола «se recorder» - «помнить, вспоминать» (1050) и «recorder», означая также «повторять, чтобы выучить наизусть» (1120) и «освежить память о чем-то» (1155), даже в классический период и в XVIII веке. «Recorder» в латыни эпохи упадка  «Recordare» соответствует варианту классической латыни «recordari» - «вспоминать, мысленно представлять», где приставка «re-« (-> re-) придает итеративное значение глаголу «cor, cordis» - «сердце, дух» (-> cœur).

Мари-Анн Шабен (Marie-Anne Chabin)

Источник: блог Transarchivistique
http://transarchivistique.fr/what-is-a-record-en-9-points/