Начиная с 2013 года, Управление государственных документов австралийского штата Виктория (Public Record Office Victoria, PROV) провело ряд обследований с целью определить объемы, местонахождение и расходы на хранение физических документов органов исполнительной власти штата, хранимых ими как у себя, так и в коммерческих центрах хранения.
Хотя наше исследование продолжается, уже появился ряд наблюдений, которыми мы можем поделиться.
Рост объёмов физических документов не прекратился
Несмотря на активизацию усилий по оцифровке, мы по-прежнему наблюдаем устойчивый рост объёмов хранения физических документов. По нашим оценкам государственные органы штата хранят в общей сложности 800 погонных километров документов (по нашим меркам, это примерно 32 миллиона стандартных дел – Н.Х.), содержание которых ежегодно обходится в миллионы австралийских долларов.
Иногда нам в неофициальном порядке объясняют, почему государственные органы неактивно занимаются уничтожением документов. В одном из случаев причиной является высокая, уплачиваемая авансом стоимость уничтожения стандартного архивного короба в коммерческом центре хранения, равная стоимости года хранения того же короба.
Тем не менее, выполнение программы уничтожения документов с истекшими сроками хранения не только обеспечивает исполнение государственными органами своих обязательств в области управления документами, но в долгосрочной перспективе позволит реально сэкономить деньги, снизить бремя административных расходов и сдержать рост объёмов физических документов.
Без нужды одновременно хранятся бумажные оригиналы и их электронные копии
Ещё в одном государственном органе нам рассказали о том, что во многих случаях, по завершении проекта оцифровки, сохраняются как исходные бумажные документы, так и их электронные копии.
Это не только лишает государственные органы мотивации проводить дальнейшие проекты по оцифровке, но и приводит к дополнительным административным расходам. Порой имеются законные основания для использования такого подхода, когда, например, бумажный подлинник ценен как физический артефакт или если существует нормативное требование о сохранении документов в определенном формате. Однако во многих случаях существует путаница и непонимание относительно того, когда исходные документы могут быть уничтожены после преобразования в другой формат.
Согласно Руководству по использованию Типового перечня для преобразованных исходных документов (Guide to the GDA for converted Source Records, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2015/01/1001G1v1.3.pdf ), государственным органам рекомендуется сначала накопить опыт работы по проведению конверсии, связанной с низким риском, прежде чем приступать к более рискованным масштабным конверсиям.
Вероятнее всего, Вам потребуется подготовить деловое обоснование с целью получения поддержки и ресурсов для Ваших проектов оцифровки и хранения. Управление государственных документов штата подготовило полезное Руководство по написанию делового обоснования (Writing a Business Case Guideline, http://prov.vic.gov.au/wp-content/uploads/2012/04/PROS1010-G4-v2.0.pdf ), которое может быть использовано для представления Вашего проекта или инициативы, получения одобрения и финансирования. В дополнение к этому, Вас также может заинтересовать «калькулятор отдачи» (impact calculator), доступный по адресу http://www.jiscinfonet.ac.uk/tools/impact-calculator/ .
Алан Кун (Alan Kong)
Источник: сайт PROV
http://prov.vic.gov.au/government-recordkeeping/research-into-physical-record-storage-within-victorian-government
Комментариев нет:
Отправить комментарий